“De tektonische verschuiving veroorzaakt door COVID-19 veranderde ‘werk’ van een zelfstandig naamwoord in een werkwoord. Van een plaats waar we naartoe gingen naar een ding dat we doen, ongeacht de plaats.” — Joe Brady, CEO - Amerika, The Instant Group

Bedrijven worden tegenwoordig geconfronteerd met een enorme druk van huidige en toekomstige werknemers om flexibelere werkregelingen te bieden, en er zijn meer opties dan ooit tevoren. Hoewel de abrupte verschuiving naar werken op afstand als gevolg van de COVID-19-pandemie aanvankelijk chaotisch was, is thuiswerken (WFH) veel haalbaarder gebleken dan de meesten hadden verwacht. Bedrijven - en hele bedrijfstakken - die eerder niet hadden overwogen om dergelijk beleid in te voeren, zijn nu aan het kijken hoe ze dit permanent kunnen maken om werknemers aan te trekken en te behouden.

Nu we de culturele en technologische barrières voor thuiswerken grotendeels hebben overwonnen, is de volgende logische grens werken vanaf overal (WFA). Dit niveau van vrijheid en flexibiliteit werd ooit afgeschreven als een fantasie. Maar nu, gezien de achtergrond van het Grote Aftreden en de heropening van de wereldwijde grenzen, zal het in 2022 waarschijnlijk topprioriteit zijn voor veel werkgevers en werknemers om werknemers de mogelijkheid te bieden om overal te werken.

De belangrijkste belemmeringen om overal te kunnen werken, zijn juridische en fiscale kwesties. Belangrijke risico's zijn onder meer belastingnaleving (voor werknemers en werkgevers), immigratieproblemen, lokale arbeidswetten en problemen met gegevensbeveiliging. Hoewel deze risico's in eerste instantie ontmoedigend kunnen lijken, kunnen ze worden beheerd. Grote bedrijven, zoals Spotify en Revolut, hebben al WFA-beleid. Een dergelijk beleid geeft werknemers niet noodzakelijkerwijs absolute vrijheid. Ze kunnen eerder worden ontworpen om werknemers een zekere mate van flexibiliteit te bieden, terwijl ze strategische beperkingen opleggen om risico's te minimaliseren.

Ik heb in EMEA, APAC en de VS gewerkt en heb zelf een aanzienlijke hoeveelheid tijd doorgebracht als wereldreiziger op afstand. Ik ben een registeraccountant en heb senior functies bekleed voor wereldwijde multinationals, waardoor ik naar meer dan 150 locaties heb kunnen reizen. Ik heb uit de eerste hand de uitdagingen ervaren van het omgaan met complexe kwesties op het gebied van vennootschapsbelasting, individuele belasting en arbeidsrecht in meerdere rechtsgebieden.

Mijn familie en ik hebben gemerkt dat overal werken levensveranderend is. Mijn 5-jarige dochter heeft al in vier landen gewoond en naar meer dan 20 gereisd. Doordat we overal kunnen werken, hebben we ons echt ondergedompeld in verschillende culturen en onze passies kunnen nastreven op manieren die we nooit zouden kunnen tijdens korte vakanties. Deze nieuwe manier van werken inspireerde me om mijn eigen bedrijf te starten:ik adviseer nu bedrijven en particulieren hoe ze WFA kunnen realiseren.

Omdat WFA een nieuw en evoluerend beleidsterrein is met regelgeving uit een enorm aantal landen, zijn er nog steeds meer vragen dan antwoorden. Dat gezegd hebbende, slagen werkgevers erin om vooruit te komen en beslissingen te nemen, ondanks enige ambiguïteit. De eenvoudigste - en misschien wel de beste - manier om de risico's en voordelen van het aanbieden van een WFA-beleid te evalueren, is door de lens van een uitgebreid ROI-raamwerk. Dit type analyse kan u helpen een weloverwogen beslissing te nemen of het aannemen van een WFA-beleid de juiste keuze is voor uw organisatie en u helpen een beleid te optimaliseren voor uw niveau van risicotolerantie.

