🌟BELANGRIJKSTE TAKEAWAYS
Een W-9-formulier wordt gebruikt voor de identificatie en certificering van belastingbetalers wanneer freelancers en onafhankelijke contractanten voor een bedrijf werken. De bedrijfseigenaar heeft dit formulier nodig om bepaalde betalingen correct aan de IRS te kunnen rapporteren.
Voor dit formulier zijn uw naam, adres, federale belastingclassificatie, SSN of EIN en inhoudingsvereisten vereist.
Het doel van een W-9 IRS-formulier is ervoor te zorgen dat alle partijen voldoen aan de belastingwetten.
Er is een W-9-formulier nodig wanneer de leverancier in een jaar $600 USD of meer betaald krijgt.
Bedrijven vragen W-9-formulieren aan bij freelancers of aannemers om er zeker van te zijn dat ze over de juiste informatie beschikken om 1099-NEC-formulieren op te stellen.
Bent u een zelfstandig ondernemer of freelancer en heeft u net uw eerste klant binnengehaald? Of bent u een bedrijfseigenaar en heeft u er uiteindelijk voor gekozen om werk uit te besteden aan een freelancer of zelfstandig ondernemer?
Als dat het geval is, moet u vertrouwd raken met formulier W-9, verzoek om belastingbetaleridentificatienummer en certificering.
U denkt misschien:“Niet weer een belastingformulier!” Maar maak je geen zorgen:formulier W-9 is lang niet zo ingewikkeld als veel andere formulieren van de Internal Revenue Service (IRS) of belangrijke belastingdocumenten.
Laten we dus eens dieper op het onderwerp ingaan.
Om Formulier W-9 te begrijpen, moet u eerst kennis hebben van Formulier 1099-NEC.
De IRS gebruikt 1099-NEC-formulieren om ervoor te zorgen dat mensen hun niet-werknemersvergoeding (dat wil zeggen inkomsten uit freelancen of werken als zelfstandig ondernemer) op de juiste manier rapporteren in hun inkomstenbelastingaangifte.
Wanneer u als onafhankelijke contractant of consultant werkt en $ 600 of meer aan diensten levert aan een ander bedrijf, is het bedrijf verplicht het totale betaalde bedrag op een 1099-NEC te rapporteren.
Om een 1099-NEC op te stellen, heeft het bedrijf uw naam, adres en belastingnummer nodig. Als het bedrijf u om een W9 vraagt, zorgen ze er eenvoudigweg voor dat ze over het juiste belastingnummer en andere informatie beschikken voor het opstellen van formulier 1099-NEC.
Bedrijven rapporteerden deze inkomsten vroeger op formulier 1099-MISC. Dat formulier wordt nog steeds gebruikt om diverse inkomstenbetalingen, zoals huur en royalty's, te rapporteren. Maar de IRS begon in 2021 van bedrijven te eisen dat ze de compensatie van niet-werknemers op 1099-NEC rapporteerden.
Gerelateerde artikelen
Als een bedrijf u vraagt een W-9 in te vullen, komt dat waarschijnlijk omdat ze van plan zijn u voor uw diensten te betalen. Dit is wat je moet weten.
Het invullen van formulier W-9 is eenvoudig wat de belastingformulieren betreft! Hoewel het formulier zes pagina's lang is, zijn vijf van die pagina's instructies. U kunt het formulier waarschijnlijk binnen 5 minuten invullen.
Als u met meerdere klanten werkt, is de kans groot dat elk van hen een W-9 zal aanvragen. U hoeft niet voor iedere cliënt een nieuw W-9 formulier in te vullen.
Houd gewoon een kopie van het ingevulde formulier bij de hand, dan is het binnen enkele seconden klaar voor gebruik als een nieuwe klant erom vraagt.
Lees voor meer informatie de handleiding voor het invullen van formulier W-9.
Omdat formulier W-9 gevoelige informatie bevat, zoals een burgerservicenummer (SSN) of werkgeversidentificatienummer (EIN), moet u dit alleen invullen als u weet wie erom vraagt en waarom zij het nodig hebben.
U moet zich ook afvragen of u een W-9 moet voltooien als u met een nieuwe baan begint en uw werkgever u vraagt er een te voltooien. Dit zou erop kunnen wijzen dat het bedrijf van plan is u als onafhankelijke contractant te betalen in plaats van als werknemer, en geen inkomsten- of loonbelasting op uw loon zal inhouden. Dit wordt voor u een probleem als u uw aangifte inkomstenbelasting doet.
