Bedrijven ondergaan zowel interne als externe audits. Als eigenaar van een klein bedrijf is het belangrijk om te weten wat het doel van een interne audit is en wat u kunt verwachten tijdens een interne auditprocedure. Ten eerste, wat is een interne audit?
U zou audits kunnen associëren met de IRS en negatief over het proces denken. Maar een audit wordt niet alleen uitgevoerd door de IRS.
Audits kunnen worden uitgevoerd door iemand bij uw bedrijf of een extern bedrijf zoals een belastingdienst. En audits kunnen uw bedrijf ten goede komen door te verifiëren dat uw gegevens correct zijn. Het kan ervoor zorgen dat uw bedrijf op de goede weg is om zijn doelen te bereiken.
Een audit is een proces waarbij een auditor de rekeningen en bescheiden van een bedrijf onderzoekt. De accountant controleert of de financiële overzichten van het bedrijf juist zijn. Op de lange termijn kan dit uw organisatie helpen potentiële IRS-audittriggers te identificeren en te voorkomen.
Er zijn twee hoofdcategorieën voor audits:interne en externe audits. U moet het verschil begrijpen, want uw bedrijf kan beide ervaren.
Een externe audit wordt uitgevoerd door een extern bureau. De externe accountant werkt niet voor het bedrijf dat hij controleert. Externe auditors kijken naar de administratie en activiteiten van een bedrijf.
Bij een interne audit wordt een bedrijf onderzocht door iemand die binnen het bedrijf werkt. Uw bedrijf hoeft geen eigen accountant te hebben. Als u niet iemand in uw bedrijf heeft om de audit uit te voeren, kunt u de rol van interne auditor op u nemen. Of u kunt een extern bedrijf inhuren om regelmatig interne audits voor uw bedrijf uit te voeren.
Het doel van een interne audit is om te beoordelen hoe de onderneming presteert in relatie tot haar bedrijfsdoelstellingen. De interne auditor onderzoekt hoe het bedrijf van binnenuit draait. De auditor meet ook de activiteiten van het bedrijf, zoals de prestaties van medewerkers en informatiesystemen. En de auditor zorgt ervoor dat het bedrijf voldoet aan de Internal Revenue Service (IRS).
Beschouw een interne audit als een check-up om er zeker van te zijn dat uw bedrijf optimaal presteert.
Interne audits kijken niet alleen naar de boekhouding van uw bedrijf. Er zijn verschillende soorten audits die verschillende onderdelen van uw bedrijf controleren:financiën, management en bedrijfsvoering.
Dit zijn de drie belangrijkste soorten interne audits die u regelmatig moet uitvoeren in uw kleine bedrijf:
Een financiële audit is waar de meeste mensen aan denken als ze aan een audit denken. Wanneer een interne auditor een financiële audit uitvoert, willen ze de primeur krijgen over de financiën van een bedrijf.
Bij een financiële audit kijkt de auditor naar informatie in de boekhouding van het bedrijf. Ze willen controleren of de inkomsten, uitgaven en verplichtingen die in uw boeken zijn vastgelegd, juist zijn. De auditor vergelijkt uw administratie met uw transacties om er zeker van te zijn dat ze op één lijn liggen. Typen transactiegegevens zijn onder meer facturen, bankafschriften, kwitanties, creditcardafschriften en belastinggegevens.
Een van de belangrijkste doelstellingen van interne audit is ervoor te zorgen dat uw bedrijf legaal werkt. Een interne auditor zorgt ervoor dat u over alle licenties beschikt die u nodig heeft om uw bedrijf te runnen. En ze controleren of u uw belastingen correct en legaal hebt ingediend. Ten slotte zorgt een financiële audit ervoor dat u uw medewerkers de juiste bedragen betaalt.
Een management audit richt zich niet op de financiële administratie van uw bedrijf. In plaats daarvan kijkt het naar uw rollen en de rollen van uw medewerkers en vergelijkt deze met uw bedrijfsdoelen. Als uw bedrijf niet is ingesteld om aan zijn doelen te voldoen, moet u mogelijk enkele wijzigingen aanbrengen.
