Zeven jaar geleden, toen ik voor het eerst lid werd van een particuliere investeringsmaatschappij, kreeg ik de taak om een financieel model te creëren voor een greenfield-project. De resultaten van het financiële model moesten worden gepresenteerd aan de bestuurders en aandeelhouders - de eerste keer dat ik zoiets deed.
Vanuit een auditachtergrond heb ik een gedetailleerde overzichtspagina gemaakt met bijna alle aannames, de volledige winst-en-verliesrekening, balans en kasstromen, grafieken en grafieken voor elk regelitem van de financiële overzichten, en allerlei soorten uitleg. Toen ik het aan de leidinggevenden presenteerde, voelde ik hun verwarring. Ze probeerden de grondgedachte achter elk stukje informatie op de overzichtspagina te begrijpen. Het proces bleek voor iedereen erg inefficiënt en tijdrovend.
Die dag leerde ik dat een goed financieel model net een goed meubel is - ook al besteedt de timmerman veel tijd aan het perfectioneren van elk detail, de klant ziet en waardeert alleen het eindproduct. Slechts weinig klanten willen het proces in detail zien. Deze klanten hebben ook de neiging om dergelijke gegevens zelf op te vragen en te onderzoeken. Hetzelfde geldt voor financiële modellen. Zelfs wanneer een consultant veel tijd besteedt aan het maken van het model en de analyse, moeten we de wens in bedwang houden om alle moeite die we in ons werk steken te tonen. In plaats daarvan moeten we de nadruk leggen op belangrijke hoogtepunten van prestaties uit het verleden en toekomstige voorspellingen om het besluitvormingsproces voor de gebruikers gemakkelijker te maken.
Vanuit mijn professionele ervaring met het maken van fouten en het vinden van oplossingen, heb ik een aantal toegankelijke manieren gevonden om financiële gegevensvisualisatie te gebruiken die modellen gemakkelijker te begrijpen zouden maken.
Het startpunt voor het bouwen van een gezond financieel model is het doel ervan te begrijpen door de volgende vragen te beantwoorden:
De soorten en complexiteit van financiële modellen variëren aanzienlijk van "achterkant"-berekeningen tot complexe financiële modellen die zeer nauwkeurig toekomstige prestaties, synergie-effecten, schaalvoordelen, enz. berekenen. Het type gebruikers van financiële modellen kan ook behoorlijk verschillen - van de Excel-goeroe analyseert uw financiële model om de bevindingen te presenteren aan hun superieuren, aan collega's van andere afdelingen die geen financiële achtergrond hebben. Alberto Mihelcic Bazzana biedt tips en gedetailleerde begeleiding bij het bouwen van financiële modellen in zijn artikel over best practices voor geavanceerde financiële modellering en legt de verschillende soorten modellen uit. Inzicht in wie de gebruiker van het financiële model is, zal helpen om het model gebruiksvriendelijk te maken, wat het uiteindelijke doel is.
Financiële modellen kunnen worden gebruikt om beslissingen te nemen over het verstrekken van financiering of investeringen, het toevoegen of verwijderen van productlijnen, het betreden van nieuwe markten of eenvoudiger, het waarderen van activa of investeringen met behulp van de DCF-methode. In de meeste gevallen worden de modellen gebruikt om een soort financiële en/of strategische beslissing te nemen, maar soms ook om kortetermijn- en tactische stappen te plannen of zelfs om het werkkapitaalvolume onder verschillende omstandigheden of scenario's te begrijpen. De specialist die het financiële model opstelt, moet in gedachten houden wat de beslisser met het model probeert te bereiken of op te lossen. Om deze reden is visualisatie van financiële gegevens cruciaal.
Nu duidelijk is wie het model gaat gebruiken en wat de gebruiker ermee verwacht te bereiken, moet de adviseur begrijpen hoe het model daarbij kan helpen. U moet begrijpen wat de kritische aannames zijn of welke bevindingen het besluitvormingsproces beïnvloeden. Is er een specifieke KPI die vooral van belang is voor de besluitvorming? Zijn er kritische veronderstellingen die van invloed zijn op het uiteindelijke resultaat? Dit begrip zal de adviseur helpen om de aandacht van de gebruiker te vestigen op de juiste onderdelen van het model, wat op zijn beurt de gebruiker "zoektijd" bespaart en een kritische beoordeling van het project mogelijk maakt.
