Werken op afstand is een nietje geworden bij grote en kleine bedrijven. Voor veel bedrijven is het een blijvertje.

Dus hoe ziet personeelsbeheer er van een afstand uit?

We wendden ons tot bedrijfseigenaren voor advies over het managen van een team op afstand.

We vroegen 15 leiders van kleine bedrijven:"Wat is uw belangrijkste tool die u gebruikt om medewerkers op afstand effectief te beheren?"

Je hebt waarschijnlijk wel eens van een aantal van deze tools gehoord. Anderen zullen je misschien verrassen.

Zoomen

Er is maar zoveel dat via e-mail kan worden gedaan. Als je iets gedaan moet krijgen buiten een eindeloze e-mailketen en je mist die persoonlijke verbinding die plaatsvindt in traditionele vergaderingen, dan zou Zoom je go-to-tool moeten zijn. Hoewel videoconferenties in groepen de belangrijkste functie zijn, biedt Zoom ook mogelijkheden voor het delen van schermen en de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen voor toekomstig gebruik of voor personen die niet aanwezig konden zijn.
- Jon Schneider, Recruiterie

Google Drive

Als u een cloudopslagservice zoals Google Drive gebruikt, kunt u niet alleen grote bestanden op een centrale locatie opslaan, maar kunt u ook in real-time met teamleden aan bestanden werken. tijd, gebruikmakend van de functies van Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties die worden aangeboden via Google Drive. Cloudopslag is ook handig wanneer bestanden te groot zijn om via e-mail te verzenden. Door deze documenten eenvoudig te delen via Google Drive, kan iedereen ze op elk moment krijgen.
- Denise Gredler, BestCompaniesAZ

Asana

Projectbeheersoftware is mijn favoriete tool voor het beheren van externe medewerkers voor een digitaal PR-bureau. Of u nu de voorkeur geeft aan Asana, Trello of iets dergelijks, projectbeheersoftware zal een revolutie teweegbrengen in uw beheermogelijkheden. De meeste software is niet alleen aanpasbaar en intuïtief, maar ze zijn ook mooi voor managers zoals ik die op zoek zijn naar een esthetische organisatie. Dus voordat u overweegt een assistent in te huren, moet u eerst een projectmanagementtool proberen.
- Emily Bosak, Markitors

Microsoft Teams

Microsoft Teams is zeer waardevol geweest voor mijn externe team. Hier vindt de meeste correspondentie met het team plaats. Het is een chat-app die is ontworpen voor vergaderingen en documenten. Het werkt ook goed voor willekeurige gesprekken, maar is op zijn best wanneer je samen met het team een ​​voorstel uitwerkt of een project schetst. U kunt deelnemen aan een videogesprek, uw scherm delen en elke discussie vastleggen in lange berichten. Het is bijna opnieuw uitgevonden e-mail en houdt daar niet op. U kunt meer doen met Microsoft Teams wanneer u het verbindt met andere ondersteunde apps met behulp van de geautomatiseerde workflows van Zapier. Houd facturen bij in Teams terwijl ze worden betaald, krijg direct inzicht in nieuwe leads door ze automatisch op een kanaal te plaatsen zodra ze binnenkomen, en meer.
- Manny Hernandez, Wealth Growth Wisdom, LLC

Trello

Als je een team van externe medewerkers hebt die mogelijk op verschillende plaatsen en op verschillende tijden werken, is Trello een godsgeschenk. Het feit dat je het gratis kunt gebruiken helpt ook! Er is een commerciële "Gold" -versie, maar ik heb de gratis functionaliteit altijd meer dan voldoende gevonden. Trello is in wezen een vervanging voor een enorm kantoorwhiteboard vol plaknotities en maakt het gemakkelijk en intuïtief om projecten te beheren, taken uit te delen aan verschillende deelnemers en samen te werken. Het vereist wel de buy-in van het hele team, omdat iedereen zijn steentje moet bijdragen om ervoor te zorgen dat boards consistent worden gebruikt en up-to-date worden gehouden. Ik ben echter nog geen enkel bedrijf tegengekomen waar het gebruik van Trello (of iets dergelijks) niet echt helpt bij de productiviteit en organisatie.
- Ben Taylor, HomeWorkingClub.com

