Het is tijd om de ins en outs van het inhuren op afstand te leren.
Uit ons recente onderzoek bleek dat slechts 15,5% van de bedrijven van plan is terug te keren naar 100% kantoorwerk. De overige 84,5% blijft ofwel volledig op afstand of biedt flexibele werkopties.
Inhuren op afstand is anders. Het kan een uitdaging zijn om je aan te passen, vooral als je nieuw bent in het werken op afstand of als je een groeispurt doormaakt.
Maak je geen zorgen. Wij zijn hier om te helpen. Download hieronder ons gratis sjabloon voor een arbeidsovereenkomst op afstand. Lees verder voor ons beste advies en meer bronnen om u te helpen bij het inhuren op afstand.
Als een volledig extern bedrijf weten we het een en ander over het interviewen en inhuren van externe medewerkers. We helpen je ook om de arbeidswetgeving op afstand te begrijpen.
Volg deze gids en u zult gemakkelijker het beste talent op afstand vinden en in dienst nemen.
Laten we het opsplitsen.
Bereik uw doelen sneller met tijdregistratie en werkbeheer.
Aan het begin van de pandemie moesten bedrijven dingen ter plekke uitzoeken. Het was bijna onmogelijk om vooruit te plannen.
We hebben nog steeds te maken met de pandemie en de gevolgen ervan. Maar je kunt nog steeds plannen voor de toekomst, zelfs als er nog enkele onbeantwoorde vragen zijn.
Begin door jezelf klaar te stomen voor succes. Je zult gemakkelijker de juiste mensen vinden en aannemen als je een spelplan hebt.
Zoek uit hoe u flexibele werkopties wilt benutten als onderdeel van uw langetermijnstrategie.
Er is een verschil tussen iemand inhuren om permanent thuis te werken en iemand inhuren die je uiteindelijk naar kantoor wilt halen. Uw externe medewerkers hebben de vaardigheden nodig om productief te blijven en op afstand goed te communiceren.
Je zou kunnen besluiten dat 100% op afstand werken een geweldige manier is om de kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Door op afstand te werken, kunnen we het beste beschikbare talent aannemen. Of de beste ontwikkelaar toevallig in Denemarken woont, of de Filippijnen, of Nieuw-Zeeland, of waar dan ook... maakt niet uit. Ik zal iedereen inhuren, waar dan ook, zolang ze maar doorkomen. Zelfs onze versie van de "C-Suite" - ik (CMO) en mijn mede-oprichter, Jared (CEO) - werkt op afstand. Er is geen "hoekkantoor" op het hoofdkantoor van Hubstaff. Er is eigenlijk helemaal geen "Hubstaff HQ", tenzij je ons Slack-kanaal meetelt.
-Dave Nevogt, medeoprichter en CMO
Aan de andere kant kunt u alleen bepaalde functies toestaan om vanuit huis te werken. Beveiligingsproblemen of apparatuurkosten kunnen het nu onpraktisch maken om helemaal op afstand te gaan.
U wilt specifieke details krijgen zoals:
Deze lijken misschien voor de hand liggend voor u, maar niet alle externe taken zijn hetzelfde. Verschillende bedrijven gaan op verschillende manieren om met werken op afstand, en kandidaten willen deze antwoorden weten voordat ze solliciteren.
Mensen hebben een glamoureus idee van hoe het is om een bedrijf op afstand te runnen. Jij bepaalt de dienst. U kiest uw vergaderingen. Je huurt, je ontslaat. Oh, en je kunt lunchen of naar de golfbaan gaan waar en wanneer je maar wilt.
Ik denk dat dat allemaal waar is, maar het is een beetje ingewikkelder dan dat. De waarheid is dat als je een team op afstand als het onze leidt, je dagelijkse bezigheden allemaal over luchtverkeersleiding gaan.
-Dave Nevogt
Al deze informatie moet worden behandeld in uw beleid voor werken op afstand. U kunt onze gratis sjabloon gebruiken om u op weg te helpen.
Wat is het eerste dat mensen doen als ze een baan tegenkomen die hun interesse wekt?