Werknemers moeten formulier W-4 invullen, niet formulier W-9.
U moet uw W-9-formulier bijwerken als uw gegevens veranderen, hoewel sommige organisaties u kunnen vragen elk jaar een nieuw ondertekend formulier op te sturen om er zeker van te zijn dat zij over de meest nauwkeurige informatie beschikken.
Mogelijk moet u een bijgewerkte W-9 indienen als:
Als een van deze situaties van toepassing is, kunt u een W-9-formulier downloaden van de IRS-website, invullen en naar uw klanten sturen.
Laten we nu een paar vragen beantwoorden over de andere kant van de transactie:de bedrijfseigenaar of die ingevulde W-9-formulieren moet ophalen bij onafhankelijke contractanten.
Als u onafhankelijke contractanten inhuurt om voor u te werken, is het een goed idee om hen een W-9 te laten invullen voordat u ze betaalt. Download het formulier gewoon van de IRS-website en vraag hen het in te vullen en te ondertekenen.
U hoeft formulier W-9 niet in te dienen bij de Internal Revenue Service. Bewaar het bij uw administratie en gebruik het om een 1099-NEC op te stellen voor elk individu of bedrijf waaraan u in de loop van het jaar $ 600 of meer contant of per cheque heeft betaald.
Als u een aannemer via creditcard of een betalingsapp zoals PayPal of Venmo heeft betaald, stuur hem dan geen 1099-NEC. De creditcardmaatschappij of betalingsverwerker stuurt hen een 1099-K-formulier.
Stel dat u uw onafhankelijke contractant in de loop van het jaar $ 600 of meer heeft betaald en dat u geen W-9 bij hen heeft aangevraagd, of dat zij, ondanks uw verzoek, deze niet hebben ingevuld of u hun SSN of EIN hebben verstrekt.
In dat geval moet u uw herhaalde verzoeken om het belastingnummer (TIN) van de persoon documenteren. Dan moet u nog steeds een 1099-NEC invullen en indienen met de mededeling dat de aannemer heeft geweigerd een TIN te verstrekken.
U kunt gestraft worden omdat u de vereiste informatie op het 1099-nummer niet heeft vermeld, maar u kunt mogelijk kwijtschelding van de boete krijgen als u kunt bewijzen dat u verschillende pogingen heeft ondernomen om een TIN van de aannemer te verkrijgen.
Als u in de toekomst betalingen aan de contractant doet, moet u onmiddellijk beginnen met het inhouden van een back-up.
Als u buitenlandse leveranciers of onafhankelijke contractanten inhuurt, hoeft u hen geen W-9 te laten invullen. Deze entiteiten moeten in plaats daarvan W-8-formulieren invullen.
Als u voldoende te rapporteren betalingen heeft gedaan, moet u aan het einde van het jaar nog steeds een formulier 1099-MISC of formulier 1099-NEC sturen.
Het is gemakkelijk te begrijpen waarom u W-9's van leveranciers nodig heeft, zodat u ze aan het einde van het jaar 1099's kunt sturen. Maar wat als een leverancier u vraagt een W-9 in te vullen?
Er is één reden waarom uw leverancier u zou kunnen vragen een W-9-formulier in te vullen:u koopt goederen en verkoopt deze tegen een commissie. Als u bijvoorbeeld betrokken bent bij een direct-salesbedrijf als Mary Kay, Pampered Chef of Tupperware, koopt u mogelijk producten van het bedrijf om deze door te verkopen of als voorbeeld te gebruiken.
In dat geval heeft het bedrijf een W-9 van u nodig omdat zij u een commissie betalen. Hoewel ze u alleen een 1099-NEC hoeven te sturen als u een directe omzet van $ 5.000 of meer hebt gerealiseerd, vragen sommige bedrijven automatisch een W-9 aan alle verkopers voordat ze commissies betalen om er zeker van te zijn dat ze over de informatie beschikken die ze nodig hebben om 1099's te sturen naar degenen die ze aan het einde van het jaar nodig hebben.
Als u de 1099 ontvangt, weet u zeker dat u over de juiste informatie beschikt om deze commissies over uw inkomstenbelasting te rapporteren.
De IRS vereist back-upinhouding op betalingen aan bepaalde bedrijven of individuen. Als iemand bijvoorbeeld weigert een correct belastingbetaleridentificatienummer (TIN) op te geven of rente- of dividendinkomsten niet (of te weinig) rapporteert in zijn federale belastingaangifte, kan de IRS hen ervan op de hoogte stellen dat er een back-upinhouding op hem van toepassing is.
