Een paar jaar geleden nam het bedrijf waarvoor ik werk de belangrijke stap om al zijn 11.000 werknemers over te zetten naar G Suite van Google. Sindsdien gebruik ik de producten Spreadsheets (spreadsheets) en Slides (presentaties) bijna dagelijks, leer ik hun functionaliteit kennen en ervaar ik nieuwe manieren van werken.
In dit artikel zal ik enkele van de handigste Google Spreadsheets-functies delen die ik al vroeg heb geleerd en die mijn productiviteit drastisch hebben verbeterd. Tegen het einde zal ik ook een inleiding geven tot Google Apps Script, een krachtig hulpmiddel voor het automatiseren van workflows en het uitbreiden van de functionaliteit van Google Spreadsheets. In een later artikel zal ik dieper ingaan op Google Apps Script en een tutorial demonstreren om aan de slag te gaan.
Ik zal echter geen functievergelijking geven tussen Google Spreadsheets en Excel; hun kenmerken veranderen zo snel dat een dergelijke analyse binnen enkele weken overbodig zou worden. In plaats daarvan zal ik me concentreren op de voordelen van Google Spreadsheets en de nieuwe manieren van werken die de opkomst van online productiviteitstools mogelijk hebben gemaakt. In mijn ervaring zijn er veel financiële en zakelijke professionals die nog steeds met Excel-spreadsheets werken op dezelfde manier als velen van ons meer dan 10 jaar geleden in het pre-cloudtijdperk hebben geleerd. Ik heb met veel mensen gewerkt die, hoewel ze misschien zijn overgestapt op Google Spreadsheets, het nog steeds gebruiken in de oude offline Excel-vorm, wat betekent dat ze een aantal productiviteitsverhogende functies mislopen.
Naast het opsommen van de voordelen, zal ik ook ingaan op enkele van de negatieve aspecten die ik tijdens deze verschuiving heb ervaren. Er zijn er eigenlijk maar twee die opvallen:een daarvan is dat veel van de voordelen afhankelijk zijn van samenwerking met anderen, en hier zul je merken dat de ongelijke opname in de organisatie beperkingen oplegt aan hoe snel je sommige functies in gebruik kunt nemen. De andere is dat Excel geen op zichzelf staande tool is:er is een ecosysteem van plug-ins, waarvan er vele (nog) niet beschikbaar zijn voor Google Spreadsheets, wat betekent dat je in sommige gevallen met beide applicaties kunt jongleren.
Het meest directe voordeel van het gebruik van Spreadsheets is de mogelijkheid om op geheel nieuwe manieren samen te werken. De "oude stijl" van werken zou het gebruik van een hoofdbestand zijn dat iemand moet "bezitten", dat vervolgens (in het beste geval) in een gedeelde netwerkmap wordt bewaard, of nauwgezet wordt rondgemaild.
Hier schittert Sheets echt. Er zijn verschillende manieren om samen te werken, variërend van asynchrone, waarbij u onafhankelijk en meestal op verschillende tijdstippen in hetzelfde bestand werkt, tot gelijktijdige gelijktijdige bewerking in realtime. Met asynchroon bewerken kun je de commentaarfunctie gebruiken om mensen te waarschuwen en hen taken toe te wijzen die ze vervolgens als voltooid kunnen markeren.
Een spreadsheet live bewerken met andere collega's is een krachtige manier van werken. De productiviteit van twee of drie mensen die allemaal zeer bekwaam zijn met Google Spreadsheets en snel samen in realtime een financieel of operationeel model uitbouwen, is echt een lust voor het oog in vergelijking met de oude manier van werken. De meerdere cursors in verschillende kleuren, die tegelijkertijd over het scherm bewegen om een model te bouwen, is bijna als een time-lapse-video van een schilderij.
Ook is er ruimte voor verschillende soorten deelnemers. Niet iedereen hoeft een spreadsheet te kunnen bewerken. Er zijn niveaus van toegangsrechten, die ervoor zorgen dat de veiligheid en het nageslacht in toom worden gehouden door de juiste mensen het juiste toegangsniveau te verlenen.
Een van de misvattingen die mijn collega's en ik hadden, was het idee dat Spreadsheets prima is voor kleine berekeningen - min of meer als een geavanceerde rekenmachine - maar niet handig voor grotere modellen of datasets. Het bleek dat we het mis hadden. Ik heb het de afgelopen jaren voor een aantal grotere bedrijfs- en waarderingsmodellen gebruikt en ben erg onder de indruk van de prestaties.
