• Een factuur is een gespecificeerd document waarin alle werkzaamheden voor een klant gedurende een bepaalde periode worden vermeld, samen met de prijs van elke service.
• Een factuur bevat ook contactgegevens, betalingsvoorwaarden en soms andere opmerkingen.
• Als u een factuur wilt maken, moet u ruimte maken voor een koptekst, een gedetailleerde gespecificeerde tabel geven en indien nodig voetnoten onderaan toevoegen.
• Dit artikel is bedoeld voor bedrijfseigenaren die willen weten hoe ze een factuur voor voltooid werk kunnen maken .

Als u bekend bent met de basisprincipes van de boekhouding van kleine bedrijven, dan weet u dat het ondertekenen van een nieuwe klant niet betekent dat u meteen hun geld krijgt. Als er iets is, moet u mogelijk enkele weken of maanden wachten voordat het geld op de debiteuren van uw bedrijf op de geldrekening van uw bedrijf terechtkomt. En als je geen facturen stuurt voor je werk, krijg je dat geld misschien nooit.

Als u geen facturen verzendt, kan dit de betalingen van uw klanten vertragen, omdat klanten vaak facturen moeten ontvangen om hun betalingsprocessen te activeren. Aangezien uw klanten waarschijnlijk facturen bij ontvangst opnemen in crediteuren en betalen volgens hun interne betalingsschema, kunnen uw klanten betalingen zonder facturen missen of negeren om hun betalingsprocessen te activeren. Gelukkig is het versturen van facturen eenvoudig. Hieronder laten we u zien hoe u een factuur maakt.

[Gerelateerd artikel: Crediteuren versus debiteuren en hoe ze verschillen]

Wat is een factuur?

Een factuur is een gespecificeerd document waarin de prijzen worden vermeld van alle producten en diensten die een klant gedurende een bepaalde periode bij uw bedrijf heeft gekocht. Zodra uw klant uw factuur heeft ontvangen, moet hij de factuur betalen binnen de termijn die is gespecificeerd in uw algemene voorwaarden.

Zonder facturen zouden kleine bedrijven zoals het uwe het waarschijnlijk veel moeilijker hebben om klantbetalingen na te streven en deze op tijd te ontvangen. Facturen dienen ook als records van uw werk voor een klant, en deze record kan handig zijn voor boekhoudkundige doeleinden, het opnieuw onderhandelen over voorwaarden met een klant of zelfs als u te maken krijgt met een IRS-audit. Uw klanten kunnen facturen ook gebruiken voor archivering en boekhouding.

Belangrijkste afhaalmaaltijden :Een factuur is een gespecificeerd document dat al het werk bevat dat u gedurende een bepaalde periode voor een klant hebt uitgevoerd, naast de prijzen die u voor elk regelitem in rekening brengt.

Wat staat er op een factuur?

U moet het volgende in uw facturen opnemen:

• De datum van de factuur
• De naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres van zowel uw bedrijf als uw klant
• Een uniek factuurnummer of identificatiecode
• Betalingsvoorwaarden zoals netto 30 of een specifieke betalingstermijn
• Een gespecificeerde lijst met een eenheidsprijs, hoeveelheid en totale prijs voor elk item
• Een duidelijk begonnen totale factuurwaarde

Belangrijkste afhaalmaaltijden :Een factuur bevat de zakelijke basis van uw voltooide werk voor een klant naast de betalingsvoorwaarden.

Een factuur maken

Het is één ding om te weten wat u op uw factuur moet opnemen, maar het is iets anders om deze informatie op een manier te presenteren die uw klanten gemakkelijk kunnen begrijpen en waar ze op kunnen reageren. U kunt ervoor zorgen dat uw factuur volledig begrijpelijk is door de volgende stappen te volgen:

1. Koptekst toevoegen

Uw factuur moet beginnen met een koptekst die de factuurdatum bevat naast de contactgegevens van zowel uw bedrijf als uw klant. Vaak staat uw bedrijfsinformatie aan de linkerkant en die van uw klant aan de rechterkant, maar soms kan uw informatie bovenop die van uw klant komen te staan.

2. Geef een factuurnummer of identificatiecode op

Als de factuur die u verzendt de eerste is voor een klant, kunt u "Factuur #0001" in uw koptekst opnemen (de extra nullen in het nummer voorkomen dat de spatiëring verandert als u duizenden facturen bereikt). Als alternatief kunt u een ID instellen die verband houdt met de serviceperiode, zoals 'Factuur #2021Q1' of 'Factuur #FEB2021'. Zelfs als uw factuur-ID de periode aangeeft die uw factuur beslaat, moet u naast de ID ook een exacte factuurdatum vermelden.

