Dankzij de COVID-19-pandemie gebruiken meer ondernemers dan ooit een structuur voor werken op afstand om hun bedrijf te laten voortbestaan. Maar als je nieuw bent in het managen van een team op afstand, kunnen sommige uitdagingen overweldigend zijn.
In dit artikel gaan we kijken naar enkele van de beste manieren om uw team gemotiveerd en betrokken te houden wanneer persoonlijk contact niet langer een optie is.
Tony Sherba, president en grondlegger van Yeti LLC, benadrukt het voordeel van het creëren van een standaard vergaderstructuur die werknemers kunnen volgen. Tijdens de pandemie heeft het team van Sherba hard gewerkt om standaard teamvergaderingen op te nemen om na te bootsen wat er op kantoor zou zijn gebeurd.
Bij Yeti LLC komen alle teams op maandag op een vast tijdstip bijeen om wekelijkse strategieën te bespreken en taken toe te wijzen. De individuele teams hebben dan gedurende de week dagelijkse "scrums" en follow-upvergaderingen.
Dit consistente gesprek zorgt ervoor dat iedereen zich betrokken voelt en weet welke impact hun werk heeft op het bedrijf als geheel. Het geeft ook een gevoel van zekerheid in een ongelooflijk onzekere tijd:we hebben momenteel niet veel in de hand, maar om 10.00 uur op een maandag weet dit team in ieder geval wat er van hen verwacht wordt.
Naast grote wekelijkse vergaderingen, benadrukt Sherba ook het belang van kleinere, geplande vergaderingen gedurende de week. Met name een groepsgesprek op vrijdag stelt het team in staat om hun successen te delen en verbeteringen te bespreken die in het weekend kunnen worden doorgevoerd.
Naast videoconferenties voor teams, is het ook van vitaal belang om een-op-een met uw team in te checken. Gebruik een teamagenda zoals Google om individuele vergaderingen te plannen waar u triomfen en worstelingen in een meer persoonlijke setting kunt bespreken.
Door uw team te laten zien dat u er nog steeds voor hen bent, zelfs als u niet in dezelfde ruimte bent, kunt u relaties onderhouden en ervoor zorgen dat uw team zich gewaardeerd en gehoord voelt.
P>WorkWithCo heeft een aantal briljante tips om uw team betrokken te houden bij het thuiswerken en bekijkt hoe belangrijk het is om rekening te houden met emoties. Ervoor zorgen dat iedereen zich betrokken en verzorgd voelt, is essentieel voor het succesvol managen van een team op afstand.
Op kantoor is het gemakkelijk om met afleiding om te gaan en een productieve werkomgeving te creëren. Thuis kunnen dagelijkse afleidingen echter veel moeilijker te beheersen zijn.
Lynette Pettinicchi, de oprichter van Lynette Nicole PR, stelt voor om uw medewerkers de ruimte te geven om te gaan met kinderen die hulp nodig hebben bij huiswerk of honden die naar buiten moeten. Dit aanpassingsvermogen stelt uw teamleden in staat om op de lange termijn productiever en gefocust te zijn.
Ze is van mening dat als je je team niet micromanagt en enige flexibiliteit toestaat om persoonlijke zaken tijdens 'werkuren' af te handelen, kan helpen om focus te cultiveren en 'kan resulteren in meer kwaliteitswerk'.
Tom Seery, oprichter en CEO van RealSelf, is ook van mening dat het bieden van een beetje meer flexibiliteit aan teamleden kan helpen om een gevoel van teamgeest op te bouwen dat anders moeilijk te bevorderen zou zijn in een externe werkomgeving. "Ik heb uit de eerste hand gezien hoe ons team is samengekomen ... dankzij leiders die de impact hebben onthuld die ze als ouders hebben doorstaan, voor familieleden en hun eigen mentale welzijn hebben gezorgd."
Als online werken nieuw voor uw team is, is het een goed idee om berichtenhulpmiddelen, zoals Slack, optimaal te benutten.
Deze tools bieden niet alleen communicatie tussen personeel en management om de kleinere alledaagse problemen die zich voordoen te beantwoorden, maar ze bieden het team ook de kans om onderling te chatten, perfect om het moreel op te bouwen.
E-mails moeten worden gereserveerd voor langere communicatie, externe berichten of dagelijkse updates die voor iedereen relevant zijn. Groepschats zijn geweldig om het team betrokken te houden en kleinere updates door te geven als ze zich voordoen.
