Als ondernemer is het gemakkelijk om verstrikt te raken in de hectiek van het runnen van uw bedrijf. Hierdoor kan het moeilijk zijn om boekhoudkundige gegevens, zoals zakelijke ontvangsten, facturen en onkosten georganiseerd, bij te houden. Leer hoe u zakelijke bonnen kunt ordenen met een paar eenvoudige opslagoplossingen.
Elke keer dat u iets verkoopt of iets koopt, geeft of neemt u een ontvangstbewijs. U verstrekt bonnen aan klanten nadat ze iets bij uw bedrijf hebben gekocht. En u ontvangt bonnetjes wanneer u artikelen koopt.
Als een klant bijvoorbeeld koffie bij u koopt, geeft u hem een ontvangstbewijs om te laten zien dat hij het artikel heeft gekocht.
Door bonnen te organiseren, houdt u uw belangrijke financiële documenten op orde en neemt u ook de paniek en stress weg bij de belastingvoorbereiding. Het bijhouden van ontvangstgegevens kan een controleproces eenvoudiger maken en uw boekhouding nauwkeurig houden.
Als het gaat om het organiseren van uw bonnetjes voor kleine bedrijven, kunt u ze fysiek (bijv. archiefkasten) of elektronisch (bijv. online boekhoudsoftware) opslaan. Ontdek hoe u bonnen voor bedrijven kunt bewaren met behulp van de twee onderstaande methoden.
Het bewaren van papieren bonnen kan een uitdaging zijn. Om georganiseerd te blijven met een papieren archiveringssysteem, moet u gedisciplineerd zijn en een routine creëren voor het bewaren van bonnen. U kunt bestanden en mappen gebruiken om georganiseerd te blijven.
Voorkom rommel door de volgende strategieën voor papieropslag in uw kleine bedrijf te gebruiken.
Nadat u een ontvangstbewijs heeft ontvangen, scheidt u de ontvangsten per soort zakelijke uitgave. Leg bijvoorbeeld bonnen voor kantoorbenodigdheden op de ene stapel en bonnen voor maaltijden en entertainment op een andere.
Overweeg om codes toe te voegen aan elke bon om uitgaven te categoriseren (bijv. Code 125 voor maaltijden). Op die manier kunt u, als u besluit uw organisatorische inspanningen uit te breiden naar een elektronisch systeem, de bonnen gemakkelijk per categorie opsplitsen.
Investeer in benodigdheden om je bonnetjes te ordenen. Mappen, dossiers en opbergkasten zijn geweldige manieren om bonnen veilig en toegankelijk te houden.
Vermeld de soorten bonnen op het etiket van de map. U kunt bijvoorbeeld een map wijden aan bedrijfsauto-gerelateerde bonnen.
Overweeg de bestanden in uw kast in alfabetische volgorde te ordenen, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn.
Als uw bedrijf niet veel bonnen hoeft te bewaren, gebruikt u in plaats daarvan enveloppen. Label elke envelop en plaats ze in een kleiner archiefsysteem of map.
Wanneer u uw bonnen in mappen plaatst, plaatst u elke bon in chronologische volgorde. Het is handig om bonnen in chronologische volgorde te plaatsen wanneer u naar een specifieke bon moet zoeken.
Bewaar de meest recente bonnen voorin de map en oudere bonnen achterin.
Hoe lang zakelijke bonnen moeten worden bewaard, kan afhangen. Bedrijven dienen bedrijfsbewijzen minimaal drie jaar te bewaren in het geval van een audit. Het kan geen kwaad om bonnen langer dan drie jaar te bewaren. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan bonnen voor een langere periode, bijvoorbeeld zeven jaar, te bewaren.
Verplaats aan het einde van het jaar dossiers en mappen van het belastingjaar naar een aparte map of archiefkast. Geef aan uit welk jaar de bonnen komen (bijv. zakelijke bonnen 2019). Stel nieuwe bestanden en mappen in voor het nieuwe jaar.
Sommige bedrijven wachten met het organiseren van ontvangsten aan het einde van de maand. Blijf georganiseerd door ontvangsten in te dienen zodra ze binnenkomen in plaats van te wachten om ze later te doen.
Vermijd uitstelgedrag bij het bewaren van bonnen. Organiseer bonnen zodra u ze ontvangt. Het neemt de stress weg om ze allemaal tegelijk te doen en houdt je zo georganiseerd mogelijk.
Zelfs als u de bonnen niet meteen regelt, moet u ernaar streven om een klein beetje per keer af te ronden in plaats van een maand of langer te wachten om ze te ordenen. Door elke dag een paar bonnetjes te ordenen, voelt het minder als een taak.
Meer dan ooit is het eenvoudig om de organisatie van uw bonnen te automatiseren. Als je van de oude archiefkasten wilt afstappen, overweeg dan om over te stappen op een digitaal systeem.
Om uw bonnen elektronisch op te slaan, kunt u software gebruiken of gescande bonnen op uw computer opslaan.
Houd er rekening mee dat u een back-up van uw digitale bonnen moet maken om te voorkomen dat u belangrijke financiële informatie kwijtraakt. Bekijk hieronder de verschillende manieren om bonnen elektronisch op te slaan.
Met software voor boekhoud- of bonnenbeheer kunt u uw bonnen uploaden, opnemen en volgen.
Met de meeste systemen kunt u uw bonnen uitgebreid organiseren en toegang krijgen tot functies die papieropslag niet biedt. U kunt bijvoorbeeld herinneringen in uw software toevoegen om bonnen te uploaden en te ordenen.
Hoewel u misschien meer geld moet investeren om een digitaal systeem te gebruiken, kunt u met software papierloos werken. En het maakt het gemakkelijker om bonnen voor langere periodes op te slaan en te ordenen.
Ondernemers kunnen er ook voor kiezen om bonnen op te slaan in digitale mappen. U kunt scanners gebruiken om bonnen van papier over te zetten naar andere apparaten, zoals een computer, smartphone of tablet.
Als u niet wilt betalen voor software of een scanner, kunt u foto's maken van uw bonnen. Upload ze vervolgens handmatig naar uw computer voor bewaring en organisatie.
Heeft u hulp nodig bij het volgen van uw kleine zakelijke transacties? De online boekhoudsoftware van Patriot is eenvoudig te gebruiken voor het bijhouden van inkomsten en uitgaven. En we bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Ontvang vandaag nog uw gratis proefversie van onze eenvoudige maar krachtige boekhoudoplossing!
Een bedrijf controleren met de BBB
De #1 reden waarom kleine bedrijven falen - en hoe je dit kunt vermijden
Een bedrijf kopen in de gezondheidszorg
De juiste zakelijke financieringsopties vinden
Hoe gaan succesvolle bedrijven om met de cashflow?
Hoe de cloud workflow en processen transformeert...
De voor- en nadelen van een partnerschap