Laten we beginnen met het definiëren van documentbeheer (DM) om elk softwaresysteem aan te duiden dat een gecentraliseerde opslagplaats van documenten onderhoudt, zodat het helpt bij het vinden en organiseren van documenten, terwijl het kantoorprocessen vergemakkelijkt.

Een DM kan dus van alles zijn, van een eenvoudige gedeelde mapstructuur tot een geavanceerd beheersysteem dat volledige versiebeheer, aangepaste metadata, weergaven, filtering, sortering, gebruikerstoegangscontrole en documentworkflow ondersteunt.

De meeste professionele bedrijven hebben te maken met grote aantallen documenten en daarom is veilige, robuuste opslag voor de documentrepository een belangrijke IT-zorg en kostenpost.

De vraag rijst of het gepast of de moeite waard is om ook te overwegen om DM naar de cloud te verplaatsen, aangezien het maken, bewerken, opslaan en afdrukken van documenten allemaal lokaal op kantoor gebeurt?

De grondgedachte op locatie

Bedrijven die zich inzetten voor interne implementatie voor DM, bieden doorgaans de volgende redenen:

• Er is aanzienlijk geïnvesteerd in hun eigen IT-infrastructuur met zowel personeel als faciliteiten en het past hen daarom deze investering te benutten.

• Fysieke beveiliging van servers is geheel in eigen beheer en verantwoordelijkheid. Gewoonlijk is alleen begeleide toegang toegestaan ​​tot servers op locatie en mag alleen hun eigen hardware worden aangesloten op hun interne netwerk.

• Elektronische beveiliging wordt beheerd door firewall-isolatie van internet, waardoor gecontroleerde toegang op protocolniveau mogelijk is tot wat in wezen een geïsoleerd particulier intern netwerk is.

• Het gebruik van applicaties wordt gecontroleerd en centraal beheerd door IT om ervoor te zorgen dat het personeel een gecontroleerde en beheerde desktopwerkomgeving heeft.

Deze maatregelen zijn bedoeld om de organisatie te beschermen tegen externe bedreigingen zoals hackeraanvallen en viruspenetratie, en om bekende niveaus van systeemprestaties, redundantie en back-up te garanderen.

De algemene overtuiging is dat interne installatie van DM noodzakelijk is om het door de organisatie vereiste niveau van beveiliging en robuustheid te behouden.

Maar is dit echt waar en tegen welke prijs?

Implementaties op locatie brengen doorgaans aanzienlijke IT-kosten met zich mee, die nauwkeurig moeten worden onderzocht. Doorgaans zijn er 3 belangrijke kostenplaatsen:

• Kosten om te kopen.
• Kosten om te onderhouden.
• Kosten voor back-up.

Hoe veilig is het echt?

Hoeveel er ook wordt uitgegeven aan de on-premise of gevirtualiseerde serveromgeving, hoewel deze achter firewalls is vergrendeld, lijkt het erop dat opslagplaatsen nog steeds kwetsbaar zijn voor aanvallen door malware zoals crypto-locker, die via e-mail of webtoegang infiltreert.

Introductie van clouddocumentbeheer

CDM is een kosteneffectieve oplossing voor documentgerichte bedrijven en biedt de volgende voordelen:

• Onbeperkte bestandsopslag – geen gebrek meer aan schijfruimte, geen dure serverupgrades meer.

• Permanent archief – geen banden meer, alleen een onbeperkt permanent online archief, verlies nooit iets.

• Samenwerking – geen uploads, geen downloads, geen kopieën, alleen gedeelde documenten uit één bron.

• Beveiliging – veilig versleutelde bestandsopslag gerepliceerd in datacenters van wereldklasse.

• Toegankelijkheid – bekijk en bewerk uw bestanden online, overal, altijd en op elk apparaat.

Echte cloudtoepassingstechnologie zorgt ervoor dat alle traditionele kosten voor het bezitten of leasen van apparatuur, het onderhoud en het maken van back-ups, worden geëlimineerd. Hiermee kunt u dure IT-ondersteuningsservices voor hostservers elimineren. Het is de weg van de toekomst.