• Zakelijke uitgaven omvatten zowel de kosten van verkochte goederen als de gewone en noodzakelijke operationele kosten die nodig zijn om het bedrijf draaiende te houden.
• Door uw zakelijke financiën te scheiden van uw persoonlijke financiën, kunt u uw zakelijke uitgaven effectiever bijhouden.
• Het bijhouden van zakelijke uitgaven is belangrijk om een ​​gezonde cashflow te behouden en om in aanmerking te komen voor belastingaftrek die uw belastbaar inkomen zou kunnen verlagen.
• Dit artikel is bedoeld voor aspirant-ondernemers en nieuwe eigenaren van kleine bedrijven die hun boekhoudpraktijken willen verbeteren.

Een belangrijk onderdeel van het runnen van een bedrijf is het bijhouden van uw bedrijfsfinanciën, inclusief uitgaven die specifiek verband houden met uw bedrijf. Een goede boekhouding helpt u niet alleen de cashflow te verbeteren, de zuurstof die uw bedrijf nodig heeft om te overleven, maar uw bedrijf kan ook in aanmerking komen voor waardevolle belastingaftrek die uw aangepaste bruto-inkomen verlaagt. Dit is wat u moet weten over zakelijke uitgaven en hoe u deze kunt bijhouden.

[Gerelateerde inhoud: Wat is een onkostendeclaratie en hoe u er een kunt maken]

Wat zijn zakelijke uitgaven?

Zakelijke uitgaven zijn uitgaven die rechtstreeks verband houden met het starten en onderhouden van uw bedrijf. Ze omvatten bijvoorbeeld uitgaven zoals voorraadaankopen. Lonen en salarissen worden ook als zakelijke kosten beschouwd. Elk van deze uitgaven valt in een van de twee categorieën.

“Er zijn twee soorten zakelijke uitgaven:kosten van verkochte goederen, dit zijn kosten die verband houden met het maken van uw product; en bedrijfskosten, waaronder huur, salarissen, zakelijke licenties en vergunningen, en belastingen op zelfstandigen, "zei Jeff Fazio, hoofd kleine bedrijfsspecialisten bij TD Bank.

Het is belangrijk om zakelijke uitgaven te scheiden van persoonlijke uitgaven, omdat zakelijke uitgaven u kunnen helpen in aanmerking te komen voor belastingaftrek. Belastingaftrek wordt toegepast op uw belastbaar inkomen, waardoor het totale tarief dat u moet betalen mogelijk wordt verlaagd. Belastingaftrek moet niet worden verward met belastingverminderingen, die rechtstreeks op uw belastingaanslag worden toegepast in plaats van op uw belastbaar inkomen.

"Zakelijke uitgaven zijn gewone en noodzakelijke kosten die een bedrijf moet maken om te functioneren", zegt Nicholas Holmes, oprichter van ProductReviewer.com.au. "Bedrijven moeten hun uitgaven bijhouden en categoriseren, omdat sommige uitgaven kunnen meetellen als belastingaftrek, wat resulteert in aanzienlijke kostenbesparingen."

Belangrijkste afhaalmaaltijden: Zakelijke uitgaven omvatten de kosten van verkochte goederen - die betrekking hebben op de levering van uw producten of diensten - en bedrijfskosten, die huur, lonen, vergunningen, belastingen en andere soortgelijke uitgaven dekken.

Veelvoorkomende categorieën zakelijke uitgaven

Het helpt bij het classificeren van uw zakelijke uitgaven. Dit kan aangeven hoe u prioriteiten stelt bij het budgetteren, en het is gemakkelijker om gebieden te ontdekken waar u gemakkelijk kosten kunt maken als dat nodig is.

• Opgelost: Vaste lasten zijn zaken die niet van maand tot maand veranderen. Dit zijn zaken als hypotheken, afschrijvingen, verzekeringen, salarissen en huur. Hoewel al deze kosten in de loop van de tijd kunnen veranderen, zijn ze meestal vast voor de duur van een lease, overeenkomst of contract.
  
  
• Variabele: Variabele kosten zijn het tegenovergestelde van vaste kosten. Het zijn verplichte uitgaven, maar de totale kosten variëren per factureringscyclus. Hulpprogramma's vallen vaak in deze categorie. Voorraad, commissies en creditcardkosten zijn veelvoorkomende voorbeelden van variabele kosten.
  
  
• Periode: Periodieke uitgaven kunnen vast of variabel zijn en komen met regelmatige tussenpozen, in plaats van per transactie. Voorbeelden van kosten met een vaste periode zijn de hypotheek (of huur), terwijl kosten met variabele periodes nutsvoorzieningen en verzekeringen zijn.
  
  
• Interesse: De rente kan vast of variabel zijn. Veel rentekosten zijn gekoppeld aan periodekosten, maar zoiets als creditcardaankopen voor reizende werknemers kan per transactie zijn. Rente is een eigen categorie waard omdat het aangeeft hoeveel geld u verliest aan uw leengedeelte van het budget.
  