Draden

Threads is een intuïtief dashboard dat al uw zakelijke communicatie vastlegt, compileert en organiseert op één gemakkelijk toegankelijk platform. Voor externe medewerkers en hun managers creëert Threads een gestroomlijnd communicatieproces met functies zoals CRM-integratie, gedeeld inboxbeheer, gespreksopname en transcriptie.
- John Yardley, Discussies

Tijddokter

Time Doctor is een tool die ik iedereen zou aanraden die externe medewerkers moet aansturen. Time Doctor is een hulpmiddel voor het bijhouden van productiviteit. Deze applicatie maakt screenshots van het scherm van de gebruiker en registreert hoe lang ze gedurende de dag werken. Een van de zorgen die velen hebben over tijdregistratiesoftware, is hoe ingrijpend het kan zijn voor de persoonlijke privacy. Gelukkig is Time Doctor zeer aanpasbaar. U kunt kiezen welke informatie wordt vastgelegd en opgeslagen, zoals toetsaanslagen en klikken. Time Doctor helpt ons te weten dat ons externe team op schema blijft en de hele dag doet wat ze moeten doen. Een tijdregistratietool op zich zal uw bedrijf echter niet productiever maken. Door taken toe te wijzen met duidelijke mijlpalen en deadlines kan uw externe team zo productief mogelijk zijn!
- David Lynch, Payette Forward

Slapheid

Slack is een geweldig hulpmiddel voor werken op afstand, omdat het de kloof overbrugt binnen de interne communicatie die vaak ontbreekt als je niet in een kantooromgeving bent. Het stelt teamgenoten en afdelingen in staat om projecten snel door te voeren door ideeën te delen en in realtime commentaar te geven. Een altijd handige 'herinneringen'-functie stelt u in staat om belangrijke taken en deadlines bij te houden. Je kunt herinneringen maken voor opdrachten en berichten, zodat je het overzicht niet verliest en dingen door de kieren laat glippen. Voor iedereen die op afstand werkt, kan dit een baanbrekende functie zijn. Het is in wezen een hulpmiddel voor samenwerking op afstand voor instant messaging en ervoor te zorgen dat het werk productief blijft. Bovendien, als je weet waar iedereen aan werkt, kun je gemotiveerd en duidelijk blijven in je rol, zelfs als je op afstand werkt, en Slack helpt je daarbij.
- Nate Masterson, Maple Holistics

Jira

We hebben in de drie jaar dat we op afstand werken, nogal wat tools geprobeerd voor teambeheer op afstand. Een die opviel is Jira om verschillende redenen. Allereerst hebben we nogal wat ontwikkelaars in ons team en Jira is perfect voor ontwikkelaars. U kunt problemen en bugs volgen, aanpasbare workflows hebben, productroadmaps maken en nog veel meer. Je kunt Jira zelfs aanpassen aan je favoriete werkstijl - we werken volgens de agile-methodologie en Jira past zich heel goed aan. Het kan ook voor andere afdelingen worden gebruikt - onze marketingmensen houden ervan hoe eenvoudig en gemakkelijk het te gebruiken kan zijn als je alleen de belangrijkste functies gebruikt. We hebben een volledig overzicht van wie wat en wanneer heeft gedaan, of de klus is geklaard of niet, en hoeveel tijd ze aan een bepaalde taak hebben besteed. Met andere woorden, u hoeft zich alleen maar aan te melden bij Jira om te weten of een extern team zijn werk doet.
- Malte Scholz, Airfocus

DocHub

DocHub is een fantastische tool die mijn externe team van verzekeraars, aannemers en ik bijna dagelijks gebruiken in mijn bedrijf, Simple Life Insurance, dat onafhankelijke bemiddelingsdiensten biedt voor levensverzekeringen . DocHub is in wezen als een levende, samenwerkende PDF-generator. Aangezien we dag in dag uit beleidsoffertes onderzoeken en schrijven voor prospectieve klanten, hebben we een tool nodig die op maat gemaakte beleidssjablonen maakt die we gemakkelijk kunnen delen en aanpassen tussen teamgenoten. DocHub krijgt bonuspunten omdat het integreert met Google Drive en Gmail, die we beide ook gebruiken. Bovendien lijkt de interface veel op Microsoft PowerPoint, wat hem waanzinnig gebruiksvriendelijk maakt. Het beste deel van DocHub is echter de e-sign-functionaliteit. Nogmaals, aangezien we beleidsregels opstellen, hebben we gemakkelijke functies voor elektronische handtekeningen en annotaties nodig voor zowel onszelf als voor onze klanten.
- Ty Stewart, Eenvoudige levensverzekering

