Als werkgever wilt u er zeker van zijn dat u aan alle verplichtingen jegens uw werknemers voldoet, van voordelen tot bescherming.

Sommige verplichtingen komen echter niet vaak voor, dus het is niet ongebruikelijk om een ​​beetje vaag te zijn over de details. Een van die onderwerpen is de Wet Familie- en Medisch Verlof (FMLA-verlof). Het is mogelijk om maanden of zelfs jaren een bedrijf te runnen zonder een verlofverzoek tegen te komen dat in aanmerking zou komen onder FMLA.

Gelukkig zijn de basisprincipes van FMLA vrij eenvoudig. Het komt meestal neer op een bewustzijn van het FMLA-verlofproces, met name vereiste meldingen.

Wat is FMLA Leave?

De Wet Gezins- en Medisch Verlof staat toe dat gekwalificeerde werknemers verlof opnemen om bepaalde familiale en medische redenen. De wet geeft deze werknemers een onbetaalde baanbescherming voor maximaal 12 weken in een periode van 12 maanden.

Gekwalificeerde werknemers kunnen FMLA gebruiken in de volgende situaties:

• geboorte, adoptie of pleegplaatsing van een kind
• ernstige gezondheidstoestand waardoor de werknemer niet kan werken
• zorg voor echtgenoot, kind of ouder met een ernstige gezondheidstoestand
• gekwalificeerde gebeurtenissen met betrekking tot buitenlandse inzet van militaire echtgenoot, kind of ouder

Als u zorgt voor een gewond of ziek familielid uit de militaire dienst, kan verlof worden opgenomen voor maximaal 26 weken in een periode van 12 maanden.

Welke werkgevers worden getroffen door FMLA?

Overheidsinstanties, basis- en middelbare scholen en particuliere werkgevers met ten minste 50 of meer werknemers worden beschouwd als 'gedekte werkgevers'. Gedekte werkgevers moeten specifieke stappen ondernemen om aan de FMLA-verplichtingen te voldoen, zelfs voordat er verlofaanvragen worden ingediend.

Wat zijn initiële vereisten voor werkgevers?

Poster :Gedekte werkgevers zijn verplicht om op elke bedrijfslocatie een FMLA-poster van het Department of Labour te tonen op een plaats waar deze gemakkelijk door werknemers kan worden gezien.

Algemene mededeling :Werkgevers moeten een algemene kennisgeving verspreiden onder FMLA-in aanmerking komende werknemers. Het bericht moet minimaal alle informatie van de poster bevatten, dus het is vaak het gemakkelijkst om de posterinformatie gewoon te kopiëren en toe te voegen aan uw werknemershandboek.

Hoe reageren werkgevers op verlofaanvragen?

Als een werknemer verlof aanvraagt ​​om een ​​FMLA-kwalificerende reden, moet u de onderstaande stappen volgen. Houd er rekening mee dat werknemers FMLA-verlof niet specifiek hoeven aan te vragen.

1. Bepaal of de werknemer in aanmerking komt voor FMLA-verlof

Binnen 5 dagen na het eerste verlofverzoek moet u de werknemer twee kennisgevingen sturen: 

• Kennisgeving om in aanmerking te komen :Deze kennisgeving informeert de werknemer over zijn geschiktheid voor FMLA of geeft specifieke redenen aan waarom de werknemer niet in aanmerking komt. Om in aanmerking te komen, moeten werknemers ten minste 1.250 diensturen hebben en ten minste 12 maanden voor de aanvangsdatum van hun FMLA-verlof voor de werkgever hebben gewerkt. Merk op dat een dienstverband niet opeenvolgend hoeft te zijn. De specifieke werklocatie van de werknemer moet ook ten minste 50 werknemers hebben binnen een straal van 75 mijl.
• Kennisgeving over rechten en verantwoordelijkheden :Deze kennisgeving bevat belangrijke informatie, zoals de verlofperiode, of de werknemer een bewijs van noodzaak moet overleggen, of de werknemer betaald verlof moet vervangen, en meer.

De meeste werkgevers gebruiken het gecombineerde formulier Kennisgeving van geschiktheid en rechten en verantwoordelijkheden van de DoL.

2. Wacht op certificering van behoefte (indien van toepassing)

In de Kennisgeving van rechten en verantwoordelijkheden heeft u de mogelijkheid om certificering van behoefte aan te vragen. In wezen is dit een bewijs dat de reden van verlof in aanmerking komt voor FMLA, zoals documentatie van een zorgverlener. Werknemers moeten de gevraagde certificeringen binnen 15 dagen overleggen, tenzij er verzachtende omstandigheden zijn.

Werkgevers kunnen de volgende soorten certificering aanvragen:

• medische certificering voor werknemer
• medische certificering voor gezinsleden
• verklaring van urgentieverlof voor militaire familieleden

Met medische certificeringen is het belangrijk op te merken dat een diagnose niet vereist is. In plaats daarvan moet een zorgverlener informatie noteren die relevant is voor het vermogen van de werknemer om te werken, inclusief de verwachte duur van de aandoening. Certificering van urgentieverlof is meer variabel, maar kan een verzoek om een ​​kopie van de actieve dienstbevelen van het militaire lid omvatten.

Als de verstrekte certificering onvolledig of onvoldoende is, moet u een correctie aanvragen. Werknemers hebben doorgaans 7 dagen om problemen op te lossen of werkgevers kunnen het FMLA-verlofverzoek weigeren. Ook als een medische certificering dubieus lijkt, kunt u (op eigen kosten) een second opinion aanvragen bij een andere zorgverlener. Als hun mening verschilt, is een definitief oordeel van een derde zorgverlener vereist.

3. De verlofaanvraag goedkeuren of afwijzen

Als u niet zeker weet of de reden voor verlof in aanmerking komt onder FMLA, is een goede bron de FMLA-werkgeversgids, die veelvoorkomende vragen behandelt, zoals of nieuwe vaders in aanmerking komen voor FMLA (ze doen dat) of dat FMLA kan worden gebruikt om te zorgen voor volwassen kinderen (het kan in geval van handicap of ernstige gezondheidsproblemen).

Zodra u uw definitieve besluit heeft genomen, moet u de werknemer nog een keer op de hoogte stellen:

Aanwijzingsbericht :Deze kennisgeving keurt formeel het FMLA-verlofverzoek goed of af en bevat belangrijke informatie, zoals de hoeveelheid verlof die wordt gebruikt. U kunt uw eigen kennisgeving schrijven of het door de DoL verstrekte aanwijzingsformulier gebruiken.

4. Zorg voor gezondheidsvoordelen en bereid u voor op de terugkeer van de werknemer

Er zijn specifieke FMLA-richtlijnen met betrekking tot gezondheidsvoordelen. Als werknemers (en eventuele gezinsleden) een ziektekostenverzekering hebben onder het collectieve gezondheidsplan van uw bedrijf, moeten ze in wezen dekking blijven krijgen tijdens hun verlof. Werknemers op FMLA zijn nog steeds verplicht om premies te betalen.

Wanneer de werknemer terugkeert van FMLA-verlof, moet hij terugkeren naar dezelfde functie of een gelijkwaardige functie (zelfde loon, ploegendienst, enz.). Dit wil niet zeggen dat werknemers op FMLA nooit worden ontslagen. Een werkgever kan een werknemer ontslaan tijdens zijn FMLA-verlof, maar de werkgever moet kunnen aantonen dat dit ook zou zijn gebeurd als de werknemer geen verlof had gehad.