Werkt uw kleine onderneming met contant geld? Meer dan waarschijnlijk is het antwoord ja. En als u contante uitgaven heeft, moet u deze opnemen in een kasuitbetalingsjournaal.

Het maken van journaalboekingen voor transacties van kleine bedrijven zou als een tweede natuur moeten zijn. Maar met zoveel soorten invoer kan het moeilijk zijn om bij te blijven. Lees verder om een ​​beter beeld te krijgen van het opnemen van contante uitbetalingen in uw boeken.

Wat is contante uitbetaling?

Een contante uitbetaling is een betaling die een bedrijf doet met contant geld of een equivalent daarvan. Contante uitbetalingen laten zien hoeveel geld uit een bedrijf stroomt. U kunt de uitbetalingen van uw bedrijf vergelijken met het geld dat uw bedrijf binnenkomt om te bepalen of u een positieve of negatieve cashflow heeft.

Dus, wat wordt beschouwd als een contante betaling? Is het gewoon contant? Blijkt, nee. Contante betalingen omvatten:

• Contant
• Controleer
• EFT-betaling (elektronische overboeking)

Het kopen van inventaris of kantoorbenodigdheden, het uitbetalen van dividenden of het betalen van zakelijke leningen met contanten of kasequivalenten zijn voorbeelden van uitbetalingen.

Uw contante uitbetalingsjournaal kan een up-to-date momentopname van deze contante betalingen gedurende een specifieke periode (bijvoorbeeld kwartaal of jaar) bieden. Het missen van een journaalboeking kan uw lopende balans verstoren en ervoor zorgen dat u uw financiële gezondheid verkeerd inschat.

Houd er rekening mee dat contante uitbetalingen slechts de helft van de munt zijn. U moet ook contante ontvangsten registreren wanneer u geld ophaalt bij uw klanten. Registreer inkomende contante betalingen in een apart kasontvangstjournaal.

Uw kasuitbetalingsdagboek maken

Uw kasuitbetalingsdagboek is een overzicht van al het uitgaande geld van uw bedrijf. Door alle contante betalingen te specificeren, helpt dit dagboek bedrijven bij het organiseren van hun uitgaande contante administratie.

Voordat u een uitbetalingsdagboek aanmaakt, moet u het volgende weten:

• Wanneer moet je ze maken
• Welke informatie moet worden opgenomen
• Hoe ze eruit moeten zien
• Waar de journaalboekingen naartoe gaan

Lees hieronder meer over het maken van uw kasuitbetalingsdagboek.

Wanneer maak je een dagboek?

Maak en update een kasuitbetalingsdagboek wanneer u iets koopt met contant geld of een equivalent daarvan.

Stel dat u een cheque van $ 320 uitschrijft voor een nieuwe printer. U zou een nieuwe regel in uw dagboek maken voor de aankoop.

Welke informatie moet u opnemen?

Wees zo specifiek mogelijk als het gaat om het vastleggen van contante uitbetalingen. Vermeld niet alleen het bedrag dat u aan de transactie hebt uitgegeven.

Contante uitbetalingsjournalen moeten het volgende bevatten:

• Datum
• Naam begunstigde
• Bedrag afgeschreven of gecrediteerd
• Betrokken accounts (bijv. betaalmethode)
• Doel van de transactie

Afhankelijk van de betaalmethode wilt u misschien ook aanvullende informatie vastleggen, zoals het chequenummer.

Haal bij het opnemen van uw uitbetalingsjournaal informatie uit aankoopbonnen, chequeboekstrookjes of facturen.

Hoe ziet een kasuitbetalingsdagboek eruit?

Omdat u geld of kasequivalenten uitgeeft, moet u de rekening voor geldmiddelen of kasequivalenten verlagen. U kunt dit doen door het te crediteren. U moet ook de bijbehorende onkostenrekening debiteren.

Hier is een voorbeeld van hoe uw journaalboekingen eruit kunnen zien.

Nadat u journaalboekingen hebt gemaakt, voegt u ze toe aan uw kasuitbetalingsjournaal. Uw kasuitbetalingsdagboek zou er als volgt uit moeten zien:

Waar gaat het kasuitbetalingsjournaal naartoe?

Nadat u een kasuitbetalingsdagboek hebt gemaakt, is uw werk nog niet voorbij. Gebruik de informatie uit uw kasuitbetalingsdagboek om uw andere gegevens bij te werken.

Voer de informatie uit uw uitbetalingsdagboek in uw grootboek voor kleine bedrijven in. Breng debet- en creditbedragen, de datum en een beschrijving van de transactie over naar uw grootboek.

Nadat u de informatie in uw grootboek heeft geplaatst, berekent u nieuwe saldi voor elke rekening.

Naast het overboeken van kasuitbetalingsjournaalgegevens naar uw grootboek, kunt u het ook gebruiken voor het afstemmen van bankafschriften. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat de journaalboekingen van uw contante betalingen overeenkomen met uw bankafschriften.

Voorbeeld van kasuitbetalingsdagboek

Stel dat u de volgende contante of gelijkwaardige betalingen doet:

• Leningbetaling van $ 250
• Voorraadaankoop van $ 500
• Dividendbetaling van $2.500

Maak eerst journaalboekingen die uw geldrekeningen crediteren en de bijbehorende rekeningen debiteren.

Werk nu uw kasuitbetalingsdagboek bij, zodat het er als volgt uitziet:

Ben je het beu om je boeken handmatig te verwerken? De online boekhoudsoftware van Patriot kan de manier waarop u inkomend en uitgaand geld bijhoudt, stroomlijnen. Start vandaag nog uw gratis proefperiode!