Wanneer u goederen of diensten verkoopt, moet u een record van de transactie maken. Afhankelijk van de situatie geef je klanten een factuur of kwitantie. Wat is het verschil tussen een factuur en een ontvangstbewijs? Begrijp het onderscheid tussen facturen en ontvangsten om verwarring te voorkomen.

Factuur versus ontvangst

Zowel facturen als kwitanties zijn papieren of elektronische bonnen waarop aankooptransacties worden vermeld. Facturen en bonnen zijn niet uitwisselbaar. Een factuur is een betalingsverzoek, terwijl een kwitantie een betalingsbewijs is. Klanten ontvangen facturen voordat ze voor een product of dienst betalen en ontvangen bonnen nadat ze hebben betaald.

Factuur

Bedrijven die producten of diensten aan klanten leveren voordat ze de betaling ontvangen, sturen facturen. Facturen zijn facturen die naar klanten worden gestuurd nadat ze een goed of dienst hebben ontvangen.

Facturen zijn betalingsverzoeken. U kunt ontvangstbewijzen per e-mail of per post verzenden. Of je kunt ze met de hand afleveren.

U factureert niet elke klant. Facturen worden gebruikt voor klanten die:

• Een aankoop doen met winkeltegoed
• Heb een betalingsplan
• Worden achteraf gefactureerd (na ontvangst van een goed of dienst, zoals een hulpprogramma)

Een factuur is een record dat de transactie detailleert. Het bevat informatie zoals de datum waarop de factuur is gemaakt, de betalingsvoorwaarden van de factuur en het totale verschuldigde bedrag. En de factuur bevat contactgegevens van zowel de verkoper als de koper, zoals de naam, het adres en het telefoonnummer.

Facturen herinneren klanten eraan dat ze uw zakelijke geld schuldig zijn. Ze zijn belangrijk om de cashflow te versnellen, ervoor te zorgen dat u wordt betaald en om de financiële administratie voor uw bedrijf bij te houden.

Factuurvoorbeeld

Je verkoopt een wasmachine en droger aan een klant. Je levert de wasmachine en droger in twee weken op. Hun betaling is pas verschuldigd nadat ze de wasmachine en droger hebben ontvangen. Geef de klant een factuur om te laten zien hoeveel ze verschuldigd zijn.

Ontvangstbewijs

Een ontvangstbewijs fungeert als bewijs van een transactie. Je geeft klanten bonnetjes nadat ze voor een product of dienst hebben betaald.

Ontvangsten bevatten informatie over de verkochte goederen of diensten, zoals prijs, hoeveelheid, kortingen en belastingen. Ze bieden ook informatie over de betaalmethode, hoeveel er is betaald en details over de verkoper.

In veel gevallen hebben klanten bonnen nodig als ze een aankoop willen retourneren of een product willen ruilen. Aangezien de bon producten en prijzen toont, kunt u controleren of de klant het/de artikel(en) bij uw bedrijf heeft gekocht. Voor het grootste deel moet u klanten een ontvangstbewijs geven voor elke transactie.

Veel bedrijven hebben een retourbeleid waarin staat dat klanten een ontvangstbewijs moeten hebben om een ​​product te retourneren. U moet beslissen wat voor soort retourbeleid u wilt. Hier zijn enkele voorbeelden van retourbeleid:

• Geen retourzendingen zonder bonnetjes
• Winkeltegoed voor retouren zonder bonnen
• Retourzendingen worden geaccepteerd zonder bonnen

Als eigenaar van een klein bedrijf moet u kopieën van klantbonnen bewaren omdat deze als gegevens fungeren. En bewaar alle bonnen die u van leveranciers ontvangt. Deze ondersteunende documenten zorgen ervoor dat uw boekhouding correct is. En u hebt records nodig als u wordt gecontroleerd. Bewaar zakelijke bonnen minimaal drie jaar.

Voorbeeld klantbon

Je verkoopt kleding aan een klant. Ze betalen je contant op het verkooppunt. Je moet ze een ontvangstbewijs geven, aangezien je een verkoop hebt gedaan en de contante betaling hebt geaccepteerd. Een week later brengt de klant een van de gekochte shirts terug. Omdat ze een bon hebben, kun je de aankoop verifiëren en het shirt inwisselen voor contant geld.

In één oogopslag het verschil tussen factuur en bon

Dus, wat is het belangrijkste verschil tussen een factuur en een ontvangstbewijs?

• Een factuur is een betalingsverzoek. U geeft een factuur nadat de klant zijn goed of dienst heeft ontvangen.
• Een kwitantie is een betalingsbewijs. U geeft een ontvangstbewijs af nadat de klant voor een goed of dienst heeft betaald.

Klanten die een factuur ontvangen, krijgen ook een ontvangstbewijs als ze betalen. Klanten die op het verkooppunt betalen, ontvangen echter geen factuur.

Op zoek naar een gemakkelijke manier om facturen te verwerken? Met de online boekhoudsoftware van Patriot kunt u onbetaalde facturen maken en volgen. Op die manier kunt u de cashflow in uw kleine bedrijf versnellen. En we bieden ondersteuning in de VS. Probeer het vandaag nog gratis!