Van "Work From Home" naar "Work From Anywhere"

Ik noemde de toenemende druk waarmee werkgevers van werknemers worden geconfronteerd om hen niet alleen op afstand te laten werken, maar steeds vaker vanaf elke locatie. U vraagt ​​zich misschien af:Wat is precies het verschil?

WFH verwijst naar fulltime werknemers van wie het bedrijf hen in staat stelt om op afstand te werken, meestal vanuit het comfort van hun huis. Het WFH-beleid is doorgaans van toepassing op werknemers die in één land blijven en ervoor kunnen kiezen om een ​​deel of de hele tijd vanuit "thuis" te werken.

Het WFA-beleid is anders. Ze stellen werknemers in staat om tijdelijk op afstand in het buitenland te werken, doorgaans voor meer dan zeven dagen maar minder dan 365. Duren binnen dit bereik vallen in veel landen in een juridisch grijs gebied. Deze verblijven zijn langer dan standaard zakenreizen, maar vereisen geen permanente verandering van verblijfplaats.

Hoewel WFA voor sommigen geen nieuw concept is (inclusief ikzelf), is het iets dat vaak door reguleringsscheuren is geglipt. Echter, aangezien een groeiend aantal mensen zich bij de WFA voegt, zal tijdelijk verblijf waarschijnlijk onder strenger toezicht komen te staan ​​en striktere handhaving. Dit veranderende landschap is des te meer reden om een ​​goed ontworpen WFA-beleid te ontwikkelen dat uw bedrijf beschermt tegen juridische en fiscale nalevingsrisico's.

WFA-beleid:wat kunnen werkgevers winnen?

Zowel harde gegevens als sterk anekdotisch bewijs geven aan dat het toelaten van werknemers om op afstand te werken tastbare voordelen kan opleveren voor werkgevers, hen kan helpen toptalent aan te trekken en te behouden, de werknemerstevredenheid en productiviteit te verhogen en de behoefte aan en de kosten van kantoorruimte te verminderen. Werkgevers die permanent de mogelijkheid van WFA bieden, profiteren van het extra voordeel van toegang tot de wereldwijde talentpool. Softwarebedrijf GitLab schat het nettovoordeel dat het ontvangt van een volledig extern bedrijf op $ 18.000 per werknemer per jaar.

Zelfs vóór de pandemie suggereerde academisch onderzoek van vooraanstaande universiteiten dat het toestaan ​​van werken op afstand de productiviteit van werknemers zou kunnen verhogen. Uit een onderzoek uit 2013 onder leiding van Stanford-hoogleraar economie Nicholas Bloom bleek dat de overgang van traditioneel kantoorwerk naar thuiswerken leidde tot een toename van de productiviteit van de werknemers met 13%. Een daaropvolgende observatiestudie uitgevoerd door professoren van Harvard University en Northeastern University wees uit dat het toestaan ​​van werknemers om van WFH naar WFA te verhuizen, leidde tot een verdere productiviteitsstijging van 4,4%.

De boodschap van werknemers is duidelijk en consistent:inflexibele werkregelingen zijn een van de belangrijkste redenen die zij noemen om hun baan te verlaten. In een recent onderzoek van GoodHire zei 74% van de respondenten dat ze een of andere vorm van werken op afstand nodig zouden hebben om bij hun huidige baan te blijven.

Een groeiend aantal bewijzen suggereert dat veel werknemers zelfs bereid zouden zijn om een ​​loonsverlaging te aanvaarden voor de optie om permanent op afstand te werken. Hoewel het bedrag per bron verschilt, zeggen de meeste van de ondervraagden over het algemeen salarisverlagingen van 5% tot 10% te accepteren om regelingen voor werken op afstand permanent te maken.

Wat zijn de nadelen van WFA-beleid?

Er zijn belemmeringen om een ​​WFA-beleid aan te nemen, met als belangrijkste de nalevingsnachtmerrie die WFA kan veroorzaken. We bekijken dit in de eerste plaats vanuit het perspectief van de werkgever, die over het algemeen meer risico loopt. Werknemers die voor langere tijd op afstand werken in een ander land dan hun vaste fiscale woonplaats, lopen echter ook bepaalde risico's.