Een auditor kijkt naar de top van het bedrijf in een managementaudit. Ze kijken ook hoe de doelen van de medewerkers worden bereikt en hoe deze zich verhouden tot de bedrijfsdoelen. Op die manier wordt elk onderdeel van het bedrijf onderzocht om er zeker van te zijn dat de bedrijfsdoelen kunnen worden bereikt.
Het laatste hoofdaudittype kijkt naar de activiteiten van een bedrijf. Bedrijfsactiviteiten zijn de dagelijkse activiteiten die een bedrijf draaiende houden.
Sommige aspecten van de bedrijfsvoering omvatten de relaties van het bedrijf met klanten en leveranciers. En operations kijken naar de prestaties van het bedrijf en hoeveel inkomsten ze binnenhalen uit de verkoop.
Een interne auditor kijkt naar hoe het bedrijf presteert met betrekking tot dagelijkse activiteiten, zoals de verkoop en kosten. Als uit de operations-audit blijkt dat het bedrijf niet zo goed functioneert als het zou kunnen, moeten er veranderingen worden doorgevoerd om de bedrijfsvoering te verbeteren.
Als u wilt dat het auditproces soepel verloopt, moet u elke financiële administratie bijhouden. Zorg ervoor dat u records altijd ordent en opslaat. Het gebruik van online boekhouden voor kleine bedrijven verlicht het gedoe van het omgaan met papieren documenten.
Het kan nuttig zijn om frequente audits te hebben. Op die manier kunt u sneller fouten opsporen of de productiviteit verbeteren. U kunt maandelijks of halfjaarlijks een audit doen.
Weet welke onderdelen van uw bedrijf meer moeten worden gecontroleerd dan andere. U kunt bijvoorbeeld meer interne audits uitvoeren voor afdelingen die met contant geld omgaan dan voor klantenserviceafdelingen.
Als u besluit de interne audit zelf uit te voeren, of als u niet weet wat u van een interne auditor kunt verwachten, vindt u hier een interne auditchecklist in drie stappen om de procedure te vereenvoudigen:
Voor alles moet de internal auditor weten wanneer en wat hij controleert. Zorg ervoor dat u weet op welk gebied audits nodig zijn en hoe vaak per jaar u interne audits moet hebben.
Een groot deel van het auditproces zorgt ervoor dat een bedrijf de wettelijke voorschriften naleeft. Zorg ervoor dat u de wetten begrijpt die u gaat controleren. En begrijp de taken van de afdeling die u gaat controleren.
Het belangrijkste onderdeel van de interne auditprocedure is het daadwerkelijk uitvoeren van de audit. Verzamel al uw boekhouding en ondersteunende documenten, zodat u de informatie kunt vergelijken. Het kan helpen om een boekhoudkundige checklist te hebben om u door de financiën te leiden.
U moet dan uitzoeken of het bedrijf het interne beleid en de staats- en federale wetten volgt. Praat met werknemers over bedrijfsprocedures om te zien of het werk dat ze uitvoeren overeenkomt met het beleid.
Maak tijdens de audit nauwkeurige aantekeningen, zodat u weet waar de onnauwkeurigheden van het bedrijf liggen en op welke gebieden het goed presteert. Maak na het auditproces rapporten om in uw administratie te bewaren.
Als u, de bedrijfseigenaar, de audits uitvoert, kunt u deze gebruiken om manieren te vinden om uw bedrijf te verbeteren. Als iemand anders de audit uitvoert, geven ze je een auditrapport waar je naar kunt kijken met suggesties voor verbetering.
Wilt u auditprocessen eenvoudiger maken? De online boekhoudsoftware van Patriot houdt uw uitgaven en inkomsten bij om u te helpen bij het organiseren van records. Op die manier hoeft u niet te klauteren voor een audit. En we bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Vraag vandaag nog uw gratis proefperiode aan!