Ze kijken op de website van het bedrijf. Uw website en sociale mediaplatforms geven een idee van hoe het is om deel uit te maken van uw team.
Het gaat niet alleen om wat je zegt. Een scherpe kandidaat zal aanwijzingen vinden over hoe georganiseerd je bent, of je personeelstekort hebt of niet, en hoe ongedwongen je cultuur kan zijn op basis van de manier waarop je website en sociale kanalen worden beheerd.
Overweeg om je blog te gebruiken om te delen hoe het dagelijkse leven binnen je bedrijf eruitziet.
Inhoud kan uw bedrijf menselijker maken, zodat potentiële nieuwe medewerkers (en klanten) zich meer op hun gemak voelen bij het bereiken van contact.
Als u bijvoorbeeld een nieuwe projectmanager wilt aannemen, plaatst u waarschijnlijk een functiebeschrijving die over hun dagelijkse verantwoordelijkheden gaat, toch?
Stel je nu eens voor dat je ook een blogpost deelt die een kijkje geeft in een dag uit het leven van een projectmanager bij je bedrijf.
Die inhoud helpt kandidaten zich een beeld te vormen van de rol. Een sollicitant kan echt voelen hoe het is om voor je te werken voordat hij of zij zelfs maar solliciteert.
Als ze zich er prettig bij voelen, zet dan je huidige medewerkers in de spotlight. Maak korte video's die vertellen hoe het is om voor jou te werken. Automattic heeft een YouTube-afspeellijst waar je inspiratie op kunt doen.
Het maken van die video's hoeft geen groot project te zijn.
Vraag aan het einde van uw volgende videoconferentiegesprek elk lid van uw team om een paar woorden te delen over hun ervaring met werken op afstand. Zorg ervoor dat je ze van tevoren op de hoogte stelt, zodat ze klaar zijn voor de camera.
Je online aanwezigheid kan je reputatie als leuk, op afstand vriendelijk bedrijf een boost geven.
Bovendien kunt u uw digitale kanalen afstemmen op het type kandidaten dat u zoekt.
Een van de grootste voordelen van het inhuren van externe medewerkers is dat je een veel grotere groep sollicitanten hebt om uit te kiezen.
Dat is ook een van de grootste uitdagingen waarmee u te maken krijgt wanneer u voor het eerst op afstand inhuurt.
Werken op afstand is populair. Je wordt waarschijnlijk overspoeld met sollicitaties voor elke vacature die je plaatst.
Hoe weet u waar u op moet letten bij het huren op afstand?
Terwijl u uw vacature maakt en door die grote stapel cv's filtert, moet u op zoek gaan naar mensen met de juiste vaardigheden - niet alleen voor hun functie, maar ook de vaardigheden om onafhankelijk te werken. U wilt zelfgemotiveerde individuen, aangezien 41% van de telewerkers moeite heeft gemotiveerd te blijven.
Als u iemand zoekt voor een functie die al in uw bedrijf bestaat, praat dan met uw werknemers. Vraag ze je te helpen bij het opstellen van een lijst met vaardigheden die een nieuw persoon nodig heeft om een productief teamlid te zijn.
Zoek tegelijkertijd naar hiaten in de vaardigheden die u kunt opvullen wanneer u een nieuwe medewerker aanneemt. Kan een nieuwe persoon je helpen ambitieuzere doelen te bereiken?
Richt u voor nieuwe functies in uw bedrijf op uw redenen om iemand aan te nemen. Wat heeft deze persoon nodig om te bereiken?
Deze vragen helpen u bij het opstellen van een lijst met professionele vaardigheden die uw kandidaat nodig heeft om te slagen. Bovendien moet een goede externe medewerker onafhankelijk, georganiseerd en goed kunnen communiceren. Zet die ook op je lijst.
Gebruik de lijst die u zojuist hebt gemaakt om een vacature te maken die de juiste mensen aantrekt.
De basis is gelegd. Je weet wie je bent als bedrijf en wat je zoekt in een perfecte medewerker.
Laten we een vacature schrijven.
