Alle btw-geregistreerde bedrijven moeten digitale links gebruiken in hun boekhoudprocessen.

HMRC zegt dat digitale links "verbindingen zijn waarmee details automatisch kunnen worden overgedragen vanaf het moment dat een transactie wordt gedaan totdat deze wordt opgenomen als onderdeel van uw kwartaalrapport." HMRC hoopt dat digitale links btw-rapporten nauwkeuriger zullen maken en minder vatbaar maken voor onopzettelijke of opzettelijke fouten.

Handmatige koppelingen zijn niet acceptabel onder Belasting digitaal maken voor btw. Bijvoorbeeld:"details van een factuur in één grootboek noteren en die handgeschreven informatie gebruiken om uw software handmatig bij te werken" is een nee.

Dit betekent echter niet dat u facturen, leveringsbonnen of andere primaire zakelijke documenten elektronisch moet aanmaken.

Papieren documenten zijn acceptabel, ondanks wat de huidige tv-advertenties voor boekhoudsoftware impliceren. Het gaat erom wat u met de gegevens erop doet, d.w.z. hoe de informatie van een factuur naar uw btw-aangifte komt.

Om bij het voorbeeld van een factuur te blijven, is het OK om de gegevens handmatig in een boekhoudapp of een spreadsheet in te voeren, b.v. Excel, maar van daaruit moeten de gegevens automatisch doorstromen naar je driemaandelijkse btw-aangifte.

Tip. Als u een boekhoud-app gebruikt die HMRC heeft goedgekeurd voor MTD, kunt u er zeker van zijn dat de gegevens digitaal worden gekoppeld wanneer u op de knop drukt om uw btw-aangifte te maken en te verzenden.

Als je spreadsheets gebruikt in plaats van een HMRC-goedgekeurde boekhoudapp, moeten de gegevens nog steeds digitaal linken. Een cel die bijvoorbeeld het totaal van andere cellen of een andere app toont door een formule te gebruiken, is OK, maar handmatig knippen en plakken van een of meer cellen naar een andere niet.

Tip. Of u nu een app of spreadsheets gebruikt, u mag uw gegevens indien nodig handmatig aanpassen. Als het bedrijf van uw klant bijvoorbeeld gedeeltelijk is vrijgesteld, mag u handmatig berekenen hoeveel btw u kunt terugvragen.

Gedurende de eerste 12 maanden dat MTD van toepassing is, zal HMRC in ieder geval geen digitale koppeling afdwingen. Dit betekent dat u geheel of gedeeltelijk gebruik kunt maken van handmatige boekhouding. Omdat de btw-aangiftegegevens van uw klanten echter op een bepaald moment in hun administratie elektronisch moeten worden ingediend, moeten ze digitale links gebruiken.

Tip. Ons advies is om de zachte landingsperiode te negeren en zo snel mogelijk grip te krijgen op digitale links voor gegevens om last-minute wijzigingen te voorkomen wanneer de zachte landing eindigt.

Indicator – FL Memo Ltd staat op stand 683  op Accountex op 1-2 mei in ExCeL London.

www.indicator-flm.co.uk