Een goed doordachte bedrijfscontinuïteitsstrategie kan bedrijven niet alleen helpen te overleven, maar ook te gedijen na een crisis. Operationele bedrijfscontinuïteit is niet langer iets om te verdoezelen, maar een onderwerp dat serieuze discussie verdient. Volgens de Federal Emergency Management Agency (FEMA) gaat ongeveer 40% van de bedrijven niet weer open na een ramp
Hier zijn vijf stappen die u kunt nemen om uw bedrijf te beschermen tegen de volgende crisis.
Een operationeel bedrijfscontinuïteitsplan samenstellen
Wacht niet op een nieuwe crisis voordat u een operationeel bedrijfscontinuïteitsplan ontwikkelt. Het hebben van een plan zorgt voor een efficiënt proces van terugkeer naar het werk wanneer de crisis voorbij is. Het geeft ook aanwijzingen over hoe om te gaan met eventuele schade in de nasleep van de ramp.
Hoewel organisaties deze plannen alleen kunnen implementeren, helpt het vaak om een strategieconsultant in te schakelen met een extern perspectief en een diepe pool van ervaring over hoe succesvolle bedrijfscontinuïteitsplannen tot stand komen.
Bedrijven die met dergelijke plannen zijn uitgerust, zijn veerkrachtiger dan entiteiten zonder noodplannen en hebben naar mijn ervaring een grotere kans om te herstellen. Verder hebben ze de neiging om ook sneller weer op te duiken dan hun concurrenten.
Wat komt er allemaal kijken bij het opstellen van een operationeel bedrijfscontinuïteitsplan? Een uitgebreid noodplanningsprogramma wordt bepaald door drie elementen:
- Noodhulp
- Crisisbeheersing
- Bedrijfsherstel en hervatting
De structuur van dit plan moet de volgende vijf kernstappen omvatten:
- Stel de reikwijdte van het voorgestelde plan vast
In deze stap ligt de belangrijkste focus op het vaststellen van een specifieke focus en het identificeren van het crisismanagementteam, het technologieherstelteam en de bedrijfsherstelteams die zullen werken aan de implementatie van het bedrijfscontinuïteitsplan. Dit team zal verantwoordelijk zijn voor het verkennen van verschillende wegen om te zien hoe het bedrijf werknemers, leveranciers en klanten, evenals de bedrijfsvoering tijdens een ramp het best kan beschermen.
- Definieer de belangrijkste bedrijfssectoren
Uit hoeveel afdelingen of sectoren bestaat de organisatie? IT, verkoop, boekhouding, human resources, backoffice en frontoffice - elk van deze sectoren moet worden gedefinieerd en geschetst, zodat voor elke sector een responsprotocol kan worden ontwikkeld.
- Voer een bedrijfsimpactanalyse (BIA) uit
Er wordt een Business Impact Analyse (BIA) uitgevoerd om mogelijke gevolgen voor kritieke bedrijfsvoering te voorzien. De analyse van de bedrijfsimpact kan worden vergemakkelijkt door de volgende drie vragen te stellen:
- Wat zijn de prioritaire activiteiten die cruciaal zijn voor de kernactiviteiten van de organisatie?
- Wat zijn de middelen die moeten worden verkregen om deze prioritaire activiteiten te hervatten? Dit omvat zowel interne als externe middelen zoals voorraden, voertuigen en personeel.
- Wat is de maximale periode dat verstoring van de bedrijfsvoering kan worden getolereerd? Deze specifieke vraag identificeert het tijdsbestek waarbinnen de prioritaire activiteiten moeten worden hervat.
Zodra deze vragen zijn beantwoord, is het tijd om de externe risico's die van invloed kunnen zijn op het bedrijf te beoordelen. Nadat dit is gedaan, is het gemakkelijker om de verschillende soorten rampen waarmee het bedrijf kan worden geconfronteerd, te verwerken.
- Ontwikkel strategieën op basis van de verzamelde informatie
Met de gegevens die u tijdens dit due diligence-proces hebt verzameld, wordt het mogelijk om strategieën te bedenken om de onderneming te helpen bij het aanpakken van eventuele noodsituaties en om de activiteiten daarna efficiënt te hervatten.