Het primaire risico waarmee werkgevers in WFA-scenario's worden geconfronteerd, is de mogelijkheid om "vaste vestiging" (PE) te activeren. PE beschrijft de activiteiten van een bedrijf in een vreemd land die substantieel en doorlopend zijn, genoeg om in dat land aanleiding te geven tot belastingplicht. Verschillende landen en hun respectieve belastingverdragen kunnen enigszins verschillende criteria gebruiken om PE te definiëren, maar de meeste vertrouwen op de richtlijnen van artikel 5 van het OESO-modelbelastingverdrag.

Er zijn twee belangrijke manieren waarop een onderneming PE kan activeren:het exploiteren van een vaste bedrijfszetel (fysiek of virtueel) in een land en/of het compenseren van een afhankelijke agent in dat land (meestal iemand met de bevoegdheid om namens het bedrijf contracten te ondertekenen) ). Senior executives en verkopers zijn typische voorbeelden van afhankelijke agenten, hoewel de aanduiding per land en situatie verschilt. Om deze redenen zijn zowel de aard van het werk dat in een land wordt uitgevoerd, als de tijdsduur en de mate van regelmaat waarmee dat werk plaatsvindt, belangrijke factoren waarmee u rekening moet houden bij het ontwikkelen van uw WFA-beleid.

Stel dat een senior directeur in uw bedrijf - iemand die verantwoordelijk is voor belangrijke strategische beslissingen en die de bevoegdheid heeft om namens het bedrijf contracten te ondertekenen - zeven maanden per jaar in zijn zomerhuis in het buitenland wil wonen. De aard van het werk dat wordt uitgevoerd, in combinatie met de aanzienlijke tijd die in een enkel land wordt doorgebracht en de terugkerende aard van de bezoeken, zal PE waarschijnlijk triggeren door zowel de "vaste vestigingsplaats"- als de "afhankelijke agent"-tests niet te halen.

Als het buitenland vindt dat uw bedrijf daar een vaste inrichting heeft, riskeert u een aanzienlijk hogere aanslag vennootschapsbelasting. Aan de andere kant is het onwaarschijnlijk dat een junior softwareontwikkelaar die een maand per jaar vanuit een Airbnb op een Caribisch eiland werkt, PE zal activeren.

PE brengt het meeste financiële risico met zich mee wanneer werknemers WFA toelaten, maar het is niet het enige risico. Ik heb de andere grote risico's in de volgende tabel uiteengezet.

Hoe kunt u het WFA-beleid van uw bedrijf zo ontwikkelen en optimaliseren dat de potentiële voordelen worden gemaximaliseerd en de belangrijkste risico's worden beperkt? Met een ROI-framework.

Een ROI-kader voor WFA-beleid

Net zoals investeerders het rendement op een investering berekenen, proberen bedrijven vaak het rendement van een strategische zakelijke beslissing in te schatten (of, achteraf, te meten) in verhouding tot de kosten ervan. Een ROI-raamwerk kan een handig hulpmiddel zijn bij het ontwikkelen van een WFA-beleid of het vergelijken van beleidsopties. De inputs zullen ongetwijfeld onnauwkeurig zijn, aangezien het onmogelijk zou zijn om concrete numerieke waarden toe te kennen aan de kosten of baten die ermee gemoeid zijn. Hoe dan ook, dit theoretische raamwerk kan helpen u te zien hoe verschillende aspecten van uw beleid kunnen worden aangepast om uw ROI te maximaliseren, door de voordelen te verhogen of de kosten te verlagen.

Voor onze doeleinden moet de "kosten"-kant van de vergelijking rekening houden met de extra administratieve uitgaven voor het implementeren van een WFA-beleid, evenals met de "kosten" van elk van de primaire risico's die in de volgende afbeelding worden vermeld. U kunt de kosten van een bepaald risico schatten door de kans dat de negatieve uitkomst zich voordoet te vermenigvuldigen met de kosten van de boete die zou worden opgelegd.