We hebben het over thuiswerken, maar de tips in dit gedeelte zijn waardevol voor alle soorten vacatures.
De manier waarop u uw bericht schrijft, is van belang. Optimaliseer het om het soort sollicitanten aan te trekken dat u zoekt.
Beschrijf bij het opstellen van uw vacature uw ideale kandidaat, maar vermijd onrealistische verwachtingen.
Het is verleidelijk om een waslijst met vaardigheden en vereisten op te nemen. Startups zijn vooral vatbaar voor deze fout omdat ze flexibele, competente teamleden nodig hebben die in meerdere behoeften kunnen voorzien.
Posts met onrealistische vereisten trekken twee soorten sollicitanten aan:
Het beste talent is selectief.
Deze mensen weten dat er veel vraag is naar hun vaardigheden. Ze zijn ervan overtuigd dat ze geen problemen zullen hebben om een baan te vinden, en ze willen een baan vinden die ze leuk zullen vinden.
Getalenteerde werkzoekenden letten op berichten die dingen zeggen als "We zijn op zoek naar een best presterende rockster die veel hoeden kan dragen. We werken hard en spelen hard!”
Voor een topkandidaat betekent dat eigenlijk "We zoeken iemand die veel meer werk doet dan waarvoor we hem betalen. We verwachten ook dat je belachelijke uren maakt, maar soms gaan we naar happy hour.”
Zoek uit of uw functiebeschrijving realistisch is door feedback te krijgen van mensen die dat werk al doen. Uw medewerkers kunnen u vertellen of uw lijst met verantwoordelijkheden te veel is.
Wat als u iemand zoekt voor een geheel nieuwe functie in uw bedrijf?
Probeer in dat geval uw functieomschrijving in een professionele netwerkgroep te plaatsen om feedback te vragen. Je krijgt een eerlijke mening en misschien vind je zelfs enkele goede kandidaten.
Laat niet te veel vragen onbeantwoord. Daardoor lijkt het alsof je iets probeert te verbergen.
Bedenk wat een topkandidaat wil weten voordat ze solliciteren:
Je hoeft geen roman te schrijven. Er bestaat zoiets als te veel informatie. Zorg ervoor dat je de belangrijkste dingen behandelt en bewaar de extreme details voor het interview.
Onthoud dat er veel vraag is naar de beste kandidaten. Ze screenen vacatures net zo zorgvuldig als u sollicitanten screent.
Als je de beste pool van sollicitanten wilt, geef ze dan een reden om te solliciteren.
Salaris is belangrijk, maar niet het enige dat telt.
Veel getalenteerde mensen verlaten goedbetaalde banen om zich op andere prioriteiten te concentreren. U hoeft niet de best betalende werkgever te zijn als u andere dingen te bieden heeft. Zorg ervoor dat uw salaris concurrerend en eerlijk is.
Houd er echter rekening mee dat het inhuren van externe kandidaten betekent dat u concurreert met werkgevers over de hele wereld. Een 'competitief' salaris voor iemand in San Francisco is een ander cijfer voor iemand in Omaha, Nebraska.
Kantoorvoordelen zijn niet relevant voor externe functies. Vermeld niet de gratis koffie en thee in uw kantoor als u iemand in dienst neemt die daar nooit zal werken.
Praat in plaats daarvan over de redenen waarom iemand echt voor je zou willen werken.
Er is veel vraag naar externe functies, maar alleen het feit dat iemand vanuit huis kan werken, is niet genoeg om de beste kandidaten aan te trekken. Thuiswerken is tegenwoordig heel gewoon. Je moet iets meer bieden.
Een vacature is een advertentie. Deel de beste dingen over uw bedrijf zodat sollicitanten enthousiast zijn over het idee om voor u te werken.
Het is een goed idee om na te denken over uw externe cultuur terwijl u uw strategie definieert.
Hoogstwaarschijnlijk is de cultuur die je op kantoor had een beetje veranderd sinds iedereen thuis begon te werken. U wilt op zoek gaan naar kandidaten die passen in uw huidige cultuur en die ook kunnen helpen bij het creëren van het soort omgeving dat u voor de toekomst wilt.