Dit is misschien wel een van de belangrijkste fasen omdat het uitgebreid onderzoek en studie van de continuïteitsstrategieën van andere organisaties vereist. Het hebben van een referentiepunt van andere bedrijven, vooral diegene die eerdere tegenslagen hebben doorstaan, zal van onschatbare waarde blijken te zijn.
- Maak een haalbaar continuïteitsplan om de activiteiten in stand te houden
Wanneer het bedrijfscontinuïteitsplan is opgesteld en duidelijk is geschreven, is het absoluut noodzakelijk dat het wordt getest. Dit omvat het uitvoeren van oefeningen en gesimuleerde rampen om gebieden van het bedrijf te zien die verder moeten worden verbeterd en gepland.
In een onzekere wereld zal een bedrijfscontinuïteitsplan een grote bijdrage leveren aan de bescherming van uw bedrijf en zijn belangen.
Het bedrijfscontinuïteitsplan testen
Een uitgebreid bedrijfscontinuïteitsplan dat is uitgeprobeerd en getest, bereidt u voor op het onverwachte. Het helpt je om op afstand te werken, in een andere omgeving te werken en misschien zonder kritisch personeel te werken.
Testen helpt u systemen te controleren, zoals het herstel van uw gegevensback-up. Bovendien zal het testen van uw plan hiaten of zwakke plekken aan het licht brengen en u waardevolle inzichten verschaffen over hoe u het plan het beste kunt verfijnen en versterken. Ten slotte kan het demonstreren van strenge tests uw bedrijf helpen om een goede verzekering te krijgen.
Dus, hoe gaat u uw bedrijfscontinuïteitsplan testen?
- Bekijk het BCP met medewerkers
Uw medewerkers bewust maken van het bedrijfscontinuïteitsplan is cruciaal. De meeste BCP's falen omdat medewerkers niet weten welke protocollen ze moeten volgen bij een calamiteit. Schets de doelstellingen van de simulatieoefening en zorg dat ze begrijpen dat dit meer is dan een oefening. Hun rollen en verantwoordelijkheden moeten duidelijk worden uitgelegd om excuses tijdens de evaluatie te vermijden. Het is ook een goed idee om partners en leveranciers in de simulatie op te nemen.
- Bepaal een tijdstip om het plan te testen
Nu het personeel is geïnformeerd over hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van bedrijfscontinuïteit, is het tijd om een tijdstip te kiezen om de testoefening uit te voeren. Afhankelijk van wat het team dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van deze oefening heeft besloten, kan deze simulatie een dag tot een paar weken duren. De sleutel is niet de tijdsduur, maar het peilen van de mate van paraatheid van de organisatie en de reacties van de medewerkers.
Goede dagen om simulatieoefeningen in te plannen zijn vrijdag en zaterdag. Als u van plan bent om gewoon tafelgesprekken met uw senior management en personeel te houden, kunt u deze in de weekenden houden. De reviews kunnen dan doordeweeks worden gehouden zonder de normale bedrijfsvoering te verstoren.
- Een rampsituatie simuleren
Rampen kunnen elke vorm aannemen:overstromingen, tornado's, orkanen, cyberaanvallen, beurscrashes of wereldwijde pandemieën zoals de huidige COVID-19-uitbraak. Selecteer een van deze en maak een simulatie die u aan de werknemers presenteert. Van hen wordt verwacht dat ze deze oefening doen alsof het echt gebeurt. Hun antwoorden moeten in overeenstemming zijn met wat is uiteengezet in het bedrijfscontinuïteitsplan.
Houd de tijd bij die nodig is om de situatie onder controle te krijgen. Als uw organisatie afhankelijk is van andere bedrijven voor kritieke functies zoals IT-systemen, wilt u deze misschien in deze simulatieoefening opnemen, zodat u ook kunt peilen naar hun paraatheid. Hoe vaak moet een volledige simulatie worden uitgevoerd? Minstens een keer per jaar. U kunt verschillende scenario's gebruiken, zodat u verschillende potentiële problemen kunt uitproberen.
