Toen ik in 2003 voor het eerst in een accountantspraktijk begon, ging het eigenlijk zoals het altijd was geweest. Natuurlijk hadden we nu digitale systemen, maar er was nog steeds een afhankelijkheid van papier. En wat me in mijn eerste rol gek maakte, was dat gegevens van twee systemen niet elektronisch konden worden doorgegeven. Het moest worden uitgeprint en opnieuw ingevoerd.

Andere delen van het proces begonnen ook te vertragen toen ik meer verantwoordelijkheid op mij nam en het vertrouwen kreeg om wettelijke rekeningen op te stellen voor klanten die bekende software hadden gebruikt om hun administratie op te stellen.

Het feit bijvoorbeeld dat het maken van een proefbalansrapport en het invoeren ervan in de productiefase van de rekening een kwestie was van uitprinten en invoeren van gegevens, ook al waren de producten van dezelfde softwareleverancier. Wat een tijdverspilling!

Nog aan de oppervlakte

Na mijn kwalificatie verhuisde ik naar een bedrijf waar ik eindelijk kon kijken hoe we onze processen konden stroomlijnen. Maar de bankgegevens moesten nog naar boven komen, dus ik was nog niet waar ik wilde zijn bij het creëren van soepelere, eenvoudigere boekhoudprocessen.

Toen kwam 2011, toen de dagen van cloudsoftwareleveranciers aanbrak. Ik werkte weer in een praktijk en ons bedrijf koos voor een hybride tussen QuickBooks Online en Xero.

Eén aanbieder

Toen in 2015 voor mij de tijd aanbrak om mijn eigen outsourcingbedrijf te starten, besloot ik me volledig te focussen op boekhoudsoftware en met één provider te gaan werken.

Hiervoor heb ik voor Xero gekozen omdat je het kunt gebruiken om de belangrijkste boekhoudaccounts van de klant te integreren met een enorm scala aan verschillende software om te helpen met rapportage, prognoses, tijdregistratie, rekeningen.

Hoewel systemen blijven innoveren en gegevensinvoer nog steeds bestaat (zij het in een veel minder belangrijke hoedanigheid), is het verschil tussen wat nu in kleinere tijdschalen kan worden bereikt en toen ik voor het eerst begon bijna moeilijk te vergelijken.