Als je nog aanhoudende zorgen of twijfels hebt over je cultuur van werken op afstand, pak die dan nu aan.
Moedig uw team aan om manieren te vinden om contact te maken, zelfs als ze vanuit verschillende tijdzones werken.
Het Hubstaff-team heeft samen risotto gemaakt tijdens onze virtuele retraite.
Dit alles is natuurlijk werk in uitvoering. Je leert gaandeweg meer over het managen van een team op afstand.
Zie dit proces als uitzoeken wat voor soort bedrijf je wilt zijn. Dat bepaalt het soort talent dat je wilt aantrekken.
Het interviewen van kandidaten op afstand is niet per se moeilijker dan persoonlijke interviews. Het is gewoon anders.
Telefonische interviews zijn prima, maar video is veel beter voor communicatie omdat je wat lichaamstaal kunt zien. Gebruik een tool voor videovergaderingen zoals Zoom om interviews te plannen en uit te voeren.
Er zijn meer dan 7 miljard mensen op deze aarde. Dus als je een team op afstand bouwt, is een gebrek aan beschikbaar talent een slecht excuus voor wat dan ook. Bij Hubstaff krijg ik veel sollicitaties van super getalenteerde mensen. Maar ik wil niet alleen knopdrukkers. Ik ben op zoek naar mensen met enige persoonlijkheid, die doeners zijn, die echt initiatief nemen en serieuze drukte tonen. Dit wordt niet alleen aangetoond door werkvoorbeelden en referenties (die zijn ook belangrijk), maar ook door elke afzonderlijke interactie tijdens het sollicitatieproces - elke e-mail en elk Skype-gesprek.
-Dave Nevogt
Hier zijn enkele dingen om in gedachten te houden:
Houd er rekening mee dat sommige van de non-verbale signalen die je gewend bent, anders kunnen zijn tijdens een videogesprek.
Traditionele sollicitatiegesprekken leggen veel nadruk op subtekst. Heeft de kandidaat een stevige handdruk? Lijken ze zelfverzekerd? Maken ze goed oogcontact? Zijn ze gepast gekleed?
Bij een interview op afstand zijn die signalen anders.
Een beetje bewustzijn gaat een lange weg. Als je het gevoel krijgt dat iemand geen zelfvertrouwen heeft of zichzelf niet goed presenteert, overweeg dan of de video zelf een factor kan zijn.
Zorg ervoor dat je je apparatuur van tevoren test, vooral als je een tool gebruikt waar je geen ervaring mee hebt.
De etiquette voor video-interviews is om uw computer te gebruiken met een webcam, niet met uw telefoon. Als je een sollicitatiegesprek voert vanaf je telefoon, lijkt het alsof je haast hebt of dit gesprek niet serieus neemt.
Een telefonisch interview is een goed back-upplan als je internetverbinding wegvalt of als je je camera niet aan de praat krijgt.
Kandidaten voor externe functies moeten comfortabel thuis kunnen werken. Hier zijn een paar dingen die je moet vragen om erachter te komen of ze geschikt zijn voor werken op afstand:
Luister naar signalen dat een kandidaat verwacht uit te slapen, in pyjama te werken en hun favoriete Netflix-serie in te halen terwijl ze werken. Dat is een teken dat ze niet voorbereid zijn op de realiteit van thuiswerken.
Een kandidaat is waarschijnlijk geschikt om op afstand te werken als hij de volgende kwaliteiten laat zien:
Externe medewerkers moeten het initiatief nemen zonder dat een manager of een trackingtool hen eraan herinnert.
Zoek proactieve mensen. Hier zijn enkele van de tekenen om op te letten:
U kunt ook een proactieve kandidaat spotten door hem of haar een testproject te geven. Sommige mensen bieden aan om een voorbeeldproject te voltooien zonder dat je ze daarom vraagt, en dat is een duidelijk teken dat ze het type zijn dat initiatief neemt.
Remote work requires more written communication in the form of emails or group chats.
