Als je merkt dat je bonnetjes naar links en rechts gooit, wil je misschien nog een keer nadenken. Als eigenaar van een klein bedrijf is het bijhouden van bonnen essentieel voor uw financiële administratie. En het niet kunnen vinden van een ontvangstbewijs kan problematisch zijn voor uw bedrijf. U moet weten hoe lang u zakelijke bonnen moet bewaren om complicaties met uw boekhouding in de toekomst te voorkomen.

Wat zijn zakelijke bonnen?

Wanneer een transactie plaatsvindt, geeft of neemt u een ontvangstbewijs. Gewoonlijk tonen bonnen de aankoopdatum, item(s) en prijs van elk item.

U verstrekt bonnen aan klanten nadat ze iets bij uw bedrijf hebben gekocht. Evenzo ontvangt u een ontvangstbewijs wanneer u artikelen voor uw bedrijf koopt.

Ontvangsten spelen een belangrijke rol in uw bedrijf. Ze bieden klanten een bewijs van aankoop en eigendom van het artikel. En ontvangstinformatie kan helpen bij het oplossen van problemen van klanten (bijvoorbeeld ruilen of retourneren).

U kunt zakelijke bonnen ook gebruiken voor belastingdoeleinden. Ontvangsten versterken uw transactiegeschiedenis in uw boekhouding. En kwitanties ondersteunen de informatie die u op uw belastingaangifte voor kleine bedrijven vermeldt.

Hoe lang zakelijke bonnen bewaren

Hoe lang moet u zakelijke bonnen bewaren? Als het gaat om het bewaren van bonnen, is het beter om veilig te zijn dan sorry. Als u bonnen voor een langere periode bewaart, kan dit uw bedrijf ten goede komen.

De algemene vuistregel is om zakelijke bonnen te bewaren zolang de IRS uw gegevens kan controleren. Gewoonlijk controleert de IRS drie jaar aan records. Bewaar uw zakelijke bonnen ten minste drie jaar voor het geval u een aankoop- of verkoopbewijs moet tonen.

In sommige gevallen kan de overheid verder terugkijken in uw administratie. De IRS kan zes jaar aan financiële informatie controleren voor bedrijven die worden verdacht van fraude of te weinig belasting.

Enkele andere gevallen waarbij u mogelijk bonnen voor een langere periode moet bewaren, zijn onder meer:

• Als u inkomsten uit uw aangifte heeft weggelaten
• Als u de kosten van dubieuze debiteuren of waardeloze waardepapieren heeft afgetrokken
• Als u geen aangifte indient

Als je niet zeker weet hoe lang je een kwitantie moet bewaren, neem dan contact op met een accountant voor meer informatie.

Uitzonderingen

Je vraagt ​​je misschien af, Moet ik alle zakelijke bonnen bewaren ? Volgens de IRS hoeft u niet elke zakelijke bon te bewaren.

U hoeft geen kwitantie op te slaan als een van de volgende situaties van toepassing is:

• Uw uitgaven (behalve accommodatie) zijn minder dan $ 75
• U heeft transportkosten waarvoor u geen ontvangstbewijs heeft

Voor zakelijke uitgaven van minder dan $ 75 moet u nog steeds onkostengegevens aan de IRS melden. Geef het onkostenbedrag, de datum, de locatie en het doel van de onkosten op.

Belang van het bewaren van bonnen

Als bedrijfseigenaar is het gemakkelijk om achter te blijven bij het bijhouden en organiseren van papierwerk. U moet echter wel zakelijke kwitanties bewaren om uw boekhouding up-to-date en consistent te houden.

Ook al lijkt het vervelend, het bewaren van zakelijke bonnen kan uw kleine bedrijf ten goede komen. Zakelijke bonnen kunnen:

• U helpen bij de voorbereiding op een audit
• Ondersteunende informatie over belastingaangiften
• Houd uw boeken nauwkeurig

Ontvangsten kunnen u helpen bij de voorbereiding op een audit. Hoewel er verschillende soorten audits zijn, bevatten veel audits een externe auditor die uw financiële informatie beoordeelt (bijv. externe audit).

Tijdens de audit controleert de auditor op inconsistenties in uw belastingaangifte voor kleine bedrijven. Zonder kwitanties is het moeilijk om de accountant te laten zien dat uw informatie correct is. Houd in het geval van een controle een administratie bij die een back-up vormt van uw belastingaangiftegegevens.

Zakelijke kwitanties kunnen ook helpen om uw boeken nauwkeurig te houden. Hoe minder bonnen u bewaart, hoe groter de kans dat uw boekhouding eraf is. Om uw boeken correct te houden, noteert u regelmatig bonnen. Voeg zo snel mogelijk kwitantiegegevens toe aan uw boeken voor een nauwkeurige financiële momentopname van uw bedrijf.

Manieren om zakelijke bonnen op te slaan

Er zijn een paar manieren om uw zakelijke bonnen veilig te bewaren. U kunt zakelijke bonnen ordenen met behulp van archiefkasten en mappen. Of u kunt ervoor kiezen om een ​​digitaal systeem of een bonscanner te gebruiken om bonnen op te slaan.

Als u papieren bonnen bewaart, overweeg dan om ze te categoriseren op type (bijvoorbeeld reiskosten) en chronologische volgorde voor gemakkelijke toegang. Gebruik mappen, kasten en labels om de rommel van bonnen te verminderen.

Er zijn geen wetten die vereisen dat u zakelijke bonnen op papier bewaart. Overweeg een digitale methode te gebruiken in plaats van papieren bonnen op te slaan. U kunt investeren in een bonscanner om bonnen van papier naar andere apparaten, zoals een computer of smartphone, over te zetten. U kunt ook foto's maken van uw bonnen en deze op uw apparaten opslaan.

Ongeacht hoe u zakelijke bonnen bewaart, blijf consistent met uw methode. Op die manier hoef je niet te zoeken naar een ontvangstbewijs wanneer je het nodig hebt.

Hulp nodig bij het organiseren van uw kleine zakelijke transacties? De online boekhoudsoftware van Patriot is eenvoudig te gebruiken om inkomsten en uitgaven bij te houden. En we bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Waar wacht je op? Ga vandaag nog aan de slag met uw zelfgeleide demo!

Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 9 december 2016.