Als u ontdekt dat iemand aan wie u rapporteerbare betalingen heeft gedaan, onderworpen is aan een back-upinhouding, moet u onmiddellijk belasting inhouden tegen een tarief van 24% op toekomstige betalingen. Stuur eventuele belastingen die zijn ingehouden op hun betalingen naar de Internal Revenue Service.
Als de ontvanger de back-upinhouding wil stopzetten, moet hij de reden corrigeren waarom hij onderworpen is aan back-upinhouding bij de IRS. Dit kan inhouden dat u het juiste belastingidentificatienummer moet opgeven, een ontbrekende belastingaangifte moet indienen of het verschuldigde bedrag moet betalen voor een te laag opgegeven belastbaar inkomen.
Bedrijven moeten W-9-formulieren verstrekken aan iedereen die zij in één jaar meer dan $600 betalen voor zakelijke doeleinden. Dit omvat zelfstandigen, freelancers, mensen in een LLC met één lid en iedereen die betaald wordt om voor het bedrijf te werken, maar geen werknemer is.
Als onafhankelijke contractant of freelancer is het bedrag aan inkomstenbelasting dat u verschuldigd bent over inkomsten betaald via een W-9-regeling afhankelijk van verschillende factoren, waaronder uw inkomensniveau, de indieningsstatus en de soorten aftrekposten en heffingskortingen die u kunt claimen.
Als dit inkomen onderworpen is aan een back-upinhouding, wordt een vast percentage van 24% ingehouden op uw betalingen, maar uw werkelijke belastingplicht kan meer of minder zijn dan dit bedrag. Wanneer u uw belastingaangifte indient, kan het zijn dat u meer moet betalen of dat u een teruggave ontvangt.
Een IRS-formulier W-9 is niet nodig als de verkoper of freelancer in één jaar minder dan $ 600 ontvangt of als betalingen die dat bedrag overschrijden niet bedrijfsgerelateerd zijn.
Een bedrijf is verplicht alle pogingen om W-9-informatie van de leverancier te verkrijgen (minimaal drie pogingen) te documenteren. Als uw bedrijf er niet in slaagt een IRS-formulier W-9-formulier op te halen bij een leverancier en u hem in één jaar meer dan $600 hebt betaald, moet u voor elke leverancier een 1099-MISC-formulier correct invullen, met boetes variërend van $60 tot $330 voor ontbrekende formulieren. De verkoper kan te maken krijgen met boetes van de IRS.
Als uw betalingen aan de verkoper in een kalenderjaar minder dan $ 600 bedragen, of als uw transacties geen verband houden met uw bedrijf of het uitvoeren van een transactie, heeft u geen formulier W-9 nodig. Voor alle transacties van meer dan $600 die bedrijfsgerelateerd zijn, is een W-9 vereist. Dat gezegd hebbende, is het een goed idee om dit IRS-formulier bij alle leveranciers te verzamelen.
U kunt formulier W-9 gratis downloaden van de IRS-website.
Formulier W-9 dient als een manier voor onafhankelijke contractanten en bedrijven om hun federale belastingclassificatie, belastingbetaleridentificatienummer en andere informatie die nodig is om andere federale inkomstenbelastingformulieren in te vullen, aan een andere entiteit te verstrekken. Deze informatie wordt voornamelijk gebruikt voor het invullen van informatieretouren, zoals formulier 1099-MISC of formulier 1099-NEC voor compensatie voor niet-werknemers.
Het belangrijkste verschil is wie elk formulier gebruikt. Een Amerikaans staatsburger of ingezetene alien gebruikt een W-9, terwijl niet-Amerikaanse individuen en entiteiten een W-8-formulier invullen om hun buitenlandse status voor belastingdoeleinden te certificeren. Voor een Amerikaanse belastingbetaler is het W-9-formulier het juiste formulier om in te vullen.
Een budget maken met Apple Numbers 09
Nieuwjaarsresoluties:5 ideeën voor pensioenplanning voor 2015
Wat is de toekomstige waarde van een lijfrente?
10 dingen die u moet weten voordat u naar het ziekenhuis gaat (vanuit juridisch oogpunt)
2 dividendaandelen voor de lange termijn
Waarom een Accountex 2019-speakerslot een geweldige kans is
KPMG buigt voor druk over niet-controlewerkzaamheden