Pay Check – de gespecialiseerde payroll-serviceprovider – bracht 10 vooraanstaande financiële professionals samen bij Accountex om de uitdagingen te bespreken waarmee kmo's worden geconfronteerd op het gebied van payroll en waarom werken met een uitbestede payrollpartner zou kunnen helpen

"Onze mensen zijn onze grootste troef" is een van de bekendste mantra's in de zakenwereld geworden. Het spreekt dus vanzelf dat het correct en op tijd betalen van zijn mensen een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een bedrijf is. Dus waarom zetten zoveel kleine en middelgrote (MKB)-bedrijven slecht opgeleide en onderbeschikte interne teams op de loonlijst?

De druk om de administratiekosten te verlagen is vaak een van de redenen. Dat is de ervaring die een van de klanten van Rob Rattray had. Rob, directeur van r2 Finance, vertelde mededeelnemers dat het MKB na twee jaar verliezen op de draf probeerde te besparen op kosten. Het intern houden van de salarisadministratie zou enorme druk hebben gelegd op werknemers die meerdere rollen op zich hebben genomen en de focus meer dan ooit hebben verlegd van wat het bedrijf toen moest doen:focus op groei.

Uitbesteden om te focussen op groei

Rob moedigde zijn klant aan om over te stappen op een uitbestede salarisadministratie voor personeel, waardoor het team zich kon concentreren op de bedrijfsontwikkeling. "Hoe meer je kunt doorgeven aan iemand die weet wat ze doen op een gebied dat niet bijdraagt ​​aan je belangrijkste focus - in dit geval verkoop -, hoe meer je kunt focussen op groeivooruitzichten", zegt Rob.

Selwyn Pye, oprichter van bedrijfsadviesbureau The Ngine Room, was het ermee eens dat het belangrijk is voor kmo's om zich te ontdoen van administratieve taken om hun energie in verkoop te steken. Hij werkt momenteel samen met een klant die een reeks overnames doet en moedigt het MKB aan om de salarisadministratie te centraliseren bij een outsourcingprovider. "Het zal de kosten verlagen voor alle nieuwe bedrijven die ze kopen en ervoor zorgen dat elk bedrijf zich richt op zijn groeidoelstellingen", zei Selwyn.

Navigeren door complexe compliance

Salaris uitbesteden is echter niet alleen gericht op groei. Het kan kmo's ook helpen om te gaan met een steeds complexer compliancelandschap. Katie Linstead, Business Development en Client Services Manager bij Pay Check, vertelde de deelnemers dat nieuwe klanten vaak contact opnemen, omdat ze zichzelf in een compliance-nachtmerrie hebben begeven.

Voor alle nieuwe nalevingsvereisten voor de salarisadministratie van de afgelopen jaren waren investeringen nodig in opleiding en technologie van het personeel, plus jaarlijkse software-upgrades. Niet alleen dat, veel nieuwe regels zijn gemakkelijk te overtreden en kunnen een bedrijf mogelijk vernietigen. De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming is daar een voorbeeld van. Het delen van een Excel-spreadsheet met salarisgegevens die niet met een wachtwoord zijn beveiligd, kan gemakkelijk de strenge regels voor gegevensbescherming overtreden, maar gebeurt nog steeds maar al te vaak.

Het uitbesteden van de salarisadministratie maakt al die hoofdpijn van iemand anders, zei Katie. "Veel van de klanten die we spreken zijn ongelooflijk gestrest, bang en ze weten niet echt hoe ze uit die situatie moeten komen", voegde Katie eraan toe. "Een van de dingen die we zien wanneer een kmo uitbesteedt, is dat het wegnemen van die stress hen in staat stelt die afgrond te overwinnen."

Accountants besteden ook uit

Kmo's besteden vaak uit aan hun accountants, maar zelfs sommige accountants zijn er steeds meer van overtuigd dat het uitbesteden van het specialistische gebied van salarisadministratie verstandig is. Luke Streeter is oprichter en Chief Delivery Officer van flinder, een internationaal bedrijf op het gebied van accounting, consulting en data-analyse. Luke vertelde deelnemers dat flinder de salarisadministratie uitbesteedt namens zijn klanten en voor eigen doeleinden, omdat het niet een gebied is waarin flinder zich wel of niet wil specialiseren.