  
• Afschrijvingen. Afschrijving is meestal een vaste variabele uitgave, maar het is ook de moeite waard om van dichterbij te bekijken. Afschrijving is nodig om de ROI te helpen berekenen bij het vervangen van belangrijke items. Het is doorgaans ook fiscaal aftrekbaar en moet daarom altijd worden berekend.

Noot van de redactie:op zoek naar de juiste boekhoudsoftware voor uw bedrijf? Vul de onderstaande vragenlijst in zodat onze leverancierspartners contact met u opnemen over uw behoeften.

Welke soorten zakelijke uitgaven zijn fiscaal aftrekbaar?

Veel soorten zakelijke kosten komen in aanmerking voor belastingaftrek. In sommige gevallen kunnen er speciale regels gelden voor uw bedrijf en wat u als aftrekbare kosten kunt beschouwen. Juridische cannabisbedrijven in overeenstemming met de staatswet kunnen bijvoorbeeld de kosten van verkochte goederen niet aftrekken van hun federale belastingaanslag op grond van sectie 280E van de Internal Revenue Code. Om zeker te zijn van de status van uw bedrijf volgens de staats- en federale belastingwetten, raadpleegt u een gecertificeerde openbare accountant met betrekking tot belastingwetgeving.

"De IRS definieert bedrijfskosten als de kosten die normaal en noodzakelijk zijn om zaken te doen in uw branche", zegt David McKeegan, mede-oprichter van Greenback Expat Tax Services. "Normaal gesproken zijn uitgaven die aan deze criteria voldoen, fiscaal aftrekbaar door bedrijven met winstoogmerk."

Enkele van de meest voorkomende zakelijke uitgaven zijn:

• Loonkosten
• Personeelsvoordelen
• Thuiskantoorkosten
• Verzekeringspremies
• Huur- of hypotheekbetalingen
• Pensioenregelingen
• Afschrijving van apparatuur
• Rentekosten
• Belastingen

Om het meeste uit deze aftrekbare kosten te halen, is het belangrijk om van elk een volledige en nauwkeurige boekhouding te hebben. Wanneer de belastingtijd komt, kunt u deze aftrekbare kosten specificeren om uw totale belastingaanslag te verlagen. [Lees gerelateerd artikel: Gekke belastingaftrek toegestaan ​​door de IRS ]

“Het belastingseizoen is een gevreesde tijd van het jaar voor degenen die niet voorbereid zijn. Je kunt je erop voorbereiden door een nauwgezette administratie bij te houden, 'zei Holmes. “Veel … uitgaven zijn fiscaal aftrekbaar, zoals zakenlunches en vergaderingen, mobiele datakosten, reizen, kantoorbenodigdheden, huur, enz. Dat betekent dat de eigenaren zeker hun geld terug krijgen. De eigenaren kunnen echter alleen geld terugkrijgen als ze alle uitgaven volgen, categoriseren en volledig bekendmaken.'

Belangrijkste afhaalmaaltijden: Fiscaal aftrekbare zakelijke kosten zijn kosten die door de IRS als "gewoon en noodzakelijk worden beschouwd om zaken te doen".

Welke soorten uitgaven zijn niet fiscaal aftrekbaar?

Ik Het is gemakkelijk om aan te nemen dat alle zakelijke uitgaven fiscaal aftrekbaar zijn, maar dat is gewoon niet het geval. Onderstaande lijst bevat de meest voorkomende niet-aftrekbare posten. Voor een uitgebreide lijst kunt u het beste naar de IRS gaan.

• Politieke bijdragen 
• Overheidsboetes of straffen 
• Verliezen of kosten bij sloop 
• Bepaalde onderwijskosten 
• Juridische kosten
• Kapitaalkosten

Zakelijke uitgaven bijhouden

Om de maximale belastingaftrek te realiseren waar u volgens de wet voor in aanmerking komt, moet u natuurlijk zorgvuldig uw zakelijke uitgaven bijhouden. De eerste stap om dit te doen is het scheiden van uw zakelijke financiën van uw persoonlijke uitgaven door een speciale bankrekening voor uw bedrijf aan te maken.

"Alle zakelijke uitgaven moeten worden betaald via een zakelijke betaalrekening", zei Fazio. "Zakelijke rekeningen … stellen bedrijven in staat een nauwkeurig beeld te krijgen van de cashflow om inkomstenoverzichten te maken die nodig zijn om financiering te verkrijgen en kunnen het belastingaangifteproces vergemakkelijken en financiële aansprakelijkheid helpen verminderen."

[Gerelateerd artikel: Beste apps voor het bijhouden van uitgaven voor uw smartphone]

Veel eigenaren van kleine bedrijven houden hun zakelijke uitgaven bij met Microsoft Excel. Deze methode is echter gevoelig voor menselijke fouten en naarmate uw bedrijf groeit, kan het moeilijk zijn om het georganiseerd te houden. Cloudgebaseerde boekhoudsoftware biedt een alternatief dat verschillende elementen van het bijhouden van zakelijke onkosten automatiseert en helpt uw ​​financiën georganiseerd te houden.

