Als eigenaar van een klein bedrijf hebt u misschien overwogen een 1099-onderaannemer in te huren. In sommige opzichten kan een onderaannemer u meer flexibiliteit bieden dan een werknemer. Onderaannemers zijn verantwoordelijk voor hun eigen vergunningen en loonheffingen.

Maar u moet voorzichtig zijn bij het maken van een 1099-contract voor aannemers. U wilt een werknemer niet verkeerd classificeren als onderaannemer. De IRS controleert de classificatie van werknemers. Het verkeerd classificeren van werknemers kan kostbaar zijn en u kunt te maken krijgen met boetes en vergoedingen van de IRS.

Als u eenmaal begrijpt hoe u een werknemer moet classificeren, kunt u het wervingsproces voor een 1099-onderaannemer starten. Houd rekening met deze tips wanneer u een onderaannemer inhuurt.

Ken de geschiedenis van de 1099 onderaannemer

Het is belangrijk om te weten hoe de 1099 onderaannemer werkt voordat u ze inhuurt. Vraag de werknemer om voorbeelden van hun eerdere werk te zien. Een onderaannemer kan een website of portfolio hebben.

Voldoet het werk aan uw eisen? Bepaal of de onderaannemer resultaten kan produceren die aan uw verwachtingen voldoen.

Vraag naar referenties of klantvoorbeelden om meer details te krijgen over de geschiedenis van de onderaannemer.
Praat met anderen die bij de onderaannemer betrokken zijn geweest om een ​​momentopname van hun werk te krijgen. Vraag minstens twee referenties.

Als de onderaannemer een licentie of vergunning moet hebben, zorg er dan voor dat deze een licentie heeft. Controleer of uw staat vereist dat 1099 onderaannemers een licentie hebben. Zonder vergunning bent u mogelijk aansprakelijk voor ongevallen tijdens het project.

Houd altijd een schriftelijke 1099 onderaannemersovereenkomst

Maak een schriftelijke overeenkomst voordat u een onderaannemer inhuurt. Een standaardformulier voor onderaannemersovereenkomst helpt u als de IRS de status van de werknemer in twijfel trekt. De 1099 onderaannemerovereenkomst verduidelijkt ook de verwachtingen van alle betrokken partijen voor het project.

Neem in een standaardovereenkomst met onderaannemers details op over de tariefstructuur, betalingsvoorwaarden en het annuleringsbeleid. Noteer ook eventuele vervaldatums voor betalingen en datums voor de start en voltooiing van het project.

Geef in de overeenkomst aan hoe de onderaannemer het werk zal uitvoeren. Leg de kenmerken van hun werk vast om aan te tonen dat de status van de werknemer 1099 onderaannemer is.

Zowel u als de onderaannemer moeten de overeenkomst ondertekenen voordat u aan het werk gaat. Als u problemen ondervindt terwijl de onderaannemer werkzaamheden uitvoert, raadpleeg dan de overeenkomst. Behandel problemen volgens de voorwaarden die u bent overeengekomen.

Laat de 1099 onderaannemer formulier W-9 invullen

Wanneer u met een 1099 onderaannemer werkt, bent u niet verantwoordelijk voor de inhouding van loonheffingen. De onderaannemer verzorgt het werknemers- en werkgeversdeel van de loonheffingen. Laat de werknemer formulier W-9 invullen om aan te tonen dat hij alle loonbelasting zal afhandelen.

Elke onderaannemer moet formulier W-9 invullen voordat hij met het werk begint. Op het formulier identificeert de onderaannemer het type bedrijfsstructuur (eenmanszaak, vennootschap, enz.).

Formulier W-9 vraagt ​​ook om de naam van de onderaannemer en het Taxpayer Identification Number (TIN). Het FIN kan een sofinummer of een werkgeversidentificatienummer (EIN) zijn.

Bewaar het ingevulde formulier W-9 in ons bestand. Gebruik aan het einde van het jaar formulier W-9 om formulier 1099 in te vullen voor elke onderaannemer die u hebt betaald. Dit toont de IRS het inkomen dat de onderaannemer van uw bedrijf heeft ontvangen. Dien ook formulier 1096 in om het totale bedrag te tonen dat u aan al uw 1099 onderaannemers hebt betaald.

Zorg ervoor dat het formulier W-9 elke keer dat u met een onderaannemer werkt up-to-date is. Bewaar formulier W-9 ten minste drie jaar in het bestand.

Heeft u een gemakkelijke manier nodig om uw 1099-betalingen te volgen? Patriot's online boekhouding geeft u onbeperkt 1099 formulieren en u kunt een onbeperkt aantal aannemers en leveranciers betalen. Probeer het vandaag gratis (+ gratis ondersteuning!).

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op 6-2-2013.