Om het financiële model zo samen te vatten dat de gebruiker zich kan concentreren op de belangrijkste aannames en bevindingen, is het het beste om één afzonderlijke overzichtspagina of dashboard te gebruiken. De samenvattingspagina moet een logische volgorde bieden, maar niet als een rapport of memo die uitleg geeft met zinnen en alinea's. Er moeten andere technieken worden toegepast om de lezer te begeleiden en hem te helpen de oorzaken en gevolgen te begrijpen.
In haar boek Storytelling with Data , legt Cole Knaflic in detail uit hoe je de aandacht van het publiek kunt richten met behulp van visuele aanwijzingen. Knaflic stelt onder andere voor om Gestalt Principles of Visual Perception "te gebruiken om te identificeren welke elementen in onze beelden een signaal zijn (de informatie die we willen communiceren) en welke ruis (rommel) zou kunnen zijn." Opgericht in het begin van de 20e eeuw, stelde de Gestalt School of Psychology voor het eerst "de principes van groepering" voor - een theorie die impliceert dat het menselijk brein de neiging heeft om zijn waarneming van de omgeving te vereenvoudigen. De externe stimulus/het object wordt als een geheel waargenomen in plaats van als een combinatie van zijn componenten. De volgende principes van groepering zijn nuttig om te overwegen bij het maken van de overzichtspagina:nabijheid, gelijkenis, afsluiting, gemeenschappelijk lot, continuïteit. Cameron Chapman geeft een goede uitleg van deze principes in haar blogpost waarin ze de Gestalt-principes van design uitlegt.
We zullen deze principes illustreren met een paar voorbeelden (de gegevens die in de grafieken en tabellen worden gebruikt zijn alleen voor demonstratiedoeleinden):
De grafiek vergelijkt de verkoop van het doelbedrijf met zijn concurrenten. De verkopen zijn gegroepeerd op basis van verschillende productcategorieën. Er werden twee principes gebruikt om de kaart beter leesbaar en begrijpelijk te maken:nabijheid en gelijkenis.
Het illustreren van de relatie tussen werkelijke en voorspelde aantallen kan een handig hulpmiddel zijn voor besluitvormers. Continuïteit en gemeenschappelijk lot zijn Gestalt-principes die kunnen helpen om een dergelijke relatie weer te geven. Het Gestalt-principe van continuïteit legt uit dat "punten die zijn verbonden door rechte of gebogen lijnen, worden gezien op een manier die het meest vloeiende pad volgt."
Er werd een stippellijn gebruikt om projecties van bedrijfsverkopen weer te geven en om toekomstige budgetten te onderscheiden van werkelijke historische cijfers. Hoewel er ruimte tussen de regels is, ziet de lezer het als een geheel.
Het principe van het gemeenschappelijke lot stelt dat "mensen dingen zullen groeperen die wijzen op of in dezelfde richting gaan." In dit geval weet het bedrijf de brutowinstmarge tussen de 50% en 55% te houden. Omzet en brutowinst bewegen dus in dezelfde richting. Het is voor de lezer gemakkelijker om een dergelijke correlatie waar te nemen en te begrijpen.
Volgens het Gestalt-principe van sluiting, "als er iets ontbreekt in een verder complete figuur", hebben mensen de neiging om het mentaal toe te voegen. De onderstaande grafiek maakt het gemakkelijker om het totale verkoopvolume, de brutowinst en de nettowinst over de afgelopen periode te begrijpen. Hoewel het alleen de brutowinst- en nettowinstgebieden laat zien, kan de lezer zich "verbeelden" dat de verkoopgebiedgrafiek begint bij het nulpunt en verder gaat naar boven.
Het is niet nodig om altijd grafieken en diagrammen te gebruiken om voorspelde resultaten of belangrijke aannames in het financiële model te illustreren. Soms (vaker dan je zou denken) is het beter om een eenvoudige tabel met voorwaardelijke opmaak te gebruiken, of zelfs een enkele gemarkeerde cel.
