De beste keuzes maken voor uw bedrijf kan betekenen dat u iemand in dienst neemt die in een andere staat woont, een personeelslid onderdak biedt dat wil verhuizen of een werknemer over de staatsgrenzen heen moet verplaatsen om uw klantenbestand uit te breiden. Voor elke buitenlandse werknemer die op uw loonlijst staat, moet u wat werk verrichten om te blijven voldoen aan de toepasselijke belasting- en arbeidsbureaus. De onderstaande gids kan u op weg helpen.
Dit artikel is gericht op externe werknemers die kwalificeren als W-2-werknemers, niet op onafhankelijke contractanten, maar het is een essentieel onderscheid om meteen te maken. De IRS behandelt werknemers doorgaans als onafhankelijke contractanten als ze bepalen hoe, wanneer en waar het werk wordt gedaan, en als de werkgever alleen het gewenste resultaat van het werk bepaalt. Anders zijn ze een W-2-medewerker.
Houd er rekening mee dat dit geen kant-en-klare definitie is en dat werken op afstand grijze gebieden kan creëren. Maar het antwoord zal bepalen of uw bedrijf staatsinkomstenbelastingen inhoudt en sociale zekerheid, Medicare en werkloosheidsbelasting betaalt. Bedrijven zijn doorgaans niet verplicht om loonbelasting in te houden of te betalen aan onafhankelijke contractanten, maar moeten dit wel doen voor W-2-werknemers.
De onafhankelijke contractant of werknemer-pagina van de IRS schetst 3 brede categorieën - gedragscontrole, financiële controle en type relatie - om u te helpen bij het kiezen van de juiste werknemersclassificatie. Bovendien kunnen staatswetten van invloed zijn op hoe u uw werknemers classificeert en betaalt. Californische Assembly Bill 5 (AB5) maakt het bijvoorbeeld moeilijker voor bedrijven om werknemers als onafhankelijke contractanten te classificeren.
Zodra u zeker weet dat uw externe werknemer in aanmerking komt als een W-2-werknemer, is het tijd om te bepalen waar uw externe werknemer werkt en waar ze wonen. Een externe werknemer kan in de ene staat wonen en naar het werk reizen in een andere, maar u moet doorgaans belastingen inhouden en aangeven in de staat waar uw externe werknemer werkt. Als uw bedrijf in Washington is gevestigd en een externe werknemer heeft die bijvoorbeeld in Californië werkt en in Nevada woont, houdt u de inkomstenbelasting van de werknemer in en betaalt u in Californië staatsbelasting over werkloosheid.
U kunt uw belastinginhouding baseren op de zelfgerapporteerde werklocatie van uw werknemer als het antwoord redelijk is. Er zijn echter een paar mogelijke uitzonderingen waarmee rekening moet worden gehouden, waaronder wederzijdse overeenkomsten tussen staten en de minimis- of vrijstellingsregels.
Wederkerige overeenkomsten zijn gesloten tussen 2 aangrenzende staten die het inwoners van de ene staat mogelijk maken om vrijstelling van belastinginhouding in de andere (wederzijdse) staat aan te vragen. Wederzijdse overeenkomsten voorkomen dat werknemers meerdere belastingaangiften indienen. Als de werkstaat en de woonstaat van uw werknemer een wederzijdse overeenkomst hebben, hoeft u alleen belastingen in te houden en aan te geven in hun woonstaat.
Wederkerigheid is echter geen automatisch begrip. Werknemers moeten u verzoeken belastingen in te houden in hun thuisstaat in plaats van in hun werkstaat. Wanneer uw werknemer u hun belastingvrijstellingsformulier voor de staat verstrekt, stop dan met het inhouden van belasting voor hun werkstaat en begin met het inhouden van belasting voor hun thuisstaat. Bewaar deze certificaten van belastingvrijstelling in uw bedrijfsadministratie voor het geval het werk van uw werknemer uw bedrijf controleert.