Ik heb onlangs wat analysewerk gedaan op gegevens die waren geëxtraheerd uit ons ERP-systeem, waarbij ik werkte met een dataset met ongeveer 10 vellen, elk variërend in grootte van ongeveer 25.000 tot 100.000 rijen en tot 30 kolommen (Google Spreadsheets heeft een limiet van 5 miljoen cellen per werkmap). Deze bladen bouwen elk op elkaar voort via een reeks van de traditionele formules VERT.ZOEKEN, INDEX, MATCH en SUMIF. Het kopiëren van een nieuwe formule over een kolom van ongeveer 25.000 rijen duurde ongeveer 10 seconden op mijn computer, wat verre van onmiddellijk is, maar geen belemmering, vanwege:
Voor analyse van (nog) grotere datasets maakt Google Spreadsheets nu verbinding met Google BigQuery, zodat u SQL-query's kunt schrijven en uitvoeren met behulp van gegevens in Google BigQuery en de resultaten rechtstreeks in Spreadsheets kunt krijgen.
Ruw spreadsheetwerk ("ruzie") is een belangrijk onderdeel van het dagelijkse leven van de financiële professional, maar zelfs de beste analyse is van beperkte waarde als u uw bevindingen niet op een overtuigende en overtuigende manier kunt communiceren. Dit brengt ons bij twee andere hoofdbestanddelen van de financiële toolbox:grafieken en presentaties .
Presentaties in de G Suite-wereld worden gemaakt in Google Presentaties, wat, niet verwonderlijk, aanvoelt als Microsoft PowerPoint. De koppeling tussen Spreadsheets en Presentaties werkt heel goed en maakt het gemakkelijk om ervoor te zorgen dat grafieken en tabellen in uw presentatie altijd up-to-date zijn via een "Update"-knop die de nieuwste gegevens van de onderliggende modellering, berekeningen en aannames ophaalt.
Als ik nu een groot project start, is een van de eerste dingen die ik doe twee documenten maken:een in Google Presentaties en de andere in Google Spreadsheets. Deze gaan gedurende het hele project netjes hand in hand en bieden die "enige bron van waarheid" voor alle gegevens in het project.
Als je ooit de pijnlijke ervaring hebt gehad van een spreadsheetcrash die niet meer te herstellen is, met uren werkverlies tot gevolg, heb je misschien de ontwikkelde gewoonte om regelmatig nieuwe bestanden op te slaan. Dit kan eindigen in talloze iteraties van bestanden met vervelende versie-updates (v3.4.0, v3.4.1, enz.)
Dankzij G Suite-producten is het dankzij versiebeheer echt mogelijk om slechts één bestand te hebben gedurende de hele levensduur van het project.
Versiebeheer, toegankelijk via "Versiegeschiedenis bekijken" in het menu, stelt u in staat om alle wijzigingen die vanaf het begin in een document zijn aangebracht te zien via een handige tijdlijn, samen met de naam van de persoon die elke wijziging heeft aangebracht. Dat klopt - alles wordt meteen opgeslagen. Het is niet nodig om elke 5-10 minuten op F12 te drukken, het versienummer te verhogen en op te slaan, gewoon om gemoedsrust te hebben, wetende dat er niets verloren gaat in geval van een crash.
Cloudproductiviteit maakt linkfunctionaliteit veel eleganter en zorgt ervoor dat het echt werkt! Het is natuurlijk mogelijk om naar andere werkmappen in de offline Excel-wereld te verwijzen, maar dat is meestal broos en breekt zodra bestanden uit hun oorspronkelijke maplocatie worden verplaatst. Je zult vaak cellen zien met obscure verwijzingen naar een mapstructuur op iemands harde schijf:C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .
Met de functie IMPORTRANGE in Google Spreadsheets kun je naadloos linken naar andere Spreadsheets-bestanden. Ongeacht of het bestand wordt verplaatst of hernoemd, de gegevens zullen altijd worden gekoppeld en blijven een probleem minder waar u zich zorgen over hoeft te maken.
Een reden waarom een aantal mensen in mijn bedrijf nog steeds Excel (en PowerPoint) gebruiken, is dat er een aantal plug-ins zijn die nog niet beschikbaar zijn voor Google Spreadsheets en Presentaties. Voorbeelden zijn de Smart View-plug-in voor Oracle's Hyperion-tool en de @RISK-plug-in die ik heb gedemonstreerd in een gids voor Monte Carlo-simulaties. Op dezelfde manier biedt de denk-cel-plug-in van PowerPoint grafiekfunctionaliteit die superieur kan zijn aan wat mogelijk is in Presentaties.
Niettemin hebben Google Spreadsheets en Presentaties een brede functionaliteit genaamd "Add-ons", die een vergelijkbare rol vervullen als de plug-ins van de Microsoft-wereld. Helaas is er vanaf juli 2019 geen ondersteuning voor de bovengenoemde bedrijfsapplicaties en het zelfgemaakte karakter van het add-on-ecosysteem betekent dat sommige aanbiedingen twijfelachtige kwaliteit hebben. Dit betekent dat ik in een zakelijke context, wanneer ik met gevoelige gegevens werk, soms aarzel om add-ons te gebruiken.
