De kracht van technologie heeft het mogelijk gemaakt om niet alleen zaken te doen in de stad, maar over de hele wereld. Wie weet - uw kleine bedrijf heeft misschien niet eens een kantoor, compleet met huur, een postvak en rekeningen van nutsbedrijven. Als uw kleine bedrijf gespecialiseerd is in diensten of digitale producten, ontmoet u uw werknemers misschien niet eens persoonlijk!

Teams die op afstand werken, hebben de flexibiliteit om geweldig werk te leveren, ongeacht de locatie, tijdzone of transportmethode. Dankzij online samenwerkingstools en mobiele apparaten is werken op afstand nu net zo routine als het gebruik van een faxapparaat 15 jaar geleden.

Als je een team op afstand beheert, lees dan deze 3 tips.

1. Communiceer vroeg en vaak

Communicatie met uw team is bijna meer in een afgelegen omgeving belangrijker is dan in een traditioneel kantoor. Door uren of dagen achter elkaar alleen te werken, kunnen werknemers zich geïsoleerd en losgekoppeld van de doelen van uw team voelen. Het kan moeilijker lijken om de ondersteuning te krijgen die ze nodig hebben als medewerkers niet zomaar even langs kunnen komen op kantoor.

Het gebruik van e-mail- of instant messaging-systemen kan sommige communicatielacunes opvullen, maar onthoud dat de toon verloren kan gaan in tekst. Wat met een hartelijke lach en een warme glimlach aan de vergadertafel gezegd kan worden, kan worden opgevat als sarcasme of woede over e-mail, waarbij lichaamstaal niet kan worden onderscheiden.

Dus als het op communicatie aankomt, haal het dan door elkaar en doe het vaak. Vul e-mail- of expresberichtengesprekken aan met videochats, telefonische check-ins of misschien een jaarvergadering die het hele team naar één locatie brengt om plannen te maken voor het komende jaar.

2. Beleid voor werken op afstand ontwikkelen

Het feit dat uw team mogelijk op verschillende locaties werkt, betekent niet dat de werkdag voor iedereen vrij is. Voer een beleid voor werken op afstand in dat uw team helpt samen te werken, terwijl u toch een gevoel van professionaliteit behoudt.

U wilt bijvoorbeeld werktijden instellen wanneer het acceptabel is dat teamleden een beroep op elkaar doen. Als uw team tijdzones overspant, is dit misschien moeilijker af te dwingen, maar u kunt nog steeds overlappende werkperioden onder uw personeel vinden.

Stel een terugkerende tijd en methode in om teamvergaderingen op afstand te hosten; bijvoorbeeld:Elke maandag om 9.30 uur op Google Hangouts. Als uw team kan verwachten dat ze elkaar op een bepaald tijdstip kunnen bijpraten, kunnen ze hun dagen beter plannen rond deze typische verplichtingen -- en hun voortgang plannen tussen vergaderingen door.

Hoe zit het met ziektedagen? Thuiswerken betekent niet dat een verkoudheid of griep de productiviteit van een werknemer niet zal doen ontsporen. Moedig werknemers aan om hun toegewezen ziektedagen op te nemen wanneer dat nodig is om ervoor te zorgen dat ze topprestaties leveren wanneer ze weer inklokken.

3. Kies de juiste tools

Samenwerking op afstand vereist de juiste tools om de klus te klaren. Als u net begint met het samenstellen van uw externe team, overweeg dan enkele van de online samenwerkingsprogramma's die het beheer van uw team gemakkelijker kunnen maken:

• Voor het beheren van projecten: Basecamp, Trello, Smartsheet of Asana
• Voor het opslaan van bestanden: Dropbox, Box, Apple iCloud of Google Drive
• Voor het bewerken van documenten of producten: Google Drive, Zoho, Box of Microsoft Office 365
• Voor het hosten van vergaderingen: GoToMeeting, Skype, AnyMeeting of Google Hangouts
• Om e-mail tot een minimum te beperken: Slack, Skype, Flow of GroupMe