Onze vrienden bij TaxCalc hebben dit nuttige artikel over thuiswerken gedeeld...

De perceptie van thuiswerken is de laatste jaren veranderd. Eens gemeden door werkgevers op grond van het feit dat werknemers uiteindelijk zouden verslappen, is gebleken dat flexibel werkbeleid de productiviteit en werktevredenheid verhoogt.

De reistijd voor het woon-werkverkeer kan worden verkort of helemaal worden verwijderd, waardoor er meer vrije tijd ontstaat en de reiskosten worden verlaagd. Voor bedrijven zullen de operationele kosten dalen en kan het zelfs mogelijk zijn om kantoren te verkleinen. Of het nu een oneven dag in de week is of een functie die uitsluitend thuis is, werken op afstand is voor veel organisaties snel de norm geworden.

Maar met de aanhoudende effecten van COVID-19 is thuiswerken misschien niet zomaar een optie. Om de overdracht van het nieuwe virus te beperken, worden veel werknemers aangemoedigd om zich proactief voor onbepaalde tijd van kantoor te isoleren. Met een terugkeer naar kantoor onzeker, kan het een grote stap zijn, vooral voor mensen met beperkte ervaring van een thuisgebaseerde negen tot vijf. Voor een bedrijf waar boekhoudpraktijken doorgaans in-house worden uitgevoerd, kan de overgang des te uitdagender zijn.

Vind een balans tussen werk en privé - en houd je eraan

Accountants binnen elke organisatie hebben doorgaans een paar intensieve weken aan het einde van de maand. De eerste twee weken van april zouden bijvoorbeeld worden besteed aan het nauwgezet samenstellen van de cijfers van maart - alles van inkomsten en uitgaven tot het analyseren van de waarde van vaste activa. Dit zorgt ervoor dat de boeken goed in balans zijn en helpt de aangifte vennootschapsbelasting te vereenvoudigen.

Gedurende deze tijd kan thuiswerken ongelooflijk nuttig zijn, of het nu gaat om een ​​gebrek aan afleiding of de mogelijkheid om een ​​voorsprong te krijgen in plaats van te pendelen. Hierdoor kunnen managementaccounts vaak aanzienlijk sneller worden overgedragen. Werken op afstand wordt al jaren over de hele linie ingevoerd; vóór COVID-19 was het niet ongebruikelijk dat mensen op manager- of zelfs directeursniveau uitsluitend vanuit huis werkten. Degenen die als zelfstandige werken, hebben dezelfde ervaring gehad.

De flexibiliteit die wordt geboden door werken op afstand biedt aanzienlijke voordelen voor elke computergerichte taak, maar er zijn ook nadelen. Zonder de noodzaak om terug te keren van kantoor of om 'de drukte voor te zijn', eindigen de werkuren altijd langer dan bedoeld. Zelfs met een oog op de klok kan het beantwoorden van een 'laatste e-mail' aan het einde van een dienst al snel uitmonden in een avond van onbedoeld werk. Het lijkt in eerste instantie misschien productief, maar dit wordt na verloop van tijd ernstig uitputtend. Werknemers moeten waakzaam zijn met hun diensturen om een ​​burn-out te voorkomen.

Zelfafgedwongen lunchpauzes zijn van vitaal belang. Zonder het signaal van andere collega's die weglopen om op een vast tijdstip te gaan eten, is het niet ongebruikelijk dat de typische lunch van 13:00 uur verder terug in de dag sluipt. Als het lunchtijd is, wordt dat toch vaak aan de balie gedaan. Zoals jarenlang thuiswerken kan aantonen, heeft dit op de lange termijn bijwerkingen; al die extra schermtijd telt op, en degenen met perfect zicht zouden al snel een afspraak kunnen maken bij de opticien om de hoofdpijn en duizeligheid die het gevolg zijn op te lossen.

Plaats indien mogelijk naast een raam - onderzoek de '20-20-20'-regel om frequente pauzes van het scherm af te dwingen - en investeer in een zelfstandige monitor om te voorkomen dat u uitsluitend vanaf een 13-inch laptop werkt. In sommige gevallen kan dit worden gefinancierd door de werkgever, of fiscaal aftrekbaar als zakelijke kosten als zelfstandige.

Opfrissen

Het lijkt in eerste instantie misschien contra-intuïtief, maar het thuiskantoor moet worden behandeld als een werkomgeving. Sloot de pyjama uit en draag schoenen, geen pantoffels. Investeer in kamerplanten. Verfraai de studeerkamer als je die hebt, of creëer een ‘hoekje’ in de hoek van een kamer. Als je thuiswerken als een luie dag beschouwt, kun je er zeker van zijn dat het dat ook zal zijn. Aankleden voor werk creëert ook een extra grens aan het eind van de dag:uit 'werkkleding' komen betekent dat het werk erop zit en dat het huis nu een plek is om te ontspannen.