Deze tabellen bieden een gevoeligheidsanalyse van het verkoopvolume van het hotel voor het stabilisatiejaar (in dit geval jaar 4 sinds de start van de activiteiten). De gevoeligheidsanalyse is gebaseerd op twee variabelen:bezetting en ADR (Average Daily Rate). Het managementdoel is om een omzet te realiseren tussen $ 8 miljoen en $ 9 miljoen. Door simpelweg een lijn te trekken voor de verkoopcijfers van het doel, kan de lezer gemakkelijk door de tabel navigeren en begrijpen wat de belangrijkste drijfveren voor dit doel zouden moeten zijn.
Er zijn een paar eenvoudige vakjes om aan te vinken om het financiële model en de visualisatie gemakkelijk te navigeren en te begrijpen:
Deze grafieken vertegenwoordigen dezelfde cijfers - hotelbezettingstrend voor de afgelopen 10 jaar - maar de grafiek aan de rechterkant heeft een aangepaste verticale as. De verticale as geeft het bereik tussen 45% en 75% weer. Als gevolg van deze wijziging vertoont de grafiek vanaf 2016 een sterke stijging. In feite is de stijging op jaarbasis in deze periode 2-3% (wat ook een goed resultaat is!). Door het 0%-aspunt te verwijderen, wordt het beeld enigszins vervormd. Als we een meer verantwoorde opmaak gebruiken, wordt het duidelijk dat de trend meer "stabiel" is dan "toenemend". Vermijd om dezelfde redenen het gebruik van 3D-kaarten. Als je naar 3D-diagrammen kijkt, vooral met perspectief, is het vaak moeilijk om de echte correlatie tussen verschillende gegevenssets te zien.
Gebruik kleuren spaarzaam en consequent in de grafieken en diagrammen. Onthoud dat het doel van de grafiek is om de aandacht van de gebruiker op een specifiek onderdeel te vestigen. In plaats van het hele spectrum van regenboogkleuren te hebben, probeer achtergrondinformatie te onderscheiden van de hoofdboodschap. Zoals Knaflic het stelt:"markeer de belangrijke dingen, elimineer afleiding en creëer een duidelijke hiërarchie van informatie". Het is ook belangrijk om dezelfde kleur en indeling voor hetzelfde doel te gebruiken en consistent te zijn. Als u bijvoorbeeld besluit historische verkopen weer te geven met een oranje lijn en projecties met een blauwe stippellijn, gebruik dan dezelfde kleuren om andere gegevens te illustreren. Dit principe werd gebruikt bij het maken van de grafieken die in het artikel worden gebruikt. Toekomstprognoses worden weergegeven met een stippellijn, onbelangrijke gegevens worden in grijs weergegeven op de grafieken, en het corporate blauw en groen worden gebruikt om de aandacht van de lezers te vestigen op het rechtergedeelte van de grafieken, terwijl de tekst in alle grafieken de hetzelfde formaat, formaat en kleur.
Houd er rekening mee dat verschillende kleuren verschillende betekenissen hebben in verschillende culturen en situaties. Onderzoek goed de cultuur van de organisatie. Gebruik indien mogelijk bedrijfskleuren.
De pijler van de best practices van datavisualisatie in financiële modellen is het maken van modellen en grafieken met hun doel voor ogen. Begrijp door wie, waarvoor en hoe het model en de visualisatie zullen worden gebruikt. Onthoud altijd om irrelevante informatie naar de achtergrond te duwen en alleen de belangrijke onderdelen van het model te benadrukken. U kunt een krachtig hulpmiddel maken om de aandacht van de gebruiker op de juiste problemen te vestigen en hen te helpen de juiste vragen te stellen en de juiste beslissing te nemen. Het proces de juiste richting geven is een veel beter gevoel dan alleen maar te laten zien hoeveel tijd en moeite is besteed aan het voorbereiden van deze tool. Om deze reden is het belangrijk om technieken voor het visualiseren van financiële gegevens te gebruiken.