Het verkopen van producten of diensten aan klanten is uw hoofddoel. Soms stuur je de klant een factuur, in plaats van meteen geld in te zamelen in ruil voor je aanbod. Wat is een factuur?

Wat is een factuur?

Een factuur is een rekening die naar een klant wordt gestuurd nadat deze een product of dienst al heeft ontvangen. Als een klant iets koopt zonder direct te betalen, stuur je een factuur. Een factuur die naar een klant wordt gestuurd, wordt een verkoopfactuur genoemd.

Mogelijk ontvangt u ook facturen van uw leveranciers. Deze staan ​​bekend als aankoopfacturen omdat u de aankoop hebt gedaan en de verkoper verschuldigd bent.

Facturen kunnen elektronisch of per post worden verspreid. De meeste bedrijven sturen facturen via e-mail.

Er zijn verschillende momenten waarop u een klant kunt factureren. U kunt een factuur geven met een geleverd product of een bepaald aantal dagen na het doen van een verkoop.

Voordat u een klant factureert, kunt u hem een ​​schatting sturen met details over de taak die u gaat uitvoeren of de producten die u gaat leveren (daarom moet u ook weten wat u moet zeggen wanneer u een schatting stuurt).

Wat is het doel van een factuur?

Facturen fungeren als records voor uw bedrijf. Het doel van een factuur is om georganiseerd en geïnformeerd te blijven over welke klanten u verschuldigd zijn. En u weet wanneer betalingen achterstallig zijn.

Een factuur is ook een record voor de persoon die ze ontvangt (er is echter een duidelijk verschil tussen factuur en ontvangst). Maak een factuur om als kwitantie te dienen, zodat een klant weet welk bedrag hij uw bedrijf verschuldigd is en wanneer het verschuldigd is.

Als u een boekhouding op transactiebasis gebruikt, noteert u het factuurbedrag als debiteuren in uw boeken. De klant is u het geld verschuldigd voor het goed of de dienst. Facturen helpen u ervoor te zorgen dat uw boekhouding correct is.

Waar worden facturen voor gebruikt? Als het erop aankomt, leidt een factuur tot een betaling van een klant. Zonder een factuur, en zonder een correct uitgevoerde factuur, heeft u een trage cashflow. Om contant geld van klanten te krijgen, moet u ze eraan herinneren dat ze u geld verschuldigd zijn met een factuur.

Als u wordt gecontroleerd door de IRS, moet u financiële gegevens hebben, inclusief facturen. Bewaar kopieën van uw facturen (elektronisch of op papier) op een veilige plaats zodat u uw facturen nauwkeurig kunt volgen.

Een factuur maken

Een factuur is een belangrijk document, dus u moet weten hoe u klanten factureert. Controleer voordat u een factuur verzendt of deze juist is. Als er onjuistheden zijn, kan dit het proces van het inzamelen van geld vertragen.

U kunt boekhoudsoftware gebruiken om facturen te maken en te verzenden. Of u kunt vanaf het begin factuursjablonen maken. Of u het factuurproces nu automatiseert of niet, begrijp de verschillende onderdelen van een factuur.

Delen van een factuur

Wat staat er op een factuur? Label een factuur duidelijk, zodat een klant weet wat het is. Alle facturen moeten dezelfde basisinformatie bevatten:

• Factuurdatum: Dit toont de klant de datum waarop de factuur is gemaakt.
• Klantgegevens: Vermeld duidelijk de naam, het bedrijf (indien van toepassing), het adres en het telefoonnummer van de klant op de factuur.
• Verkoperinformatie: Vermeld de naam, het adres, het e-mailadres en het telefoonnummer van uw bedrijf. Op die manier kan een klant contact met je opnemen als ze vragen hebben.
• Aangekochte goederen en/of diensten: Maak een lijst van de exacte producten of diensten, hoeveelheden en prijzen waarvoor de factuur geldt. Een goede beschrijving zal mogelijke verwarring wegnemen.
• Totaal verschuldigd bedrag: Nadat u het totaal en de omzetbelasting (indien van toepassing) bij elkaar hebt opgeteld, neemt u het totale bedrag op dat de klant u verschuldigd is. Als ze een deel van het totaal hebben betaald op het moment van aankoop, zorg er dan voor dat je daar rekening mee houdt.
• Betalingsvoorwaarden: U moet betalingsvoorwaarden voor facturen opnemen waarin wordt aangegeven wanneer de betaling verschuldigd is. Vermeld ook de betaalmethoden die u accepteert. Schrijf op waar de klant cheques betaalbaar kan stellen. Als u kortingen aanbiedt voor vroege betalingen, schrijf dit dan op de factuur.
• Factuurnummer: Wanneer u een factuur aanmaakt, moet u deze nummeren. En noteer het factuurnummer in uw bedrijfsadministratie. Met een factuurnummer kunt u de factuur in de toekomst gemakkelijk opzoeken. Stel dat een klant belt met vragen over hun factuur. Zij kunnen u het factuurnummer geven zodat u ze in uw systeem kunt terugvinden.

Mogelijk moet u volgende herinneringen verzenden als de klant u niet betaalt. Blijf (beleefd) contact opnemen met de klant als deze niet na de vervaldatum heeft betaald. Als een klant zijn factuur kwijtraakt, stuur hem dan een nieuwe.

Voorbeeld factuur

Hier is een voorbeeld van een factuur:

Hulp nodig bij het maken van facturen? Met de online boekhouding van Patriot voor kleine bedrijven kunt u facturen maken met uw bedrijfslogo en deze naar uw klanten e-mailen. De software houdt de administratie bij en genereert rapporten, zodat u uw facturen eenvoudig kunt beheren. Probeer het vandaag nog gratis!