Een bedrijf runnen betekent jongleren met verschillende financiële rapporten, zoals de proefbalans van uw bedrijf en het grootboek. Met zoveel rapporten om door te bladeren, vraagt u zich misschien af:Wat betekenen deze rapporten en hoe gebruik ik ze? Bekijk het verschil tussen grootboek versus proefbalans en hoe u de rapporten in uw voordeel kunt gebruiken.
Voordat we het grootboek versus proefbalans bespreken, moet u iets weten over dubbele boekhouding. Uw proefbalans en grootboek maken beide gebruik van dubbele boekhouding.
Dubbel boekhouden is precies hoe het klinkt:het registreren van transacties in twee of meer rekeningen. Bij double-entry accounting wordt er op ten minste één rekening gecrediteerd en wordt op ten minste één andere rekening gedebiteerd.
Debet en credit zijn gelijk maar tegengestelde boekingen in uw boeken. Met dubbele boekhouding moeten uw credit- en debettotalen in evenwicht zijn, omdat elke transactie gelijke maar tegengestelde effecten heeft op ten minste twee rekeningen.
Klaar om erin te duiken en het verschil te leren tussen grootboek en proefbalans? Bekijk hieronder hoe de twee rapporten van elkaar verschillen.
Nu u een beetje weet over dubbele boekhouding, is het tijd om alles te leren over het grootboek. Dus, wat is het?
Het grootboek is de basis van uw boeken. Gebruik het grootboek om al uw zakelijke transacties te sorteren en samen te vatten om een duidelijk beeld van uw financiën te krijgen. Uw grootboek geeft gedetailleerde informatie over alle transacties in uw rekeningschema.
Zie uw grootboek als een archiefkast en alle rekeningen als de mappen in de kast. Uw grootboek omvat doorgaans de volgende hoofdrekeningen:
In uw grootboek staan activa en uitgaven aan de linkerkant. Passiva, eigen vermogen en opbrengsten staan aan de rechterkant. Beide zijden van het grootboek moeten gelijke waarden hebben om in evenwicht te zijn.
Uw proefbalans is een boekhoudkundig rapport dat de saldi van uw grootboekrekeningen in debet- en creditkolommen bevat. Gebruik uw proefsaldo om ervoor te zorgen dat bij- en afschrijvingen in elke rekening gelijk zijn.
Weet je nog hoe je grootboek eruitziet als een archiefkast? Welnu, uw proefbalans is als de memo die de gegevens in uw archiefkast samenvat. U gebruikt uw proefsaldo voornamelijk als overzicht en samenvatting van uw grootboek.
U denkt misschien:Hoe weet ik wanneer ik het grootboek moet gebruiken versus de proefbalans? Geweldige vraag! Het antwoord? Het hangt af van welke informatie u moet verzamelen.
U kunt uw proefsaldo gebruiken voor:
Grootboeken zijn het beste voor:
U kunt zowel uw proefsaldo als uw grootboek gebruiken voor:
Dus, hoe kunt u beide rapporten effectief gebruiken? Kijk-zie.
Gebruik uw proefsaldo wanneer u uw boeken aan het einde van de maand bekijkt. De proefbalans geeft de basisinformatie weer die nodig is om een welzijnscontrole op uw boeken uit te voeren.
In plaats van te verzanden in de kleine details van het grootboek, kunt u uw proefbalans gebruiken om een idee te krijgen van waar u gedurende de maand geld ziet binnenkomen en uitgaan.
Niet alle bedrijven gebruiken prognoses. Maar als u dat doet, is uw proefbalans een goede plek om te kijken of uw bedrijf financieel op de goede weg is.
Met prognoses kunt u de algemene richting van uw financiën bekijken. Van daaruit kunt u bepalen of u op de goede weg bent en de nodige aanpassingen maken (bijvoorbeeld uw budget aanpassen).
Uw proefbalans is een goed rapport om te trekken voor prognoses, omdat u alleen een algemeen idee nodig heeft van waar uw financiën staan.
Audits kunnen een zenuwslopend proces zijn. Tijdens een audit moet u veel informatie produceren om ervoor te zorgen dat uw boeken op orde zijn. Meestal trekt u uw grootboek op tijdens een routinecontrole.
Uw accountant of financieel adviseur gebruikt het grootboek om tijdens een controle al uw rekeningen te onderzoeken. Uw grootboek toont al uw transacties, inclusief al uw af- en bijschrijvingen.
Lening aanvragen kunnen uitgebreid zijn. Om nog maar te zwijgen van het feit dat leningverstrekkers zoveel mogelijk details willen. Om die reden is het grootboek de beste keuze als het gaat om het aanvragen van zakelijke leningen. Een financiële instelling (bijvoorbeeld een bank) zal willen weten hoeveel geld u uitgeeft en verdient om hun eigen risico te minimaliseren.
Uw grootboek vertelt de bank de financiële informatie die ze nodig hebben om verder te gaan met een leningaanvraag.
Financiële rapporten zijn gebaseerd op echte financiële gegevens, niet alleen op schattingen of prognoses. Terwijl de proefbalans een basislijn laat zien van waar geld komt en gaat, geeft het grootboek het hele beeld.
Gebruik het grootboek om rapporten te genereren die volledig en nauwkeurig zijn. Het proefsaldo geeft mogelijk niet aan dat er iets mis is met een account. Met het grootboek ziet u een compleet financieel overzicht en ziet u dat er niets uit balans is in uw boeken.
Het plannen van uw budget voor het jaar is een oh zo belangrijk proces voor uw bedrijf. Wanneer u uw bedrijfsbudget plant, kunt u het beste zowel naar uw proefbalans als naar het grootboek kijken. Waarom beide?
Uw proefbalans geeft u een snel overzicht van de verschillende rekeningen, zodat u gemakkelijk kunt zien welke meer aandacht nodig hebben. Misschien ziet uw inkomstenrekening er goed uit, maar vertoont uw onkostenrekening niet veel beweging. Uw proefbalans geeft aan waar u wat speelruimte heeft en geeft u een idee van hoe uw budget eruit zou kunnen zien.
Gebruik het grootboek om dieper in de transacties van uw bedrijf te duiken. Met uw grootboek ziet u uw totale inkomsten en uitgaven. En u kunt eventuele wijzigingen lokaliseren die u moet aanbrengen (bijvoorbeeld onnodige uitgaven verminderen). Het grootboek geeft u een totaalbeeld van de financiën van uw bedrijf voordat u verder gaat met uw budget.
Verdrink niet in uw financiële rapporten. Met de online boekhoudsoftware van Patriot kunt u eenvoudig en veilig al uw zakelijke transacties bijhouden. Draag uw proefbalans en grootboek bij u, waar uw bedrijf u ook naartoe brengt. Probeer het 30 dagen gratis!