De recente implementatie van Making Tax Digital was een enorme verschuiving voor zowel bedrijven als accountants - en de 'zachte landing'-periode zal ongetwijfeld een aantal kansen en uitdagingen opleveren.
Maar fundamenteel is het de moeite waard om te onthouden dat digitale boekhouding geen kortetermijntrend is, en MTD is er slechts een onderdeel van. In de loop van de tijd zullen steeds meer onderdelen van de boekhouding worden gedigitaliseerd. Maar het tempo van de verandering zal voor verschillende bedrijven anders zijn:early adopters hebben misschien een duidelijker stappenplan voor digitalisering, terwijl anderen misschien moeite hebben om te weten waar ze moeten beginnen. In beide gevallen is het een noodzaak om voorbereid te zijn om veranderingen te managen.
Naar mijn mening zijn er vijf belangrijke vragen die accountantskantoren moeten stellen wanneer ze zich voorbereiden op de migratie naar een volledig digitale praktijk:
Hoe digitaler uw bedrijf wordt, hoe meer waarde u wint. Maar het proces om digitaal te worden, hangt af van hoe u de bovenstaande overwegingen aanpakt, dus laten we ze een voor een bekijken.
Je stapt niet van de ene op de andere dag over naar een volledig digitale praktijk. Niet succesvol in ieder geval. In plaats daarvan moet u de omvang van de verandering plannen en hoe snel deze zal plaatsvinden op basis van de mensen, vaardigheden, technologie en middelen van uw bedrijf.
Als u weet wat uw bedrijf wel en niet heeft, kunt u realistische doelen stellen voor intervallen van 12 maanden, 3 jaar en 5 jaar, allemaal om te migreren naar een volledig digitale boekhouding. Door de overgang op deze manier te faseren, kunt u gedetailleerde plannen maken voor elke fase, waardoor u meer controle over het proces krijgt.
Als onderdeel hiervan moeten bedrijven ook doelen stellen voor het aantal klanten dat ze in een bepaalde periode willen overstappen. Zorg er echter voor dat u rekening houdt met de technologie die elke klant heeft wanneer u dit doet.
De meeste bedrijven gebruiken nu op zijn minst enige cloudtechnologie, of dat nu in de vorm van gedeelde documentdrives, cloudgebaseerde servers of suites met cloudgebaseerde apps is. Het is daarom cruciaal om te begrijpen in hoeverre uw personeel en klanten deze tools al gebruiken.
Zoals hierboven vermeld, kan weten welke technologie een bedrijf beschikbaar heeft, u helpen bij het plannen en stellen van realistische doelen voor het implementeren van een transitieproces. En als medewerkers al bekend zijn met het gebruik van digitale tools en processen, zullen ze zich gemakkelijker aanpassen.
Als u weet wat uw personeel en klanten eerder hebben geprobeerd – en eventuele problemen – bij het toepassen van nieuwe technologie, kunt u ook mogelijke obstakels identificeren en vermijden.
Overweeg tot slot bij een grootschalige datamigratie of u over de juiste faciliterende processen beschikt voor zowel desktop-naar-cloud als cloud-naar-cloud dataoverdracht. Het eerste komt veel vaker voor, maar de meeste leveranciers zouden ook cloud-to-cloud-processen moeten kunnen accommoderen.
Bij het plannen van een overgang naar digitale boekhouding moeten vanaf het begin twee dingen worden geïdentificeerd:
Dit is belangrijk omdat uw klantrelaties afhankelijk zijn van de competentie van uw personeel – en de betrouwbaarheid van de technologie die zij gebruiken. En je kunt het je niet veroorloven om het vertrouwen van klanten te schaden door een gebrek aan de juiste training, expertise of tools.
U kunt het zich bijvoorbeeld niet veroorloven om tot na de overgang te wachten met het trainen van personeel over het aanklagen van nieuwe processen en technologie. Dit zou de wijzigingen moeilijk uitvoerbaar maken en tot fouten of onoplettendheid leiden. Daarom moet u ervoor zorgen dat u over de juiste mensen, teams en partners beschikt om belangrijke verandermanagementtaken op zich te nemen. Het is ook van vitaal belang om middelen in te zetten voor de overgang - je kunt niet half binnen en half buiten zijn.
Om een soepele overgang naar een volledig digitale praktijk te garanderen, moet u uw klanten gedurende het hele overgangsproces op de hoogte houden. Als onderdeel van uw oorspronkelijke plan moet u dus een duidelijk proces hebben om met klanten te communiceren, de aard en het tijdschema van de overgang uit te leggen en, nog belangrijker, hoe dit hen zal beïnvloeden. Zorg er vooral voor dat klanten de voordelen van de verandering begrijpen - en wees duidelijk over hoe u hen kunt helpen deze voordelen te realiseren.
Een cruciale overweging hierbij is of bepaalde tools of processen verplicht moeten worden gesteld voor klanten. In sommige gevallen willen klanten niet graag horen wat ze moeten doen. Maar dit is de reden waarom u duidelijk moet communiceren waarom u de nodige wijzigingen aanbrengt.
Net zoals u duidelijk met uw klanten moet communiceren, moet iedereen binnen uw bedrijf volledig op de hoogte zijn van het transitieproces. Medewerkers moeten voldoende inzicht hebben in de omvang en planning van de veranderingen, zonder onduidelijkheid over hoe hun werk na de transitie kan veranderen. Zorg ervoor dat u uitlegt hoe het bedrijf het bestaande personeel zal helpen zich aan te passen aan de verandering, en schets plannen voor trainingssessies over nieuwe technologieën en vereisten.
En hoe zit het met uw managementteam? Welnu, zelfs als ze niet direct betrokken zijn bij de planning en uitvoering van de transitie, moet je er zeker voor zorgen dat ze tijdens het hele proces zo goed mogelijk op de hoogte worden gehouden.
Daarnaast is inhuren een belangrijk aandachtspunt. U komt misschien in de verleiding om prioriteit te geven aan het inhuren van de meest ervaren boekhouders, maar het is net zo belangrijk om mensen aan te nemen met het juiste enthousiasme om nieuwe technologie te leren gebruiken.
Dus, met alle bovenstaande overwegingen in gedachten, wat zijn de voordelen van de overgang naar een volledig digitale boekhoudpraktijk? Een paar prominente voorbeelden zijn:
Samenvattend zal de verschuiving naar een volledig digitale praktijk in de meeste gevallen lang duren, en niet zonder uitdagingen. De voordelen zijn echter aanzienlijk, waardoor bedrijven een nog grotere stimulans krijgen om nu te beginnen, als ze dat nog niet hebben gedaan.
Will Farnell, oprichter van Farnell Clarke en adviseur bij Verkocht
.
Hoe de procentuele verandering in winst voor boekhouding te berekenen
De opkomst van robotica in de boekhouding
QuickBooks verhoogt de ante op MTD
Het opbouwen van een succesvolle boekhoudpraktijk vereist digitaal in het hart
Boekhouding kijkt naar een digitale toekomst
5 belangrijkste voordelen van futures-handel in het digitale tijdperk
Digitale bankinnovatie in het tijdperk van disruptie