[Gerelateerd: Leren wat een onkostendeclaratie is om inzicht te krijgen in de financiële status van uw bedrijf]

3. Uw gespecificeerde tabel invoegen

De kern van uw factuur is uw gespecificeerde tabel met diensten en prijzen. Hier vermeldt u elk artikel en de hoeveelheid, het tarief per eenheid (dit kan een prijs per artikel of een uurtarief zijn) en de totale kosten. Rechtsonder in de tabel voegt u de kosten van elk regelitem toe en noteert u het bedrag als de totale waarde van uw factuur. U moet ervoor zorgen dat dit nummer vetgedrukt is of dat u het ergens anders vermeldt als het totaalbedrag in een groot, voor de hand liggend lettertype. In sommige gevallen moet u ook belasting in rekening brengen.

In uw gespecificeerde tabel kunt u ook de datum of het tijdsbestek opnemen waarin elk regelitem is geleverd en aangeven wat de aangegeven service omvat. Dit kan helpen om uw werk en prijzen transparanter te maken voor uw klant en mogelijk snellere betaling aan te moedigen. U kunt de betaling ook vergemakkelijken door meer dan één gespecificeerde tabel op te nemen. Als u bijvoorbeeld diensten verleent aan uw klant, zowel op kantoor als daarbuiten, kunt u voor elke locatie één gespecificeerde tabel maken.

4. Voetnoten toevoegen

Vaak zijn facturen zelfverklarende lijsten met diensten, hoeveelheden en prijzen, maar soms kunnen ze niet het hele plaatje weergeven. Het is bijvoorbeeld misschien niet meteen duidelijk dat u een korting toepast op een van uw regelitems. Om deze korting te verduidelijken, voegt u onderaan uw factuur een verklarende voetnoot toe. Zo weet uw klant dat toekomstige facturen mogelijk hogere tarieven voor hetzelfde werk opleveren. Als je factuur geen verduidelijkende voetnoten nodig heeft, kun je nog steeds een bedankbriefje toevoegen - een beetje dankbaarheid kan een lange weg gaan.

Belangrijkste afhaalmaaltijden :Om een ​​factuur te maken, begint u met een koptekst, kiest u een unieke factuur-ID, vult u uw gespecificeerde tabel in en laat u zo nodig voetnoten achter.

Voorbeeld factuur

Nu u weet hoe facturen werken, kan het handig zijn om er een in actie te zien. Daarom hebben we hieronder een voorbeeld gegeven:

26 februari 2020                                                         FACTUUR #FEB2021

John Doe                                                                           Factureren aan: Uitstekende klant, LLC

1 Times Square                                                                    1 Hollywood Boulevard

New York, NY 10011                                                                  Los Angeles, CA 90045

1-800-111-2345                                                                              65 1-800-999

[email protected]                                                                  [email protected]

Opmerkingen:

* Zoals eerder besproken, bieden we vanaf volgende maand service 3 niet meer aan.

^ Voor service 6 werd een korting van $ 50 per eenheid toegepast. Bedankt zoals altijd voor het kiezen van MyCompany!

Factuursjablonen en generatoren

Nu je weet hoe je een factuur moet maken en een realistisch voorbeeld ervan hebt gezien, kun je beginnen met het maken van je eigen factuur met behulp van een sjabloon of generator. Hieronder staan ​​vijf opties:

• Invoice Home biedt 100 verschillende factuursjablonen, variërend van standaardontwerpen tot opties met een opvallender uiterlijk.
• Invoice Simple biedt drie factuursjablonen die u kunt downloaden als Word-, Excel- of andere aanpasbare bestanden.
• Over Word en Excel gesproken, Microsoft biedt tientallen eigen downloadbare sjablonen voor beide programma's.
• FreshBooks biedt verschillende sjablonen in Word-, Excel-, PDF- of G Suite-opties.
• Canva biedt honderden uitgebreid aanpasbare factuursjablonen die duidelijke informatie in evenwicht brengen met moderne ontwerpen.

Nadat u uw sjabloon heeft gekozen, hoeft u alleen maar de bovenstaande stappen te volgen om facturen te maken die klanten niet alleen begrijpen, maar waar ze ook naar handelen.