Als eigenaar van een klein bedrijf kunt u onafhankelijke contractanten inhuren om zakelijke behoeften aan te pakken. Wanneer u een onafhankelijke contractant betaalt, ontvangen zij een vergoeding voor niet-werknemers. Wat is een vergoeding voor niet-werknemers?
Niet-werknemersvergoeding is het geld dat u betaalt aan een onafhankelijke aannemer die werk voor u uitvoert. De vergoeding van niet-werknemers omvat vergoedingen, commissies, prijzen en onderscheidingen voor diensten.
U zult vergoedingen voor niet-werknemers anders behandelen dan werknemerslonen. U houdt geen belasting in voor een onafhankelijke aannemer omdat deze niet op uw loonlijst staat.
Voordat u een vergoeding voor niet-werknemers betaalt en de lonen meldt, moet u bepalen of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke contractant is.
U moet uitzoeken of de werknemer de status van niet-werknemer krijgt. Bepalen of een werknemer een werknemer versus een onafhankelijke contractant is, kan moeilijk zijn. Het verkeerd classificeren van werknemers gaat gepaard met het terugbetalen van lonen, belastingen en mogelijk boetes en gerechtskosten.
Om te kiezen tussen de status van werknemer of onafhankelijke contractant, moet u aandacht besteden aan uw relatie met de werknemer. Als werknemers kunnen kiezen welk werk ze doen en hoe ze taken moeten uitvoeren, zijn ze meestal geen werknemers.
Het Department of Labor (DOL) kijkt naar zes economische realiteiten (factoren) om de status van de werknemer te bepalen. Hier zijn enkele vragen die u moet stellen over de werknemer, volgens de DOL:
Laten we deze vragen gebruiken om te beantwoorden of een werknemer een onafhankelijke contractant of werknemer kan zijn. U huurt een werknemer, Clark, in om drie kantoren in uw bedrijf opnieuw in te richten.
U zou deze werknemer classificeren als een onafhankelijke contractant.
Het nauwkeurig classificeren van werknemers is belangrijk voor het indienen en storten van belastingen. Als u een werknemer heeft, houdt u belasting in op hun loon. Zodra u een werknemer betaalt als niet-werknemer, moet de werknemer zelfstandigenbelasting betalen.
Werknemers en zzp'ers betalen verschillende belastingtarieven. Houd federale inkomstenbelasting en VAIS-belasting (sociale zekerheid en Medicare-belastingen) in op het loon van een werknemer. Het federale tarief van de inkomstenbelasting wordt bepaald door wat de werknemer beweerde op hun formulier W-4. Met de looninhouding van VAIS houdt u 7,65% van het loon van de werknemer in (6,2% voor Sociaal, 1,45% voor Medicare). En u draagt ook een bijpassend werkgeversdeel van 7,65% van hun loon bij. Dit is in totaal 15,3% voor VAIS.
Wanneer u een onafhankelijke contractant betaalt, houdt u geen belasting in op hun loon. Hierdoor hoeft u het werkgeversdeel voor VAIS niet te betalen. In plaats daarvan betaalt de zelfstandige ondernemer het belastingtarief voor zelfstandigen van 15,3% van zijn loon. De belasting op zelfstandigen gaat naar sociale zekerheid en Medicare-belastingen, net als VAIS. Maar de werknemer betaalt meer zelfstandigenbelasting omdat er geen werkgever is.
Als er een vermoeden bestaat dat de werknemer verkeerd is geclassificeerd, kunt u of de werknemer Form SS-8, Bepaling van de werknemersstatus voor doeleinden van federale werkgelegenheidsbelastingen en bronbelasting, indienen bij de IRS. Dit formulier verzoekt de IRS de situatie te beoordelen en een officiële beslissing te nemen.
Als u een onafhankelijke contractant $ 600 of meer heeft betaald, moet u formulier 1099-NEC, Compensatie voor niet-werknemers, indienen.
Om formulier 1099-NEC in te vullen, moet de onafhankelijke contractant formulier W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, invullen wanneer ze voor u aan het werk gaan. Formulier W-9 bevat de naam van de werknemer, het belastingidentificatienummer (TIN) en het adres dat u nodig hebt om formulier 1099-NEC in te vullen.