Thuiswerkers brengen minimaal acht uur per dag door in deze ruimte, dus het moet uitnodigend zijn. Gebruik indien mogelijk een bureau om ervoor te zorgen dat er niet op de bank wordt gewerkt; op dit moment is de enige betekenaar voor het einde van de dag het sluiten van de laptop. Overweeg niet eens om in bed te werken. Thuiswerkers voor de lange termijn op een geschikte locatie kunnen zelfs overwegen om een ​​huisdier mee te nemen in het gezin als gezelschap, op voorwaarde dat er vooraf goed over is nagedacht.

De schijn ophouden

Zelfs met een levendige en semi-professionele omgeving thuis, kan de standaard van professionele en persoonlijke communicatie eronder lijden.

Nu face-to-face interactie geen optie meer is, kan het ingewikkeld zijn om problemen op te lossen of effectief samen te werken aan bepaalde taken via een chatbox. Bestrijd de frustratie van gemiste berichten door 'digitale werkruimten' zoals Microsoft Teams, Slack of Monday.com te introduceren om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Deadlines, berichten en bestanden kunnen in één keer worden gedeeld met individuen, specifieke groepen of het hele ‘kantoor’. Dit helpt niet alleen om een ​​sociaal isolement te verzachten, het beperkt ook de mate van verstoring die kan worden ervaren bij het verlaten van het kantoor.

Het is niet alleen productiviteitssoftware die moet worden overwogen. Voor elke accountant is gemakkelijke toegang tot beveiligde bedrijfsdocumenten van vitaal belang voor de normale gang van zaken. De bekroonde CloudConnect-service van Taxcalc kan bijvoorbeeld de conventionele desktopervaring weerspiegelen door toegang te krijgen tot gegevens die normaal alleen via werkcomputers beschikbaar zouden zijn. In wezen hebben werknemers toegang tot wat ze nodig hebben vanuit hun thuisconfiguratie, of dat nu een laptop op de keukentafel is, het pas opgeknapte thuiskantoor of waar dan ook met een internetverbinding.

Omgaan met onzekerheid

Op het moment van schrijven is het advies van de overheid om fysiek contact te vermijden om de verspreiding van het COVID-19 virus te beperken. Thuiswerkers moeten het advies van gezondheidswerkers opvolgen naarmate de situatie zich de komende maanden ontwikkelt, maar het is ook van vitaal belang om te voorkomen dat ze een avatar worden. Uren achter een scherm kunnen ertoe leiden dat eens hechte collega's afstandelijk worden en sociale vaardigheden in het algemeen achteruitgaan.

In eenvoudiger tijden zou dit allemaal voorkomen kunnen worden door doordeweeks af te spreken met collega's, bijvoorbeeld om beurten bij elkaar thuis te werken of af te spreken in een café. Andere opties zijn gedeelde werkruimtes, met zowel grote ketens als onafhankelijke kantoren die tegenwoordig overal in het VK beschikbaar zijn. Dit soort groepssamenwerking wordt voorlopig sterk afgeraden, maar moet worden beschouwd als onderdeel van een langetermijnstrategie voor werken op afstand zodra de normale dienstverlening wordt hervat.

De overstap maken van een fulltime kantoormedewerker is een groot probleem en moet niet lichtvaardig worden opgevat. Het is onduidelijk hoe lang kantoormedewerkers nodig hebben om zich thuis te vestigen, en voor velen zal de komende periode ontmoedigend lijken. De transitie kan leuk, flexibel en productief zijn, maar alleen als de juiste maatregelen worden getroffen.

TaxCalc  maakt eenvoudige, geïntegreerde en betaalbare software die is ontworpen om mee te groeien met u. Bestaande uit krachtige  belasting ,  accounts ,  BTW  en  oplossingen voor praktijkbeheer , elk product is nauwkeurig ontworpen om uw praktijk toekomstbestendig te maken. Al onze producten werken prachtig samen op hetzelfde platform, delen naadloos gegevens en beschikken over onze beroemde SimpleStep®- en Check &Finish-processen. Met onze  nieuwe oplossing voor praktijkbeheer , iedereen in uw bedrijf zal slimmer, sneller en beter georganiseerd kunnen werken. TaxCalc biedt veel, en dat is inclusief de prijs. Vertrouw op de oefensoftware die wordt vertrouwd door 9.000 Britse bedrijven.