Als u bijvoorbeeld een WFA-polis aanbiedt voor 30 dagen per jaar, is de kans extreem klein dat een werknemer PE in het buitenland zal activeren. Hoewel de boetekosten van PE hoog zijn, is de kans dat deze kosten worden gemaakt in dit scenario verwaarloosbaar, dus als u dat beleid aanbiedt, bevindt uw bedrijf zich in een redelijk veilige positie.

Omgekeerd kan een onaanvaardbaar risico zijn dat iemand in een risicovolle rol, zoals sales, meer dan de helft van het jaar in een land verblijft waar een aanzienlijk risico bestaat op het creëren van een vaste inrichting die het bedrijf miljoenen zou kunnen kosten. In dat geval zou het moeilijk zijn om een ​​businesscase op te bouwen zodat ze overal kunnen werken.

(In de voorgaande grafiek zijn de geschatte kosten voor het vervangen van een werknemer afkomstig van Gallup, en sommige onderzoeken met betrekking tot de voorkeuren van werknemers zijn uitgevoerd door Goodhire, Owl Labs en Vidyard.)

Overweeg vier belangrijke vragen bij het ontwikkelen en vergelijken van potentieel WFA-beleid. De antwoorden zijn direct van invloed op de ROI van een bepaalde beleidsoptie, zodat u uw beleid kunt optimaliseren door de voordelen te maximaliseren en de risico's te minimaliseren.

1. Is WFA een haalbare optie voor uw bedrijf?

Niet alle klussen kunnen goed worden gedaan van een afstand. Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar het is niet altijd zo duidelijk als je zou denken. WFA kan de zaken nog ingewikkelder maken als medewerkers in verschillende tijdzones werken. In de loop van de pandemie ontdekten veel bedrijfsleiders die ooit dachten dat hun bedrijf niet op afstand of asynchroon kon functioneren, dat ze dat wel konden.

En zelfs industrieën die vaste schema's en fysieke aanwezigheid vereisen, zoals autofabrieken, kunnen afdelingen hebben (financieel, juridisch, HR) die onafhankelijker kunnen opereren. Voordat u serieus overweegt om een ​​WFA-beleid aan te nemen, moet u zich afvragen of asynchroon werken op afstand mogelijk is voor uw bedrijf en hoe waarschijnlijk het is dat dit leidt tot een lagere productiviteit. Denk hier eens over na voor het bedrijf als geheel, maar ook voor individuele afdelingen en rollen.

In sommige gevallen kan branchespecifieke regelgeving een beperkende factor zijn in waar werknemers kunnen werken. Bepaalde soorten financiële instellingen zijn bijvoorbeeld sterk gereguleerd en moeten mogelijk voldoen aan specifieke licentievereisten om zaken te doen over staats- en landgrenzen heen. In andere gevallen is werken op afstand mogelijk, maar minder efficiënt. Asynchroon werken brengt bepaalde uitdagingen met zich mee, vooral met betrekking tot communicatie, maar het kan ook de efficiëntie verhogen door het werk de klok rond te laten doorgaan. McKinsey &Company heeft vastgesteld welke sectoren het meest geschikt zijn voor werken op afstand.

2. Hoeveel dagen WFA moet u in een bepaald jaar toestaan?

Het aantal dagen dat u werknemers per jaar overal vandaan laat werken, moet afhankelijk zijn van twee factoren.

Overweeg eerst, zoals besproken in vraag 1, of de productiviteit negatief zal worden beïnvloed door langdurige perioden van werken op afstand. Veel banen in de technologiesector, zoals softwareontwikkeling, zijn bijvoorbeeld relatief onafhankelijk en worden vaak op afstand uitgevoerd. Het is moeilijk in te zien hoe WFA voor langere tijd problemen zou opleveren. In andere sectoren of functies die een hoge mate van samenwerking vereisen, kan een maand of twee af en toe niet op kantoor echter werkbaar zijn, maar langere perioden zijn misschien niet ideaal.