"Het bijhouden van zakelijke uitgaven zal minder pijnlijk zijn als de juiste tool wordt gebruikt", zei Holmes. "Veel kleine bedrijven gebruiken cloud-boekhoudsoftware om toegang te krijgen tot hun boekhoudgegevens op hun mobiele telefoons. Met cloudsoftware kunnen kleine bedrijven onderweg onkosten toevoegen en verbinding maken met [hun] bankrekening of creditcard, zodat de onkosten automatisch worden bijgewerkt.”

“Met [boekhoud]software zijn de belastinggegevens veiliger en controleerbaarder. Ze zijn beter dan spreadsheets en papieren bonnen, omdat de gegevens die in de cloud zijn opgeslagen, alle documenten zo lang als je wilt op één plek bewaren”, voegde Holmes eraan toe.

Belangrijkste afhaalmaaltijden: Scheid uw persoonlijke financiën en zakelijke financiën met een speciale zakelijke bankrekening. U kunt ook gebruik boekhoudsoftware om uw zakelijke uitgaven bij te houden nauwkeuriger en transparanter.

De voordelen van het bijhouden van zakelijke uitgaven

Er zijn nog andere voordelen aan het volgen van zakelijke uitgaven die verder gaan dan het kwalificeren voor belastingaftrek. Bedrijfseigenaren kunnen de cashflow, een van de belangrijkste factoren voor het voortbestaan ​​van een bedrijf, gemakkelijker begrijpen wanneer ze hun uitgaven nauwkeurig bijhouden.

"Een van de belangrijkste redenen waarom de meeste bedrijven falen, is het wanbeheer van de kasstromen", zei Holmes. "Eigenaren kunnen hun kasstromen beheren door middel van dagelijks onkostenbeheer, zodat de uitgaven aan het einde van de maand niet hoger zijn dan de inkomsten."

Bovendien stelt het effectief volgen van bedrijfskosten bedrijfseigenaren in staat om te meten hoe goed hun bedrijf het doet door de winstmarge van het bedrijf te verlichten. Het kan kredietverstrekkers ook een duidelijk financieel overzicht bieden, waardoor de kansen worden vergroot dat een bedrijf de financiering kan krijgen die het nodig heeft om te groeien.

[Gerelateerde gelezen: Kosten en functies van boekhoudsoftware]

"Het winstpercentage geeft aan hoeveel een bedrijf geld genereert en helpt investeerders aan te trekken, de dagelijkse activiteiten te financieren en helpt bij het verkrijgen van financiering", zei Holmes. "Elk bedrijf wil in één oogopslag winstgevend zijn, maar velen hebben moeite om het te berekenen omdat ze hun inkomsten en uitgaven niet nauwkeurig bijhouden."

Goede boekhoudsoftware kan u helpen om niet-terugbetaalde uitgaven verder te scheiden van aftrekbare uitgaven, zodat u specifieke regelitems per onkostencategorie kunt labelen. Dit omvat tags zoals persoonlijke uitgaven, entertainmentkosten, maaltijdkosten, reiskosten, kapitaaluitgaven en meer. Dit helpt niet alleen voor rapportagedoeleinden aan het einde van het belastingjaar, het helpt u ook uw zakelijke uitgaven op een gedetailleerd niveau te onderzoeken en te bepalen waar u kostenbesparingen kunt vinden.

Belangrijkste afhaalmaaltijden: Door bedrijfsuitgaven bij te houden, kunnen bedrijfseigenaren de fiscaal aftrekbare uitgaven in de gaten houden en inzicht krijgen in specifieke uitgaven en cashflow.

Het bijhouden van zakelijke uitgaven is cruciaal voor succes

Als u net begint met uw bedrijf of als u in de nabije toekomst wilt groeien, moet u uw zakelijke uitgaven op een zorgvuldige en transparante manier bijhouden. Het zal u niet alleen helpen uw belastbaar inkomen te verlagen, maar het zal u ook helpen uw bedrijf te beheren.

Als de cashflow eronder lijdt, kunt u uw zakelijke uitgaven bekijken en zien waar er mogelijkheden zijn om te bezuinigen. Omgekeerd, wanneer uw bedrijf het goed doet, kunt u onderzoeken waar u mogelijkheden heeft om te investeren in groei.

Door zakelijke uitgaven bij te houden, kunt u aan kredietverstrekkers aantonen dat uw bedrijf fiscaal verantwoordelijk is en een vertrouwde kredietnemer kan zijn wanneer u financiering nodig heeft.

Belangrijkste afhaalmaaltijden: Het bijhouden van bedrijfskosten is essentieel om een ​​gezond bedrijf op te bouwen en uw bedrijf op een verstandige manier te laten groeien.