Als uw balies vol staan ​​met bankafschriften en rekeningen en uw persoonlijke financiële administratie een bron van frustratie is, is het misschien tijd om papieren op te ruimen en uw papierverwerkingssysteem een ​​poetsbeurt te geven.

Elk moment is een geschikt moment om uw financiële administratie te ordenen en een plan op te stellen voor het beheren van de lawine van rekeningafschriften, beleidsmeldingen, volmachten voor beleggingsfondsen en verkoopbonnen die fysieke en psychologische ruis in uw huis veroorzaken.

Inderdaad, rommel zorgt voor stress.

Barbara Reich, een professionele organisator in New York City, en auteur van 'Secrets of an Organised Mom', zei dat papieren rommel niet alleen angst veroorzaakt, maar ook tot verspilling leidt.

"Er is niets beters dan een opgeruimd bureau te zien", zei ze. "Je bent minder tijd kwijt aan het zoeken naar dingen en je bespaart geld omdat je geen producten of diensten koopt die je al hebt."

Door hun financiële papierwerk onder controle te krijgen, zei Reich, hebben consumenten meer uren in de dag om te doen waar ze van houden (trainen, binge-tv) en zijn ze veel meer geneigd om rekeningen op tijd te betalen, wat een fatale slag voor het hart is van vermijdbare late vergoedingen.

Bovendien gaat het het zogenaamde sneeuwbaleffect tegen. "Als je je rekening niet op tijd betaalt, blijven ze je sturen, dus nu heb je er vier in plaats van één rekening en dan kost het meer tijd om te bepalen of je hem hebt betaald of niet," zei Reich.

Ga voor groen

Misschien is de gemakkelijkste plaats om uw opruimcampagne te beginnen, te vragen dat alle vormen van communicatie van financiële dienstverleners (banken, makelaars, beheerders van pensioenregelingen, enz.) en crediteuren via e-mail worden verzonden.

Tegenwoordig maken de meeste het gemakkelijk om digitaal te gaan, wat niet alleen de hoeveelheid post die je moet doorzoeken, minimaliseert, maar ook de poolijskappen stevig maakt.

Vraag uw werkgever om uw salaris rechtstreeks te storten, alle rekeningen die u niet meer gebruikt op te zeggen en waar mogelijk creditcardrekeningen en bankrekeningen te consolideren, zei Reich.

Terwijl u bezig bent met het opruimen van papierwerk, kunt u ook overwegen om een ​​einde te maken aan leverancierscatalogi en andere ongewenste e-mail die u niet langer wilt ontvangen. Catalog Choice, een non-profitorganisatie die zich inzet voor het elimineren van ongewenste e-mail, biedt hiervoor een gratis service, net als de Direct Marketing Association, die een eigen online register aanbiedt.)

Reich raadt verder aan om uw rekening op de automatische piloot te laten betalen.

De meeste schuldeisers, waaronder nutsbedrijven, autoleningmaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen, gezondheidsclubs en hypotheekmaatschappijen, maken automatische betalingen rechtstreeks vanaf uw betaalrekening mogelijk. En ze houden uw rekeningtransacties vaak meerdere jaren bij, wat u de moeite bespaart om ze op te slaan. Extra voordeel:digitaal gaan helpt om uw financiële administratie te beschermen tegen brand, overstroming en verlies als gevolg van foutieve archivering.

1, 2, 3 archiveringssysteem

Het maakt niet uit hoe toegewijd u bent om groen te worden, u zult ongetwijfeld nog steeds met papieren post te maken hebben - en veel daarvan.

Om de toestroom te beheren, moet je triage uitvoeren.

Reich zei dat alles wat binnen drie minuten of minder kan worden afgehandeld, onmiddellijk moet worden afgehandeld.

"Ik vertel mensen dat ze de creditcard die ze het meest gebruiken moeten onthouden, omdat je vrij snel voor kleinere rekeningen kunt zorgen als je je nummer uit de hand kent," zei ze.

Al het andere dat actie vereist - indienen, betalen of opvolgen - wordt in een inbox op een centrale locatie gegooid. (Het is tijdelijk. Ontspan.)

Dat geeft uw papierwerk een plek om naar huis te bellen, zodat u later geen tijd hoeft te besteden aan het verzamelen van rekeningen van uw thuiskantoor, werkbladen en nachtkastje.

Maak een aparte map in je inbox voor dingen die direct moeten worden afgehandeld en een andere voor items die moeten worden opgeborgen.