Candidates with great communication skills will show these signs:
Pay attention to your initial emails with a candidate.
Are they concise in their writing? Does their tone align with your company culture?
Unless you’re hiring someone to create written content, you probably don’t need to worry much about spelling or grammar. It’s no big deal if they don’t know the difference between “affect” and “effect.”
Those things only become an issue when it affects the clarity of the message. You don’t want to pause and puzzle through every email or Slack message to figure out what someone means.
In Buffer’s State of Remote Work 2020 Report, 20% of remote workers cited loneliness as their biggest struggle.
Many workers have been forced to adapt to remote work due to COVID-19, so it’s unrealistic to expect that every candidate knows their bandwidth and boundaries.
However, you still want your employees to at least be aware of how they can keep themselves from burning out.
These skills aren’t just important – they’re essential.
There are many virtual team building activities you can do to motivate your team. However, you can only host so many group events.
Employees need the skills to manage their own emotional state — you can’t do it for them.
Does remote experience matter?
When you hire someone to work from home full time, it’s nice to know that they’ve succeeded with this work style before.
Working from home is different from what people expect. It’s not a perfect fit for everyone. Sometimes, people who really want to work remotely find that they don’t like it as much as they thought they would.
That doesn’t mean that you should rule out candidates who are a good fit otherwise.
Remote experience does help in dealing with challenges like time management and work-life balance. But proactive candidates with good communication skills are just as likely to thrive, even if they don’t have any remote work experience.
Don’t rule out a great candidate just because they’ve never had the opportunity to work from home before. If they have remote-friendly skills, they’re likely to succeed.
Some things you can just jump right into. Swimming pools. Trampolines. Your bed.
Hiring a full-time employee is not one of those things.
Anytime we’re hiring a full-time employee, we ask them to work with us for four weeks so that both sides can make an informed decision. This “trial” can be done on a part-time basis. Two huge benefits to this:
Hiring on a trial also gives you an opportunity to gauge intangibles like personality and cultural fit, which can be really difficult to determine from a few emails and a Skype call alone.
Many companies take this approach to screen remote work applicants. If you do this, be respectful of your candidate’s time and labor.
Test projects shouldn’t ever be free work. Agree on a fair price ahead of time and pay them for their labor — even if you decide not to hire them.
No matter how well your new employee knows their stuff, they still need training and onboarding to do a good job. Even the most competent, experienced, motivated people need time to learn how things are done at your company.
Good onboarding is crucial for remote new hires. They’re not surrounded by their coworkers. They can’t watch how other people get things done.
Starting a new job is already stressful enough. Your new hire is eager to learn and do well.
Set them up for success with these tips.
Here’s why process documentation is so important:
Let’s assume that you’ve decided to grow your remote team because productivity is so much better and your overhead costs are much lower. Your team is growing fast. This month, you hire five new people who all work from home.
All of those new hires need training and onboarding.
You’re already busy, but now you spend most of your day answering questions. Since you’re the main source of information, those new team members have to wait until you’re available to get their own work done correctly. There’s a huge bottleneck.
Since you’re busy helping other people, onboarding takes much longer for all your new team members. You fall behind on your own work, and the company’s growth stalls a little.
That’s what happens when you don’t have good documentation.
On the other hand, if all of your processes and procedures are written down, your job is to teach your team how to find information on their own.
If you haven’t done this before, creating documentation might look like a daunting task. There’s so much!
Yes, it’s a big undertaking, but you don’t have to do it all at once.
As your team grows, create your procedural documents as part of the training process. You have to write it down anyway because that’s how you communicate with your remote team. Create a shareable document instead of an email. If you’re going to do a video call, consider recording the instructions so you can share with your next new hire.
Speaking of process documentation, we strongly recommend using an onboarding checklist.
The checklist tells new hires exactly what you expect. We use different checklists for different roles and include things like:
Notice that a lot of those checklist items are about getting to know the team. That’s one of the hardest things about remote work, so it should be a big part of onboarding.
Employees who like their coworkers are more likely to stick around for the long term.