- Evalueer de testoefening
Als de testperiode voorbij is, verzamel je iedereen voor een evaluatiesessie. Laat de medewerkers aan het woord. Luister naar de gegeven feedback, het zal u helpen het bedrijfscontinuïteitsplan te verfijnen. Gebieden die nog moeten worden opgepoetst, komen naar voren en de strategieën die goed hebben gewerkt, zullen ook worden belicht. Soms kan het nodig zijn om de verantwoordelijkheden van verschillende mensen binnen het team om te wisselen voor een beter resultaat.
Beste praktijken voor bedrijfscontinuïteitsplan
De reis naar het ontwikkelen van een goed bedrijfscontinuïteitsplan wordt aangevuld met de volgende best practices:
- Heb een ervaren sponsor
Elk bedrijf dat van plan is een bedrijfscontinuïteitsplan op te stellen, doet er goed aan samen te werken met een ervaren team dat de BCP kan bouwen, beoordelen en helpen bij het testen. Iemand moet idealiter de leiding hebben over dit hele proces.
- Kies een strategisch beleid
Een strategisch beleid zal richtinggevend zijn voor beslissingen en zal fungeren als een routekaart voor de toekomst. Werknemers moeten een kopie van het beleid krijgen, samen met het volledige bedrijfscontinuïteitsplan, om vertrouwd te raken met. Idealiter zou alles in een handleiding moeten worden opgenomen die werknemers ontvangen als onderdeel van hun permanente opleiding.
- Werken met een methodologie
Welke systemen en methoden gaat u gebruiken om uw bedrijfscontinuïteitsplan uit te voeren vanaf het begin tot aan het testen? De methodiek moet duidelijk en gemakkelijk te volgen zijn. Een goede methodiek wordt gewaardeerd door de auditors die uw bedrijfscontinuïteitsplan beoordelen. Het is bijvoorbeeld noodzakelijk om het operationele proces te begrijpen dat nodig is om een verkoop tot stand te brengen, af te handelen en te beheren, zodat het bedrijf in geval van bedrijfsstoringen onmiddellijk de ontstane hiaten kan identificeren en oplossen. De methodologie moet zo dicht mogelijk in steen gebeiteld zijn om alle medewerkers in staat te stellen op dezelfde manier zaken te doen, terwijl het management altijd werkt aan het verfijnen van het proces om het efficiënter en gestroomlijnder te maken.
- Gebruik regelmatig assessments
De enige manier om uw bedrijfscontinuïteitsplan te evalueren, is door middel van zorgvuldig doordachte beoordelingen. Deze beoordelingen zijn een manier om uw paraatheid als bedrijf te meten. Het is goed om regelmatig risicobeoordelingen uit te voeren, misschien zelfs een keer per kwartaal. Hierbij hoeven niet alle medewerkers betrokken te zijn. U kunt eenvoudig teamleiders van verschillende divisies of afdelingen verzamelen.
- Veel testen implementeren
Het oefenen of testen van het plan, zodat u weet hoe goed het zal werken als de tijd daar is, is een van de best practices die u kunt implementeren. Voer minimaal één keer per kwartaal een reeks oefeningen uit met verschillende scenario's om uw medewerkers op de hoogte te houden van wat er van hen wordt verwacht tijdens calamiteiten.
- Rapportage- en feedbacksessies plannen
Ook moet er een rapportageprotocol zijn. Hoe rapporteert het team dat dit project coördineert en uitvoert aan het management? Na de ontwikkeling en het testen van het plan moet een rapport naar het management worden gestuurd om de mate van paraatheid van de organisatie in een noodsituatie samen te vatten.
Conclusie
Mijn ervaring is dat hoe beter gedefinieerd en meer getest uw bedrijfscontinuïteitsplan is, hoe groter uw kansen zijn om efficiënt te herstellen en uw werknemers, klanten en bedrijfsvoering te beschermen.
Iedereen die in de organisatie werkt, moet op de hoogte zijn van het bedrijfscontinuïteitsplan en hun rol bij herstel na een ramp. Niemand is vrijgesteld. Deelname op elk niveau zorgt voor een sneller herstel en een soepele overgang naar een nieuwe fase van de bedrijfsvoering.