Daljit Virdee, directeur van zijn eigen accountantspraktijk, DSV Accounting, begon zijn financiële loopbaan onder meer 20 jaar geleden met het in-house verwerken van grote loonlijsten.

Hij vertelde de deelnemers dat de discipline in de loop der jaren zoveel veranderingen en uitbreidingen heeft ondergaan - zoals pensioenen op de werkplek - dat hij nu de voorkeur geeft aan een gespecialiseerde partner, van wie velen de schaal hebben om echt waar voor hun geld te bieden. Hij adviseert om samen te werken met payrollpartners die lid zijn van het Chartered Institute of Payroll Professionals.

Niet altijd een wondermiddel

Sommige deelnemers aan de tafel waarschuwden dat samenwerken op loonlijst niet altijd een wondermiddel is. Sophie Wright, directeur van WrightCFO - een adviesbureau van parttime financieel directeuren en CFO's voor het MKB, zei dat het uitbesteden van salarisadministratie u alleen tijd bespaart als u de juiste partner kiest. Haar ervaring is dat payroll-aanbieders vaak fouten maken en dit betekent dat MKB-bedrijven niet alleen tijd moeten besteden aan het controleren van het werk van aanbieders, het schaadt ook het vertrouwen dat een klant in hen heeft. Robert Stell, oprichter en directeur van accountantskantoor Bradbury Stell, zei dat, naar zijn ervaring, een hoog personeelsverloop bij outsourcingbedrijven vaak een factor is in een slechte servicekwaliteit.

"Salarissen zijn zo persoonlijk en als je ze verkeerd hebt, ziet de hele financiële afdeling er slecht uit en kan het eeuwen duren om dat vertrouwen in de financiële afdeling binnen het bedrijf weer op te bouwen," zei Sophie.

Een salarispartner kiezen

Luke benadrukte hoe belangrijk het voor kmo's is om een ​​payrollpartner te kiezen die past bij hun behoeften en die hun merkwaarden deelt, aangezien slechte prestaties op de loonlijst uiteindelijk een slechte weerslag kunnen hebben op hun eigen merkreputatie. Een kmo die zijn klanten bijvoorbeeld responsiviteit en wendbaarheid belooft, zou vergelijkbare kwaliteiten moeten zoeken in hun payrollpartner. Een voorbeeld van die wendbaarheid kan zijn dat een dienst wordt aangepast aan de behoeften van een kmo, in plaats van te verwachten dat de kmo een vaste dienst opneemt.

Hoewel het belangrijk is om een ​​grondig due diligence-onderzoek uit te voeren bij het selecteren van een salarisaanbieder, waren de deelnemers het erover eens dat mond-tot-mondreclame en netwerken goede routes zijn om bedrijven op de shortlist te plaatsen. Er was een duidelijke consensus dat goede payrollpartners beschikbaar moeten zijn, snel moeten reageren en een consistente service moeten bieden.

De menselijke maat behouden

Vooruitblikkend wilden de deelnemers dat payrollproviders evolueren om een ​​meer geautomatiseerde en gestroomlijnde service aan te bieden, waardoor klanten via mobiele apps zowel onderweg loongegevens kunnen verstrekken als zoeken. Er was ook een roep om meer integratie met softwaresystemen voor HR-beheer, zodat salarisaanbieders toegang hebben tot gegevens zoals nieuwe aanmeldingsformulieren en P45's, die al digitaal in dergelijke systemen bestaan.

Katie van Pay Check was het eens met de noodzaak van een stap naar meer automatisering, maar waarschuwde voor de noodzaak om menselijke interactie met klanten te behouden - iets dat met name het MKB nog steeds van hun payrollpartners zoekt. Ze legde uit:"Voor de toekomst van payroll, zoals wij het zien, omarmen we de technologie, maar we zijn absoluut nog steeds gefocust op de klantenservice."