U kunt van tijd tot tijd vooruitbetalen voor services, mogelijk om een ​​betere deal voor het werk te krijgen, of misschien omdat het een van de voorwaarden van een aanbieding is om services van tevoren in te plannen. Soms, wanneer u dit doet, komen er dingen naar voren en worden de services niet voltooid zoals u had gepland. In dit geval moet u mogelijk een brief schrijven aan de dienstverlener of aannemer om uw geld terug te vragen. Een brief schrijven in dit soort ongemakkelijke situaties vereist tact en talent.

Stap 1

Schrijf je brief op papier. Hoewel e-mail een populair en snel middel is om met mensen en bedrijven te communiceren, voldoet het mogelijk niet aan de wettelijke vereisten die aan een brief worden gesteld. Papieren brieven per post zijn doorgaans ook effectiever in het communiceren van wat er precies mis is gegaan en wat u zoekt om de situatie te verhelpen.

Stap 2

Stel uw brief op in een zakelijk blokformaat, waarbij de hele brief links uitgelijnd is, of elke geschreven regel zelfs aan de linkerkant van de pagina. Begin bovenaan met de datum en ga naar beneden om uw naam en adres te schrijven. Ga vanaf daar een paar regels naar beneden en schrijf het adres van de persoon naar wie je de brief stuurt. Ga nog een paar regels naar beneden en schrijf je begroeting. Begroet de persoon bij naam en blijf uit de buurt van "Geachte heer" of "Aan wie het aangaat."

Stap 3

Schrijf duidelijk en gebruik professionele, duidelijke taal. Gebruik duidelijke termen die gemakkelijk te begrijpen zijn en vraag rechtstreeks om terugbetaling, met vermelding van de reden waarom u erom vraagt. Vermeld alle relevante informatie, zoals de datum waarop het werk zou moeten beginnen en eindigen. Vermeld ook alle inspanningen die u hebt gedaan om contact op te nemen met de persoon om het werk te regelen. Maak de brief vriendelijk en professioneel en onthoud u van grof taalgebruik of zakelijk jargon.

Stap 4

Zeg precies wat je zoekt in de brief. Dit is een oproep tot actie; als je een terugbetaling van $ 200 wilt, zeg dat dan. Vermeld een datum waarop u contact opneemt met het bedrijf als u niets van hen hebt vernomen. Geef voldoende contactgegevens voor jezelf en vertel wat je voorkeursmethode is om contact op te nemen. Controleer uw brief zorgvuldig en voer een spellingcontrole uit op de brief als u een computer gebruikt. Geef een datum op waarop u verwacht terug te horen, en maak duidelijk dat u belt als u dat niet doet.

Tip

Verstuur elke brief met het verzoek om iets dat later tot juridische stappen kan leiden, per aangetekende post, met ontvangstbewijs gevraagd. Bewaar een kopie van de brief met het ontvangstbewijs als bewijs van de correspondentie.

Waarschuwing

Dreig niet met juridische stappen en maak geen holle dreigementen in uw brief. Bij veel bedrijven plaatst de vermelding van een advocaat de brief in een geheel andere categorie. Een bedrijf dat in eerste instantie volledig bereid was om een ​​terugbetaling te doen, kan de brief doorverwijzen naar de juridische afdeling als u juridische stappen vermeldt, die het terugbetalingsproces zouden kunnen vertragen of stopzetten.