Wekelijks10

Als 100% virtueel bedrijf dat functioneert in een resultaatgerichte werkomgeving, was een wekelijks rapportagesysteem zoals Weekly10 voor ons een noodzaak om medewerkers en projecten te beheren. Als u niet de hele dag gestoord wilt worden (of uw medewerkers zelf wilt onderbreken met het vragen om updates), kan het bieden van een eenvoudig platform waarmee u regelmatig inzicht krijgt in hun zelfgerapporteerde prestaties, u helpen om deadlines, doelen te halen en productiviteit.
- Laura Spawn, virtuele roepingen

Wissel

Onze beste tool voor beheer op afstand is een programma met de naam Toggl. Toggl is een app voor tijdregistratie en het is essentieel gebleken bij het beheren van werknemersprojecten en uren die op afstand werken. Het kan gemakkelijk zijn om slecht beheerd en ongeorganiseerd te worden wanneer u op afstand werkt, en Toggl helpt ons bij te houden aan welke projecten medewerkers werken en hoeveel uur werk in die projecten gaat. Het programma helpt ons ook de totale hoeveelheid middelen te analyseren die aan verschillende taken en projecten wordt besteed, wat ons helpt prioriteiten te stellen en onze efficiëntie en productiviteit te verhogen.
- Chane Steiner, Geloofwaardig

ProofHub

Zelfs voordat de pandemie begon, werkten verschillende bedrijven op afstand vanwege de bewezen voordelen, zoals efficiëntie, flexibiliteit en minder stress. Omdat er echter een enorm verschil is tussen werken op kantoor en thuiswerken, hebben bedrijven de neiging om enkele tools te gebruiken die hen zullen helpen de verschillen op te vullen. ProofHub is online beheersoftware die door veel externe groepen wordt vertrouwd om alles op één plek te brengen. Collega's kunnen consistente connecties hebben met individuele partners en klanten. ProofHub begeleidt veel hoogtepunten, bijvoorbeeld webgebaseerde afdichting, gesprekken, chat om feedback te delen. ProofHub is alles-in-één software op afstand en is een absolute noodzaak voor groepen die om een ​​meer prominente mate van vaardigheid van het management vragen.
- Sonya Schwartz, Her Norm

Instagantt

Instagantt is een recente favoriet van mij en veel meer dan alleen tijdlijnstroomdiagrammen. Deze handige plug-insoftware voor Asana is een elegante oplossing geweest voor al onze behoeften op het gebied van projectbeheer. Aangezien het aantal teamleden en de complexiteit van projecten exponentieel is gegroeid, is ook de behoefte ontstaan ​​om alle gelijktijdige projecten met verschillende overlappende belanghebbenden te beheren. Voeg daarbij het onvermogen om persoonlijk samen te werken, en je hebt een ramp die staat te gebeuren. Gelukkig is Instagantt een redder geweest, omdat mijn team hierdoor alle relevante details kan volgen. De visueel aantrekkelijke en intuïtieve interface is buitengewoon nuttig, maar het is de manier waarop ik kan toewijzen, plannen, prioriteiten stellen en deadlines kan stellen, wat deze tool onderscheidt van de concurrentie. Dit is direct van invloed op het beheer van de werklast, evenals tijd en kosten zijn andere opties die u kunt inschakelen. Ten slotte zijn het dashboard en de rapportage-opties top of the field. Met andere woorden, ik kan deze software niet genoeg aanbevelen, vooral als ik met een groot aantal projecten en/of mensen tegelijk te maken heb.
- Jessica Lim, My Perfect Resume

Skype

Er is weinig geld voor kleine bedrijven. Daarom zoek ik bij online tools naar betaalbare tools die het gebruik van elke dollar maximaliseren. Ik gebruik twee tools die elkaar aanvullen en de productiviteit ten volle verhogen. Wij gebruiken Skype voor videoconferenties. Het kan worden gebruikt voor zakelijke conferenties tot 250 personen. Het is compatibel met MS Office en kan worden geïntegreerd met veel zakelijke apps. Het heeft ook veel verschillende communicatiekanalen die de productiviteit verhogen, samenwerking aanmoedigen en ideeën en innovaties uitnodigen. Het beste hieraan is dat het zeer betaalbaar is. Skype is de goedkoopste tool voor videoconferenties die momenteel op de markt is.
- Jeremy Harrison, Hustle Life Media, Inc