Je hebt het gezegde gehoord:je moet geld uitgeven om een ​​reden te verdienen.

Vooral wanneer u voor het eerst uw bedrijf start, heeft u veel initiële kosten die u moet besteden voordat u betalingen ontvangt.

U koopt/least bijvoorbeeld een vrachtwagen om goederen af ​​te leveren die vervolgens worden gefactureerd en fondsen worden verzameld, bouwt een winkel uit voordat u de deuren opent voor zaken, huurt personeel in voordat ze goederen kunnen produceren of diensten kunnen aanbieden, en adverteert om leads te genereren voor toekomstige verkopen.

In een omgekeerde situatie houdt een non-profitorganisatie doorgaans een grote inzamelingsactie aan het begin van het fiscale jaar en hoopt dan dat er voldoende donaties worden ontvangen om de kosten voor de rest van het jaar te dekken.

Een begroting helpt u deze vroege uitgaven te matchen met latere ontvangsten, zodat u weet wat u kunt verwachten, vooral met betrekking tot de beschikbaarheid van contant geld, en dus weet u waar eventuele geldtekorten moeten worden aangepakt.

Het opstellen van een budget is meestal de enige keer per jaar dat een klein bedrijf zich richt op het komende jaar in plaats van op de uitdagingen van vandaag.

U stelt een budget op als een hulpmiddel om u te helpen bij het leiden, beheren en controleren van de activiteiten en financiën van uw bedrijf. Er kunnen secundaire gebruikers van de informatie zijn, zoals uw personeel, die de doelstellingen en voortgang van het bedrijf moeten begrijpen. En als u een banklening heeft, zal uw bankier waarschijnlijk het budget en de daadwerkelijke resultaten willen zien.

Wat is een goed budgetformaat?

Wanneer u zich een budget voorstelt, ziet u waarschijnlijk spreadsheets met veel cijfers. Maar belangrijker dan de cijfers zijn de aannames die de berekeningen aansturen.

Daarom moeten deze veronderstellingen op de eerste pagina van uw budget staan:welke producten/diensten worden verkocht tegen welke prijzen en volumes, en wat de belangrijkste drijfveren zijn voor uitgaven, zoals het aantal medewerkers en locaties, verschillende marketinginitiatieven, enz.

In wezen heb je zowel een operationeel als een financieel budget, en die twee zijn nauw met elkaar verweven.

Er zijn twee primaire financiële formaten die u kunt gebruiken:resultatenrekening en kasstroomoverzicht.

Als u een gevestigd bedrijf bezit, gebruik dan beide, plus eventuele debiteuren en voorraad van de balans. Als u een nieuw bedrijf heeft, richt u dan alleen op cashflow.

Deze indelingen helpen u te bepalen hoeveel inkomsten u nodig heeft om de kosten te dekken en winst te maken, zodat u deze zelf kunt betalen, en hoeveel, indien van toepassing, contant geld u nodig heeft om geldtekorten op te vangen.

Een begroting geeft u van tevoren aan wanneer deze tekorten zich kunnen voordoen, zodat u al vroeg kunt beginnen met het regelen van fondsen om ze te dekken, bijvoorbeeld uit persoonlijke middelen of een banklening.

Om het detailniveau van het budget te bepalen, moet het worden gesynchroniseerd met uw maandelijkse rapporten over werkelijke inkomsten en uitgaven.

Vaak is er bij het opstarten van een bedrijf niet genoeg informatie om intelligente budgetten te hebben in stappen van minder dan een jaar. Werk dus naar dit doel toe:als het budget van vorig jaar voor het hele jaar was, doe het dan dit jaar in kwarten. Evenzo, als vorig jaar per kwartaal was, ga dit jaar voor maandelijks.

Waar komt budgetinformatie vandaan?

Als je een gevestigd bedrijf hebt, heb je de resultaten van vorig jaar en weet je waar je het budget van vorig jaar hebt overschreden of niet hebt gehaald.

Dit is uw startpunt voor het lopende jaar. Geef in uw aannames aan welke markt- en operationele veranderingen worden verwacht, samen met eventuele initiatieven die u plant.

Als u vorig jaar één begroting voor het hele bedrijf hebt gemaakt en u hebt een team, probeer dan het budget te verdelen op verantwoordelijkheidsgebieden en betrek teamleden bij het helpen ontwikkelen van budgetten voor hun eigen gebieden - het zal helpen met toewijding en verantwoordelijkheid.

