Als eigenaar van een klein bedrijf bent u misschien geen boekhoudwizard, maar uw wiskunde moet kloppen. Soms maken zelfs de grootste wiskundigen fouten. Gebruik een proefbalans om fouten in uw dubbele boekhouding te ontdekken en tot de kern te komen.

Als u boekhouding op transactiebasis gebruikt om uw boeken te beheren, moeten uw bij- en afschrijvingen gelijk zijn. Omdat er zoveel soorten rekeningen zijn en inkomend en uitgaand geld dat u moet bijhouden, is het gemakkelijk om fouten te maken. Het gebruik van een proefbalans kan helpen voorkomen dat fouten uw bedrijf schaden. Ontdek wat een proefbalans is en hoe u deze kunt gebruiken.

Wat is een proefbalans?

Een proefbalans is een boekhoudkundig rapport dat de saldi van uw grootboekrekening in twee kolommen weergeeft:afschrijvingen en bijschrijvingen. Het rapport laat zien of uw afschrijvingen en tegoeden aan elkaar gelijk zijn.

Als uw af- en bijschrijvingen ongelijk zijn, moet u manieren vinden om de rekeningen in evenwicht te brengen. U kunt ongelijke af- en bijschrijvingen hebben als gevolg van het onjuist boeken van boekingen, het vergeten van een rekening of een verkeerde berekening.

Raak niet in paniek als uw afschrijvingen niet overeenkomen met uw tegoeden. Het doel van een proefbalans is om fouten op te sporen en op te lossen, zodat uw boekhouding correct is. Wanneer u de oorzaak van een probleem vindt en wijzigingen aanbrengt in de rekening(en) of nummers, blijft er een aangepast proefsaldo over.

U moet aan het einde van elke rapportageperiode proefbalansrapporten opstellen. Dit zorgt ervoor dat uw boeken nauwkeurig en bijgewerkt zijn, wat u zou kunnen behoeden voor controles en boetes.

Een proefbalans voorbereiden

Nu we hebben geantwoord, wat is het doel van een proefbalans, het is belangrijk om te leren hoe je er een kunt maken.

Voor het aanmaken van een proefbalans heeft u uw grootboekgegevens nodig. U moet de rekeningen en bedragen in dollars uit uw boekhouding halen en deze toevoegen aan uw werkblad voor proefbalansen.

Scheid bij het opstellen van een proefbalans uw af- en bijschrijvingen per rekening. U zou drie kolommen moeten hebben:rekeningen, afschrijvingen en tegoeden.

Nadat u het proefsaldo-formaat heeft ingesteld, moet u uw grootboekposten bekijken. Neem de informatie uit uw grootboek en voer deze in uw proefbalanswerkblad in. U vermeldt elk account en het bedrag in het proefsaldo.

Wanneer u alle informatie in uw proefbalans heeft ingevoerd, moet u het totaal voor afschrijvingen vinden door alle bedragen in de afschrijvingskolom bij elkaar op te tellen. Zoek vervolgens het totaal voor de tegoedrekening.

Als de twee nummers overeenkomen, hebt u een uitgebalanceerde proefbalans. Als de twee getallen ongelijk zijn, hebt u een onevenwichtige proefbalans. Bij dubbele boekhouding moeten uw afschrijvingen gelijk zijn aan uw tegoeden. U moet uitzoeken waarom de totalen niet gelijk zijn en uw invoer aanpassen.

Voorbeelden proefbalans

Bekijk voorbeelden om u te helpen de boekhouding met proefbalansen te leren. Hier ziet u hoe uw werkblad eruit moet zien voor een proefbalans:


Nu moet u leren hoe u een proefbalans kunt lezen. Om te bepalen of uw saldi gelijk zijn, hoeft u alleen maar naar de totaalwaarden te kijken. Zoals u kunt zien, zijn de afschrijvingen gelijk aan de tegoeden. Dit betekent dat u niets hoeft aan te passen met uw proefsaldo.

Soms zijn uw af- en bijschrijvingen ongelijk. Als er een fout is gemaakt, heb je een onevenwichtige proefbalans:

Er is een verschil van $ 500 tussen de afschrijvingen en tegoeden. U moet uw grootboek raadplegen om te bepalen waar de fout zit. Begin met het bekijken van uw debiteuren- en voorraadposten (u heeft drie posten).

De eerste invoer, gemaakt op 1/12, is onevenwichtig. U heeft $ 1.000 gedebiteerd, maar slechts $ 500 aan voorraad gecrediteerd. Dit is het verschil van $ 500. Nu u weet waar de fout zit, kunt u de invoer aanpassen zodat deze er als volgt uitziet:

Vervolgens kunt u uw proefsaldo bijwerken met de nieuwe waarde. Nu is uw aangepaste proefbalans correct. Uw aangepaste proefbalans ziet er als volgt uit:

U heeft een aangepast proefsaldo … wat nu?

Naast het sussen van uw accountants en auditors, is een aangepaste proefbalans essentieel voor de gezondheid van uw bedrijf. Een proefbalans controleert of uw boekhouding correct is en een aangepaste proefbalans corrigeert fouten in uw boeken.

U kent waarschijnlijk al het belang van nauwkeurige boeken. Ze houden uw bedrijf legaal en uit de buurt van controleproblemen. Ook voor het maken van financiële overzichten heeft u correcte boekhouding nodig. Gebruik financiële overzichten om beslissingen te nemen over uw bedrijf, zoals waar u op bedrijfskosten kunt besparen en hoe u de cashflow kunt versnellen.

Er zijn drie belangrijke financiële overzichten die in het bedrijfsleven worden gebruikt:resultatenrekening, balans en kasstroomoverzicht. U moet informatie uit uw boekhouding gebruiken om financiële overzichten op te stellen. Als u geen proefbalans gebruikt, loopt u het risico financiële overzichten op te stellen met mogelijk onjuiste gegevens.

Zo kunt u uw proefsaldo gebruiken:

Een resultatenrekening opstellen van een proefbalans: Een resultatenrekening geeft een overzicht van uw inkomsten en uitgaven. U hebt de informatie uit uw nauwkeurige boekingen nodig om het overzicht te maken.

Een balans opstellen van een proefbalans: Een balans toont u uw bezittingen, schulden en eigen vermogen. U moet uw boekhoudkundige boeken gebruiken om een ​​balans te maken.

Een kasstroomoverzicht maken van een proefbalans: Meestal maakt u uw kasstroomoverzicht met de informatie uit uw resultatenrekening en balans.

Kortom, uw proefbalans is een niet-herkende held die nodig is voor de besluitvorming. U heeft het proefsaldo nodig om uw boekhouding aan te passen. U moet boekingen aanpassen om financiële overzichten op te stellen. En u hebt financiële overzichten nodig om beslissingen te nemen over uw bedrijf, financiering veilig te stellen en meer.

Het bijhouden van nauwkeurige boeken en het opsporen van fouten kan tijdrovend zijn. Probeer in plaats daarvan de online boekhouding van Patriot Software voor kleine bedrijven. Zorg voor een nauwkeurige administratie en maak financiële overzichten. Probeer het vandaag nog gratis!