Wijs dan een avond van de week aan om je weg naar de bodem van de stapel te werken, zei Reich, en merkte op dat je nooit papieren dossiers moet bewaren als herinnering om een ​​telefoontje te plegen. Betaal het, gooi het weg en zet eventuele vervolgacties op je takenlijst.

Als je de rommel liever elke dag in kleinere doses snijdt, werkt dat ook, zegt Lianne Hofer, een professionele organisator en oprichter van The Clutter Consultant in Charlotte, North Carolina.

"Sommige mensen adresseren hun inkomende post graag meteen en anderen laten het een paar dagen opstapelen totdat ze eraan toe zijn", zei ze. "De truc is om je sweet spot te vinden, want als je het te lang laat ophopen, voelt het overweldigend en zul je het vermijden."

Net als bij je inbox, moet het bestandssysteem dat je gebruikt overzichtelijk en duurzaam zijn.

De strategieën verschillen, maar Hofer geeft de voorkeur aan hangmappen met kleurcodering die door elk afzonderlijk account worden gelabeld.

Een ringband met drie ringen is geschikt voor minder belangrijke rekeningen die maar een jaar of minder hoeven te worden bewaard, inclusief rekeningen van nutsbedrijven, maandelijkse hypotheekafschriften en creditcardafschriften.

Bewaar het of gooi het weg

Een deel van de uitdaging van het beheren van de toestroom van financiële gegevens en het opschonen van papieren is te weten wat moet worden bewaard en voor hoe lang.

Consumer Reports stelt een eenvoudig systeem voor:bewaar één bestand (denk aan accordeon) voor gegevens die u minder dan een jaar zult bewaren, zoals uw geldautomaat, bankdeposito en creditcardbewijzen, totdat u ze in overeenstemming brengt met uw maandelijkse afschriften. Versnipper vervolgens alles wat u niet nodig heeft voor uw belastingaangifte. Verzekeringspolissen en investeringsverklaringen, zo suggereert het, moeten worden bewaard totdat de nieuwe arriveren.

Een ander bestand moet papieren bevatten die u iets langer moet bewaren - een jaar of langer. Dat omvat leningdocumenten totdat de lening is afbetaald, de titels voor uw auto's totdat u ze verkoopt, en alle papierwerk dat de oorspronkelijke aankoopprijs (kostenbasis) toont van aandelen, obligaties of beleggingsfondsen die u bezit totdat u ze verkoopt, dus u kan uw belastbare winst (of verlies) berekenen.

Een derde bestand, suggereert Consumer Reports, moet worden gewijd aan items die u zeven jaar moet bewaren, namelijk belastingaangiften en ondersteunende documentatie zoals bonnen. De Internal Revenue Service kan tot zes jaar lang onbetaalde belastingen innen of juridische procedures starten als u uw bruto-inkomen met meer dan 25 procent onderrapporteert.

Ten slotte suggereert Consumer Reports dat de belangrijkste documenten, die moeilijk te vervangen zijn en voor altijd moeten worden bewaard, gescheiden en beveiligd moeten worden.

Een brandveilig veilig of met een wachtwoord beveiligd elektronisch bestand, zo merkt het op, kan voldoende zijn voor jaarlijkse bank- en investeringsafschriften, documenten voor vermogensplanning, pensioeninformatie, verzekeringspolissen, loonstrookjes, belastingdocumenten en de inventarislijst van uw kluis.

Maar een kluis, zo suggereert het, is een betere keuze voor geboorte- en overlijdensakten, socialezekerheidskaarten, paspoorten, levensverzekeringsdocumenten, leningdocumenten, huwelijks- en echtscheidingsdecreten, militaire ontslaginformatie, voertuigtitels en een inventaris van de inboedel van uw huis (mocht u ooit een verzekeringsclaim moeten indienen).

Financiële gegevens per e-mail moeten op dezelfde manier worden verwerkt, zei Reich. In plaats van ze in je inbox op te slaan, stelt ze voor om digitale mappen te maken voor al je financiële rekeningen en ze naar de juiste mappen te slepen zodra je ze leest.

Om uw bankafschriften en financiële gegevens direct beschikbaar te houden, zei ze, kunt u overwegen ze als pdf op uw computer op te slaan.

Het kost wat tijd om uw administratiesysteem te transformeren, maar de beloningen zijn de kosten meer dan waard.

"We verspillen zoveel tijd en energie en raken zo ongelooflijk gefrustreerd als we dingen niet in handen kunnen krijgen wanneer we ze nodig hebben", zegt Hofer. "Stel je voor hoeveel rustiger en productiever je kunt zijn als je een georganiseerd systeem hebt en hoeveel meer vrije tijd je in je dag zult hebben."