Als je alleen met je team communiceert via telefonische vergaderingen of het geschreven woord, loop je iets mis.
Groepsvideochats met software zoals Zoom kunnen ervoor zorgen dat uw team waardevolle persoonlijke tijd met u en hun collega's krijgt, zelfs als u zich niet fysiek in dezelfde ruimte bevindt.
Videogesprekken zijn ook een geweldige manier om ervoor te zorgen dat je team betrokken is:het is veel moeilijker om met je telefoon te spelen of te multitasken wanneer je een videogesprek voert dan alleen audio.
Maar hoewel flexibiliteit belangrijk is, erkennen veel ondernemers ook de voordelen van vaste werktijden.
Ervoor zorgen dat iedereen zich op bepaalde uren (bijvoorbeeld van 10.00 tot 16.00 uur) in dezelfde virtuele ruimte bevindt, maakt open communicatie mogelijk en zorgt ervoor dat iedereen beschikbaar is voor belangrijke updates en informatie.
Als je deze uren hebt ingesteld, heb je ook je team (en jezelf) een belangrijke reddingslijn:de mogelijkheid om uit te schakelen.
Door ervoor te zorgen dat vergaderingen, een-op-een en algemene kantooruren worden gepland, kan uw team een duidelijker beeld krijgen van wat ze moeten doen en wanneer. Het betekent ook dat ze hun computer aan het eind van de dag kunnen uitschakelen en hun aangewezen werkruimte kunnen verlaten, in plaats van het gevoel te hebben dat ze de hele nacht beschikbaar moeten blijven.
Dit heeft ook voordelen voor jou als leider van een team op afstand. Door duidelijke verwachtingen en beschikbaarheid te stellen, weet uw team wanneer u beschikbaar bent om vragen te beantwoorden of wanneer u 'niet op kantoor' bent.
Thuiswerken kan een onschatbare manier zijn om de productiviteit en motivatie te verhogen, maar alleen als het effectief wordt beheerd. Probeer te voorkomen dat elke communicatie werkgerelateerd is en maak tijd in uw dag, week, maand vrij om sociale momenten te delen en speciale gelegenheden te vieren.
Sommige succesvolle leiders stellen voor om wekelijks een "happy hour" of "koffiepauze" te organiseren om hun team wat rust te gunnen en de kans te geven emotionele banden te ontwikkelen. Het vieren van momenten zoals verjaardagen of jubilea via videochat zorgt ook voor een gevoel van verbondenheid dat lastig te bereiken kan zijn als je op afstand werkt.
Maar hoewel het belangrijk is om je op je team te concentreren, mag je mentale gezondheid niet over het hoofd worden gezien. Lily Scanlon, directeur van Korn Ferry, moedigt leiders en ondernemers aan om te onthouden dat u "hier niet alleen voor staat".
Scanlon raadt leiders aan "contact op te nemen met uw netwerken en om hun perspectieven te vragen." Het delen van uw ervaringen, bronnen en geleerde lessen - of zelfs alleen maar empathie en ondersteuning bieden - kan allemaal van onschatbare waarde zijn voor leiders die proberen te navigeren in een vreemde nieuwe wereld van werken op afstand.
Tijd maken voor communicatie, waardevolle werkgerelateerde updates delen en uw team betrokken houden bij de dagelijkse beslissingen zijn briljante manieren om externe medewerkers betrokken te houden. Maar het toestaan van 'downtime', geklets en een beetje flexibiliteit kan ook een grote bijdrage leveren aan het cultiveren van een virtuele werkplek die ondersteunend en gastvrij aanvoelt.
Bespreek met uw team hoe zij ondersteund willen worden en gebruik andere contacten om een positieve werkomgeving te creëren. Op deze manier heb je een gelukkig en productief team, zelfs als ze niet allemaal fysiek bij elkaar kunnen zijn.
5 praktische zelfzorgtips voor eigenaren van kleine bedrijven tijdens een pandemie
Tips voor het jongleren met prioriteiten zonder de bal te laten vallen tijdens de coronaviruspandemie
Kun je je bedrijf draaiende houden tijdens de pandemie?
Vier tips voor vrouwelijke ondernemers om door pandemie veroorzaakte zorgen en angst te verslaan
De groei van digitale activa in Black Business America tijdens de pandemie
Toptips voor het handelen in futures tijdens de Amerikaanse verkiezingen
Geldlessen uit de pandemie - Schulden beheren