Als u een nieuw bedrijf bent, is budgetteren een grotere uitdaging, omdat er geen kant-en-klare referentiepunten zijn. Hopelijk heb je een businessplan opgesteld en staat er in het financiële gedeelte een prognose. Gebruik het eerste jaar van die prognose als uitgangspunt voor uw budget.

Een budget gebruiken en onderhouden

Maak voor elke rapportageperiode, meestal een maand, een rapport - gemakkelijk als u boekhoudsoftware gebruikt - met de werkelijke resultaten, de gebudgetteerde bedragen en het verschil voor zowel de huidige maand als het jaar tot nu toe.

Meestal veranderen de budgetcijfers niet, zelfs niet als er grote markt- of operationele veranderingen zijn, omdat het belangrijk is om te weten wat het oorspronkelijke plan was. In een klein bedrijf in een vroeg stadium moet er echter flexibiliteit zijn, dus ik raad aan om halverwege het jaar te kijken wat er tot nu toe is gebeurd en wat er wordt verwacht voor de laatste zes maanden van het jaar, en vervolgens het budget zo nodig te herzien.

Budgettips

Hieronder volgen ideeën die ik gebruik bij het opstellen van budgetten en die ik deel met mijn SCORE-klanten.

• Schrijf de belangrijkste aannames op voordat je veel moeite doet om alle maandelijkse details te berekenen. Met andere woorden, ontwikkel de algemene routekaart voordat u de rekenmachine gaat gebruiken.
  
  • Vermeld voor inkomsten de belangrijkste producten en diensten die u aanbiedt en het aantal huidige en verwachte klanten tegen het einde van het jaar. Het belangrijkste is dat u de productprijzen en -volumes vermeldt die in het komende jaar worden verwacht. Maak een lijst van de belangrijkste componenten van het marketingplan die ervoor zullen zorgen dat deze verkopen plaatsvinden:verkoopteam, advertenties, website, e-mailmarketing, kanaalpartners, gebruik van sociale media, enz.
  • Wat is belangrijk om te weten over deze verkopen? Zijn er bijvoorbeeld vrachtkosten die belangrijk zijn om te volgen, hoe zit het met retouren? Als u omzetbelasting in rekening brengt, houd deze bedragen dan gescheiden, want dit is het geld van de overheid. Zijn het contante verkopen of bieden jullie kredietvoorwaarden?
• Vermeld de drie kostencategorieën afzonderlijk in uw budget:variabele kosten (die rechtstreeks verband houden met de productie van een product, zoals arbeid en materialen), semi-vast (zoals advertenties, die in de loop van de tijd kunnen worden verhoogd of verlaagd) en vast kosten (huur, verzekering, meeste personeel, audit, etc.)
• Uitgaven zijn meestal gemakkelijker te voorspellen dan verkopen, dus zorg voor onvoorziene omstandigheden. In de loop van het jaar kunt u bijvoorbeeld de gebudgetteerde verkoop met 20 procent verminderen en de uitgaven met 10 procent verhogen. Het is beter om te weinig te beloven en te veel te leveren.
• Hoewel een begroting met de hand in een notitieboekje kan worden geschreven, kunt u het beste software gebruiken die is gemaakt met uw boekhoudsysteem of met een Excel-spreadsheet. Het opstellen van een begroting is een iteratief proces. Het is onwaarschijnlijk dat u de resultaten van uw eerste poging leuk zult vinden, dus u zult de aannames aanpassen en de cijfers dienovereenkomstig wijzigen. Pas op dat u uzelf niet voor de gek houdt door getallen te veranderen om de gewenste resultaten te krijgen zonder de aannames te veranderen en vervolgens de realiteit van de nieuwe aanname te testen.

Belangrijkste afhaalrestaurants

• Budgettering is om u te helpen uw bedrijf te beheren en te controleren, met name door te focussen op het ontvangen en uitgegeven geld — allemaal met een jaar vooruitkijkend. U bent dus ruim van tevoren op de hoogte van mogelijke geldtekorten.
• Budget in hetzelfde detailniveau en formaat als u de werkelijke resultaten rapporteert
• Bekijk halverwege het jaar de resultaten van het jaar tot nu toe en de prognose voor de komende zes maanden om te bepalen of uw budget moet worden bijgewerkt.
• Wees conservatief in budgetaannames, aangezien het gewoonlijk langer duurt om inkomsten te realiseren dan gepland, terwijl de uitgaven gewoonlijk doorlopen.