Gegevens in een spreadsheet krijgen om mee te werken is een fundamentele behoefte, en wat is er mogelijk zonder dat sommige van de bedrijfsplug-ins niet beschikbaar zijn? Nou, gelukkig zijn er veel opties. Naast achterwaartse compatibiliteit met Excel-bestanden, biedt Spreadsheets eindeloze mogelijkheden via XML-, HTML- en RSS-query's.
Er zijn nog een paar interessante opties die het vermelden waard zijn, specifiek voor het benutten van gegevens in Spreadsheets. Voor financiële professionals kan de GOOGLEFINANCE-formule handig zijn om meer over te weten te komen, waarmee u gegevens rechtstreeks uit Google Finance kunt halen. Hoewel het niet vergelijkbaar is met een professionele dienst als Bloomberg, is het toch een uitstekend hulpmiddel voor openbare informatie over aandelen en valuta.
Er zijn andere, meer algemene manieren om gegevens van internet te halen. De functionaliteit om een HTML-tabel of -lijst rechtstreeks van een website te extraheren, kan bijvoorbeeld handig zijn als het gaat om financiële, markt- of andere openbaar beschikbare informatie die u wilt ophalen en waarmee u wilt blijven werken.
Afgezien van Google BigQuery (eerder besproken), is er - op het moment van schrijven - geen eenvoudige manier voor de niet-technische gebruiker om rechtstreeks verbinding te maken met een database, hoewel de functionaliteit beschikbaar is voor mensen met toegang tot ontwikkelaarsvaardigheden en -bronnen.
Dit brengt ons echter bij Google Apps Script, een krachtige tool die bijna onbeperkte mogelijkheden biedt om niet alleen Spreadsheets uit te breiden en te verbinden, maar alle onderdelen van de G Suite. In een toekomstig artikel zal ik dieper ingaan op deze functionaliteit via een praktische introductie-tutorial.
Ik heb in dit artikel Google Spreadsheets en Presentaties geëvangeliseerd. Maar niet iedereen in mijn organisatie voelt hetzelfde! En ik denk dat dat een van de nadelen is:het gebrek aan consensus over een formaat, of het nu in software is of zelfs in het dagelijks leven (denk aan 8-track vs. cassettebandjes), verwatert uiteindelijk het algehele effect. In het geval van desktopsoftware geldt dat hoe meer mensen een bepaald formaat gebruiken en de ware kracht ervan begrijpen, hoe meer voordeel en efficiëntie wordt behaald voor iedereen in de organisatie.
Google Spreadsheets heeft, net als elke andere software, zijn kleine ergernissen:een sneltoets die niet is wat je zou verwachten, een functie die ontbreekt of niet werkt zoals je wilt, enz. In veel gevallen is dit echter ook een oneerlijke vergelijking. In zakelijke en zakelijke omgevingen gebruiken veel mensen de productiviteitssuite van Microsoft hun hele werkzame leven, een hoeveelheid ervaring die niet te vergelijken is met de eerste maanden (of zelfs jaren) van het werken met een nieuwe set tools.
Spreadsheets zijn een van de belangrijkste hulpmiddelen, zo niet de belangrijkste hulpmiddel voor veel financiële en zakelijke professionals. Het zijn onze doeken, onze blocnotes en onze instrumenten! We besteden honderden, zo niet duizenden uren aan het gebruik ervan in de loop van een carrière. Dus, zoals met elk werkinstrument en elke omgeving, hebben we onze ervaringen nodig om daarom aangenaam en efficiënt te zijn.
Samenvattend heb ik enorme productiviteitsvoordelen gezien van de samenwerkingsfuncties en andere innovaties die gepaard gaan met het gebruik van webgebaseerde productiviteitstoepassingen zoals G Suite ten opzichte van hun traditionele desktop-tegenhangers. Er zijn ook enorme voordelen van het leren gebruiken van deze tools voorbij het elementaire niveau, zoals ik in dit artikel heb aangetoond met productiviteitsverhogende aspecten.
De voordelen van Google Spreadsheets, vermenigvuldigd met het enorme aantal uren dat met deze tools wordt besteed, kunnen leiden tot enorme voordelen, zowel voor het individu als voor de organisatie. Zoals gezegd, zal ik nog een artikel schrijven waarin ik uitgebreid inga op macro's en scripts in G Suite. Deze worden uitgevoerd via de Google Apps Script-taal en bieden, zoals ik zal aantonen, een schijnbaar oneindig aantal manieren om processen te automatiseren en te stroomlijnen.
Dus als je nog niet serieus met Google Spreadsheets hebt gewerkt, raad ik je ten zeerste aan om het eens te proberen. Misschien vind je jezelf verslaafd.
Waarom ik van lijfrentes houd, en jij ook
Wat is APR — en waarom zou het u iets kunnen schelen?
7 redenen waarom je geen startup zou moeten beginnen
Waarom zou u investeren in zakelijke FD's
Waarom je nooit een voorraad moet shorten
Cirkel van Competentie – Waarom zou je erin investeren?
Waarom u meerdere bankrekeningen voor kleine bedrijven zou moeten hebben