Wanneer u formulier 1099 invult, stuurt u een kopie naar de onafhankelijke contractant, de IRS en de belastingdienst van de staat (indien van toepassing). Bewaar een kopie van het formulier voor uw eigen administratie. Formulier 1099 moet door alle partijen zijn ontvangen voor de indieningsdeadline van 1099, 31 januari van het jaar volgend op de betaling.
Als u Form 1099 indient, moet u ook Form 1096, Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns invullen. Zorg ervoor dat u formulier 1096 naar de IRS en de staatsafdeling (indien van toepassing) stuurt wanneer u ze formulier 1099 verstuurt. Bewaar ook een kopie voor uw zakelijke administratie.
Sommige online boekhoudproviders geven u toegang tot onbeperkte formulieren 1099 en 1096. Of u nu een of twintig onafhankelijke contractanten voor u heeft, u kunt de formulieren eenvoudig maken en afdrukken.
Als u geen boekhoudsoftware gebruikt, kunt u formulieren 1099 en 1096 bestellen bij de IRS.
Als u een fout maakt op formulier 1099-NEC, moet u een gecorrigeerd 1099 uitgeven. Bepaal eerst het type fout dat u op het formulier hebt gemaakt. Voer vervolgens de juiste informatie in en vink het vakje "gecorrigeerd" aan op een nieuw formulier 1099. U moet ook een nieuw formulier 1096 invullen.
Nadat de nieuwe formulieren zijn ingevuld, stuurt u formulier 1099 naar de onafhankelijke contractant, de IRS en de vereiste belastingdienst van de staat (indien van toepassing). Bewaar een kopie voor uw administratie. Stuur een gecorrigeerd formulier 1096 naar de IRS, eventuele belastingafdelingen van de staat, en bewaar er een voor uw administratie.
Soms is het niet eenvoudig om te bepalen wie een onafhankelijke contractant is. Hier zijn drie voorbeelden om u te helpen die beslissing te nemen.
Stel dat u een bloemenwinkel heeft. Je doet leveringen met een bedrijfsbus, maar op een dag gaat de bus kapot. U betaalt een onafhankelijke monteur (die niet voor een werkgever werkt) $ 800 om het busje te repareren. U heeft de monteur betaald met een vergoeding voor niet-werknemers.
U moet de monteur Form 1099 sturen. Schrijf $ 800 op de 1099-NEC. Wanneer u de monteur betaalt, houdt u geen federale inkomstenbelasting of VAIS-belasting in (sociale zekerheid en Medicare-belastingen), wat u wel zou doen met een werknemer.
U bent nog steeds de eigenaar van de bloemenwinkel, maar u bezit ook een auto die uw persoonlijke voertuig is. U gebruikt uw personenauto niet voor de bedrijfsvoering. Je auto moet ook gerepareerd worden, dus je betaalt dezelfde monteur $600 om hem te repareren.
Omdat de monteur uw persoonlijke auto repareert (geen zakelijke auto), hoeft u hem geen formulier 1099 te geven. De monteur is geen onafhankelijke aannemer die werk voor uw bedrijf doet.
Stel dat u een freelancer inhuurt om de website van uw bedrijf te runnen. Je hebt haar het hele jaar door $2.500 betaald om de website te runnen. Als freelancer is zij niet uw werknemer. In plaats daarvan is ze een onafhankelijke contractant. Je hebt haar $ 2500 aan niet-werknemersloon betaald.
Voer $ 2500 in op formulier 1099-NEC en stuur haar een kopie van formulier 1099. Nogmaals, u houdt geen belasting in op haar salaris.
Werknemers die een vergoeding voor niet-werknemers ontvangen, zijn onafhankelijke contractanten, niet uw werknemers.
Heeft u onafhankelijke contractanten ingehuurd om werk voor uw bedrijf te doen? De boekhoudsoftware van Patriot maakt het gemakkelijk om vergoedingen voor niet-werknemers te betalen, vast te leggen en te rapporteren. Probeer het vandaag nog gratis!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 15 juli 2013.