Hoewel er niets in de AVG-wetgeving staat waarin staat dat het niet langer is toegestaan ​​om loonbrieven te e-mailen, betekent dat niet dat je loonbrieven kunt e-mailen zonder de informatie die je verzendt te beschermen.

Als het gaat om GDPR-compliant zijn in een payrollbureau, zou je kunnen denken dat je alleen alle salarisrapporten en loonstroken met een wachtwoord hoeft te beveiligen. Er is echter een strikt proces dat gevolgd moet worden.

Als u ervoor kiest om loonstroken te e-mailen, moet u ervoor zorgen dat ze allemaal met een wachtwoord zijn beveiligd en rechtstreeks naar het door de werknemer gekozen e-mailadres worden verzonden. Het is erg belangrijk dat voor elke werknemer een uniek wachtwoord wordt gebruikt, aangezien het gebruik van hetzelfde wachtwoord voor alle werknemers kan worden beschouwd als een inbreuk op de AVG.

En naast het bieden van veilige codering op alle loonstroken, moeten de loonstroken, zodra ze zijn verzonden, worden verwijderd van de server van uw leverancier van salarissoftware.

Maar het veilig delen van de informatie is niet het enige dat u moet doen om ervoor te zorgen dat u aan de AVG voldoet. Ervoor zorgen dat u alle noodzakelijke stappen neemt om cyberaanvallen te voorkomen, veilige kopieën van de gegevens bewaart in geval van diefstal, brand of schade aan de computers en werknemers een manier biedt om de informatie die hun werkgever over hen heeft gemakkelijk bij te werken. belangrijke AVG-vereisten.

Beveiligde portalen

Het opzetten van een systeem dat rekening houdt met al deze vereisten kan tijdrovend zijn. In plaats daarvan kunnen beveiligde portals het salarisproces vereenvoudigen en de meest veilige omgeving bieden om de informatie van de werknemers te beschermen. Beveiligde portals bieden het maximale niveau van beveiliging en naleving van de AVG en maken het salarisproces veel eenvoudiger omdat ze de distributie van loonstroken automatiseren en de noodzaak elimineren om salarisrapporten per betaalperiode te e-mailen.

Naast de mogelijkheid om loonstroken en andere gevoelige salarisdocumenten veilig te verzenden en op te slaan, hebben selfserviceportals ook andere voordelen, zoals werkgevers en werknemers een gemakkelijke manier bieden om op afstand toegang te krijgen tot informatie. Bovendien maken selfserviceportals het voor werknemers gemakkelijk om verlof aan te vragen, hun persoonlijke gegevens bij te houden en indien nodig bij te werken, en ze houden ook een veilige back-up van alle loonadministratie.

Cyberbedreigingen vermijden... en boetes!

Selfserviceportalen maken de AVG-processen niet alleen veel eenvoudiger, ze elimineren ook het risico op boetes tot € 20 miljoen of 4% van de jaaromzet van het voorgaande jaar, afhankelijk van wat hoger is.

BrightPay Connect maakt automatisch elke 15 minuten een back-up van salarisgegevens wanneer de salarisadministratie is geopend, en opnieuw wanneer u het werkgeversbestand sluit en alle back-ups beschikbaar zijn om te downloaden en indien nodig te herstellen.

Dit betekent dat de portal altijd een veilige kopie van de salarisbestanden in de cloud bewaart, de gegevens beschermt bij cyberaanvallen en het mogelijk maakt om deze te herstellen als er iets gebeurt met de fysieke apparatuur, zoals schade aan de computers.

Nauwkeurige gegevens

AVG specificeert dat individuen het recht hebben om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of indien nodig aan te vullen. Het BrightPay Connect-portaal maakt alle persoonlijke gegevens van hun werkgever zichtbaar voor de werknemer, die gemakkelijk verlofaanvragen kan aanpassen en contactgegevens van werknemers kan bijwerken.

Wanneer de werknemersinformatie onvolledig of onjuist is, bijvoorbeeld als hun telefoonnummer of postadres verandert, kunnen werknemers hun gegevens eenvoudig bijwerken vanuit de portal, die ze 24/7 kunnen openen vanaf elk apparaat, zoals pc's, Macs, tablets of zelfs hun smartphone via de smartphone-app voor medewerkers.

Beperkte toegang tot gegevens

Om GDPR-compliant te zijn, mag alle loonstrookinformatie alleen beschikbaar zijn voor salarisverwerkers, alleen wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de verwerking van de salarisadministratie. Met BrightPay Connect kunnen gebruikers zo worden ingesteld dat ze alleen toegang hebben tot de informatie die nodig is om hun toegewezen taken uit te voeren.

Blijf AVG-compliant met BrightPay Connect. Ontdek HIER meer.