Ten tweede, denk aan externe regelgeving. Veel visum- en immigratieregels zijn gebaseerd op standaardperiodes (bijvoorbeeld 30, 90 of 183 dagen). Amerikaanse staatsburgers mogen bijvoorbeeld over het algemeen maximaal 90 dagen in een bepaald land doorbrengen met een traditioneel toeristenvisum. Het is onwaarschijnlijk dat het uitvoeren van werk op afstand voor een in de VS gevestigd bedrijf vanuit het buitenland - werk waarbij geen interactie op de lokale markt betrokken is - een ernstig risico met zich meebrengt dat PE binnen dit tijdsbestek wordt geactiveerd.

Het is geen toeval dat de meeste WFA-beleidslijnen die tot nu toe door grote bedrijven zijn aangenomen, variëren van één tot drie maanden per jaar. Werknemers van Shopify mogen drie maanden per jaar WFA gebruiken, Revolut biedt twee maanden WFA en American Express één maand. Voor een bepaald WFA-beleid verlaagt een kortere looptijd de kans op verschillende belangrijke risico's:het activeren van PE, in strijd zijn met immigratieregels en onderworpen worden aan de lokale arbeidswetgeving.

3. Welke landen ga je opnemen of uitsluiten?

U kunt deze vraag op drie manieren benaderen:een vooraf goedgekeurde lijst met landen, een lijst met verboden landen of een combinatie van beide. (Om geopolitieke of veiligheidsredenen verbieden de meeste bedrijven ten minste een paar landen.)

Wanneer u bepaalt welke landen u in uw polis wilt opnemen, moet u overwegen welke risico's in het bijzonder relevant zijn voor elke locatie, evenals het algehele risiconiveau. De VS en het VK hebben bijvoorbeeld enkele van de strengste regels op dit gebied:zelfs verblijven die 30 dagen aan de grens liggen, kunnen belastingproblemen veroorzaken. Daarentegen, en met name in de loop van de pandemie, hebben een aantal landen beleid ingevoerd met het expliciete doel om werknemers op afstand aan te trekken. Veel landen waarvan de economie voorheen sterk afhankelijk was van toerisme, hebben een weloverwogen beslissing genomen om visumprogramma's voor werken op afstand aan te bieden om relatief goed verdienende externe werknemers aan te trekken en de discretionaire uitgaven die ze met zich meebrengen.

4. Moet u uw prestatiebeheersysteem dynamisch koppelen aan uw WFA-beleid?

Hoewel de meeste gegevens suggereren dat het vergroten van de flexibiliteit van werknemers, of het nu door WFH of WFA is, resulteert in een hogere productiviteit, zijn er manieren waarop u dit voordeel mogelijk kunt vergroten. Net zoals werkgevers in het verleden prestatiegebonden bonussen hebben aangeboden of betaalde sabbaticals hebben toegekend aan degenen die een bepaald aantal jaren bij het bedrijf zijn gebleven, kan het toestaan ​​van werknemers om overal te werken worden gebruikt als een aanmoedigingsvoordeel gekoppeld aan prestaties of retentie.

Wat is het juiste WFA-beleid voor uw organisatie?

Niets is zonder risico. Enerzijds kan het aannemen van een WFA-beleid uw bedrijf blootstellen aan tal van nalevingsrisico's. Aan de andere kant, als je niet op zijn minst enige flexibiliteit biedt rond internationaal werken op afstand, loop je het risico een deel van je beste talent te verliezen. Wat moet een werkgever doen?

Ik hoop dat het ROI-raamwerk u een basiskennis geeft van de mogelijke kosten en baten van het invoeren van een WFA-beleid. Bovendien zou het u moeten helpen verschillende beleidsopties te vergelijken en te zien hoe het aanpassen van specifieke componenten van uw WFA-beleid de ROI kan beïnvloeden.

Dat gezegd hebbende, sommige risicogebieden zijn complex. Ze verschillen per land en evolueren voortdurend terwijl regelgevers zich proberen aan te passen aan een steeds geomobieler wereldwijd personeelsbestand. Hoewel dit basiskader u kan helpen bij het ontwikkelen van een WFA-beleid met een relatief laag risico voor uw bedrijf, kan het de moeite waard zijn om professioneel advies in te winnen als u een uitgebreider beleid overweegt.