According to Gallup, an employee who has a best friend at work is 43% more likely to receive praise for their work and 27% more likely to feel like their job is important.
They also point out that team members will create loyalties with each other. When they encounter a “leaving moment” and may consider leaving the company, their loyalties to each other can keep them around and engaged.
It’s harder for employees to connect when they work from home.
Invite new hires to join remote activities. There are plenty of free websites to play games with your distributed teammates.
That’s especially true if you have a blend of remote employees and people who work in the office. The in-office team will naturally form relationships while those who work remotely are more left out.
Start encouraging people to connect right away. Make time during onboarding to socialize with coworkers.
Use tools like Slack, Discord, and Zoom to create virtual hangout spaces.
If you have a bunch of new people starting within a short amount of time, consider hosting a virtual event to introduce everyone.
You can have a virtual team lunch by providing a stipend for food or sending a meal delivery service. Use a video calling tool like Zoom to host and plan a fun activity. Trivia and pictionary are crowd pleasers that can easily be done via video call.
Once you’ve made the introduction, don’t stop there. Think about how to keep that momentum going as your team grows. Check out our article on building remote culture for more tips.
Starting a remote job can be intimidating.
Think of it from your employee’s perspective. They want to make a good impression and learn fast, but they’re just at home alone with their computer. It’s hard to join a team that you can’t see and hear — especially if you’re new to remote work.
Don’t leave your new hire alone to figure it out. Instead, give them a partner to help with onboarding.
At Hubstaff, we call these people Ambassadors.
It’s like using the buddy system to help a new team member learn their way around. Ambassadors check in frequently to offer help, answer questions, and get to know their new coworker. This helps people feel more comfortable and make a friend right away.
You or the Ambassador should take the initiative to connect. Don’t expect the new hire to come to you as often as you want them to. They’re worried that they’ll seem too needy.
It’s up to you to be their training wheels.
Put them at ease and reassure them that it’s okay to ask questions. Help them get used to the way your remote team communicates so they can connect with the other members of their team.
Labor laws are already complex. When you hire remotely, there’s more to think about.
Hiring people to work from home means that you can hire people in other states or even other countries. That’s a huge advantage, but it also presents some challenges when you have to navigate the local laws and regulations.
We’re not here to give you legal advice. Please don’t use this blog post to make legal decisions.
Instead, please treat this section as a list of things you should ask your legal counsel about.
State income tax for remote workers might differ depending on where you’re hiring people.
If you’re a company based in Michigan and you hire someone in Texas, for example, your remote employee will be paying tax in their resident state, not in the state where your business operates.
Payroll taxes work the same as state income taxes. If your employee resides in Dallas but works in Oklahoma City, for example, you’ll be paying taxes for them where the work is actually being completed.
Much like state income tax, do your employees claim unemployment benefits in the state different to your business?
This topic is a grey area. Because your employees are paying income tax in their home state, they’d also claim unemployment benefits in their home state, too.
There’s a big difference between an employee and an independent contractor. The most obvious difference is that you’re responsible for withholding taxes from employee paychecks.
Here’s an article that goes into more detail about the differences between remote contractors and remote employees.
It can be easier navigating national and international employment laws if you work with contractors instead of employees, but be warned:the penalties for misclassifying an employee as a contractor can be high.
Make sure you’re clear on the differences before you hire anyone as a contractor.
Hiring someone to work from home is a little different than hiring them to work from your office. You have some decisions to make, like:
Clarify all of these rules in your employment agreement. To help you get started, you can get our free remote employment agreement template here:
That was a lot of information! Here’s what you should do right now to get started:
Make sure you bookmark this post so that you can refer back to it throughout the hiring process.
De gids voor nieuwe moeders om weer aan het werk te gaan
Een werknemershandboek maken voor uw kleine bedrijf:de ultieme gids
Hoe u een hoog personeelsverloop kunt verminderen:de ultieme gids
De voordelen van op afstand werken
De complete gids voor belastingcontroles op cryptovaluta
De complete gids voor het verkopen van uw auto
De complete gids voor Vanguard Index-fondsen