Als uw in-state werknemer op zeer beperkte basis in een andere staat werkt, is hij mogelijk niet onderworpen aan de inkomstenbelasting van de andere staat. De minimis- of vrijstellingsregels definiëren een drempel (zoals een maximum aantal dagen dat in de staat wordt gewerkt of het bedrag aan verdiende inkomsten in dollars) waarvoor een werkgever, wanneer deze wordt overschreden, moet beginnen met het inhouden van staatsbelastingen.
De meeste werknemers die in een staat werken, overschrijden op afstand de minimis-drempels, en de wetten kunnen sterk verschillen van rechtsgebied tot rechtsgebied. Contact opnemen met de belastingdienst van de staat op de werklocatie van uw werknemer voor staatsspecifieke begeleiding is daarom essentieel.
Het beheren van de salarisadministratie voor werknemers die elders werken en wonen, is misschien wel het meest complexe aspect van het bouwen van een team op afstand. Gelukkig zijn er professionele diensten die kunnen helpen.
Payroll providers kunnen uw bedrijf helpen bij het naleven van de loonbelastingwetgeving en het indienen van aangiften bronbelasting. Door uw salarisadministratie te automatiseren, kunt u ook het juiste bedrag aan belastingen betalen en voorkomen dat u belangrijke vervaldatums mist. De meeste payroll-aanbieders zullen u vragen om u te registreren bij het ministerie van Arbeid en uw identiteitsbewijs voor de werkgelegenheidsbelasting te verkrijgen, zodat zij als uw vertegenwoordiger belastingen kunnen inhouden en afdragen.
Het hebben van een werknemer die regelmatig in een staat werkt, is vaak voldoende om de nexusregels voor 'fysieke aanwezigheid' te activeren, hoewel richtlijnen van staat tot staat kunnen verschillen. Nexus is wanneer uw bedrijf een voldoende sterke band heeft met een andere staat om aansprakelijk te zijn voor hun inkomsten- en omzetbelasting.
Een bezoek aan de website van het Department of Revenue in de werkstatus van uw werknemer kan enkele antwoorden opleveren, maar of uw bedrijf al dan niet nexus heeft, is waarschijnlijk een complexe vraag, en kan de noodzaak omvatten om u te registreren als een buitenlands bedrijf en een geregistreerde agent aan te stellen in de staat waar uw externe medewerker werkt. Een gesprek met uw belastingprofessional of CPA kan u helpen inzicht te krijgen in uw registratie- en belastingverplichtingen en deze op de voet te volgen.
Het is ook belangrijk om meer te weten te komen over lokale arbeidswetten in het rechtsgebied waar uw externe werknemer werkt, zoals minimumloonvereisten en verplichte pauzes. De werkgeversgids van het Department of Labour is een uitstekende bron over dit onderwerp.
De staat waar uw externe werknemer werkt, vereist waarschijnlijk dat u zich registreert voor een werkloosheidsverzekering via het staatswerkloosheidsverzekeringsprogramma. Als u dit niet doet, kan uw bedrijf worden blootgesteld aan boetes en vergoedingen wegens niet-naleving van de werkloosheidsverzekeringswetten van de staat.
Bijna elke staat vereist dat werkgevers een arbeidsongevallenverzekering hebben, die uw werknemer beschermt in geval van werkgerelateerd letsel of ziekte. U kunt zich aanmelden via een commerciële aanbieder of het compensatieverzekeringsprogramma van uw staat. Neem voor meer informatie contact op met de ambtenaar van de arbeidscompensatie in de staat waar uw werknemer aan het werk gaat.
Een staatsbelastingrecht betwisten
Hoe divers is uw personeelsbestand?
Hoe u uw bedrijf kunt domesticeren naar een andere staat
Waarom goede werknemers blijven... of vertrekken
Hoe u de leermogelijkheden voor werknemers kunt verbeteren
6 stappen om een bedrijf te sluiten terwijl u aan de regels blijft
Hoe u werknemers kunt aantrekken voor uw productiebedrijf