Als ondernemer jongleer je met een aantal taken, waaronder de boekhouding. Je bent verantwoordelijk voor het maken van journaalposten na elke transactie. Maar dat is niet alles. U moet ook weten hoe u journaalboekingen naar het grootboek boekt. Lees hier hoe.
Uw grootboek is een record dat wordt gebruikt om zakelijke transacties te sorteren en samen te vatten. Leg transacties vast met af- en bijschrijvingen in uw grootboek. Debet en credit moeten altijd in evenwicht zijn. Het zijn gelijke maar tegengestelde vermeldingen. Als ze niet in evenwicht zijn, zijn uw boeken en financiële overzichten onnauwkeurig.
Er zijn vijf hoofdrekeningtypen in een grootboek:
Elk accounttype kan verschillende subaccounts hebben. Activa kunnen bijvoorbeeld betaal- of spaarrekeningen zijn.
Om naar het grootboek te boeken, moet u dubbele boekhouding gebruiken. Met dubbel boekhouden registreert u twee boekingen voor elke transactie met behulp van af- en bijschrijvingen.
Uw grootboek biedt de nodige informatie om financiële overzichten te maken, zoals uw bedrijfsbalans, kasstroomoverzicht en resultatenrekening. Uw financiële overzichten kunnen u op hun beurt een duidelijk beeld geven van de financiën van uw bedrijf.
Elke keer dat uw bedrijf een transactie doet, moet u deze in uw boeken vastleggen. Er zijn een paar stappen die u moet volgen bij het boeken van een transactie. De eerste stap is het vastleggen van transacties in een journaal.
Gebruik uw dagboek om transacties te identificeren. Uw dagboek geeft u een lopende lijst van zakelijke transacties. Elke regel in een journaal staat bekend als een journaalboeking. En elke journaalboeking biedt specifieke informatie over de transactie, waaronder:
Journaalboekingen gebruiken ook de vijf hoofdrekeningen en subrekeningen om georganiseerd te blijven. En journaalboekingen gebruiken/vereisen afschrijvingen en bijschrijvingen. Zorg er bij het opnemen van journaalboekingen voor dat je debet- en creditsaldo goed zijn.
Debet en credit hebben een verschillend effect op de vijf hoofdrekeningen. Sommige rekeningen worden verhoogd met afschrijvingen, terwijl andere worden verhoogd met tegoeden. Gebruik de onderstaande tabel om te zien hoe af- en bijschrijvingen van invloed zijn op rekeningen:
Journaalposten kunnen in het begin verwarrend klinken. Maar als je het eenmaal onder de knie hebt, zal het opnemen van journaalposten minder intimiderend zijn. Bekijk hieronder hoe je dat doet.
Stel dat u huur heeft betaald voor uw bedrijfslocatie. Uw huur bedraagt € 1.500,- per maand. Uw journaalboeking ziet er ongeveer zo uit:
| Datum | Account | Opmerkingen | Debet | Tegoed |
|---|---|---|---|---|
| XX/XX/XXXX | Uitgaven | Betaalde huur | 1500 | |
| Cash | 1500 |
Uw Onkostenrekening stijgt met een debet. Debiteer uw Onkostenrekening 1.500 om een verhoging van de huurkosten te tonen. Uw Cash-account is een aanwinst. Om uw Cash-account te verlagen, crediteert u deze 1.500.
Nadat u transacties in uw dagboek heeft vastgelegd, is het tijd om ze over te boeken naar uw grootboek. Boek elke transactie van uw dagboek naar uw grootboek om uw boeken nauwkeurig te houden.
Gebruik uw grootboek om transacties te classificeren en te organiseren. Verplaats bij het boeken van boekingen naar het grootboek elke journaalboeking naar een individuele rekening.
Maak de debet- en creditbedragen van uw dagboek over naar uw grootboekrekening. Uw journaalposten werken als een reeks instructies. Wijzig geen gegevens bij het boeken van journaalposten in uw grootboek. Als u bijvoorbeeld een rekening debiteert in een journaalboeking, debiteert u dezelfde rekening in uw grootboek.
Houd er rekening mee dat uw grootboek alle transacties op één rekening vermeldt. Hiermee kunt u het saldo van elke rekening kennen. Maar om de balans te vinden, moet je wat wiskunde doen. Na het boeken van boekingen in het grootboek, berekent u de volgende saldi:
Als je niet zelf met de berekeningen wilt knoeien, overweeg dan om te investeren in boekhoudsoftware. Met boekhoudsoftware kunt u transacties vastleggen in uw grootboek en de software doet de berekeningen voor u.
Als je een beetje verdwaald bent, maak je dan geen zorgen. Volg in plaats daarvan de onderstaande stappen om journaalboekingen naar het grootboek te boeken:
Om uw administratie nauwkeurig te houden, moet u naar het grootboek boeken terwijl u transacties uitvoert. Aan het einde van elke periode (bijv. maand), boekt u journaalboekingen over naar uw grootboek.
Grootboekposten zijn onderverdeeld in verschillende rekeningen. De rekeningen, T-rekeningen genaamd, organiseren uw af- en bijschrijvingen voor elke rekening. Er is een T-account voor elke categorie in uw boekhoudingsjournaal.
Hier is een voorbeeld van hoe uw grootboekrekening eruit kan zien na het boeken van journaalboekingen:
| Datum | Beschrijving | Debet | Tegoed |
|---|---|---|---|
| XX/XX/XXXX | Aanbetaling | 2.000 | |
| XX/XX/XXXX | Huur | 1500 | |
| XX/XX/XXXX | Aanbetaling | 1.000 | |
| XX/XX/XXXX | Aanbetaling | 3.000 | |
| Inventaris | 1.000 | ||
| Subtotaal | 6.000 | 2500 | |
| Totaal | 3500 |
De rij Subtotaal geeft u details over de subtotalen voor uw af- en bijschrijvingen. Omdat dit een betaalrekening (activa) is, trekt u het tegoed van uw afschrijvingen af om het totale saldo van de rekening te krijgen.
Er zijn een aantal redenen waarom grootboekboekingen o zo belangrijk zijn. Grootboekboekingen:
Naast de bovenstaande voordelen, helpt het boeken van boekingen in het grootboek u om boekhoudfouten in uw administratie op te sporen. Door fouten in een vroeg stadium op te sporen, kunt u grotere problemen later voorkomen, zoals onnauwkeurige financiële rapporten en belastingaangiften.
Door uw grootboek up-to-date te houden, kunt u boetes voorkomen en ervoor zorgen dat uw administratie u een nauwkeurig beeld geeft van de financiën van uw bedrijf.
Het vastleggen van transacties in uw boeken hoeft geen pijnlijk proces te zijn. Met de online boekhoudsoftware van Patriot is het een fluitje van een cent om uw boeken up-to-date en nauwkeurig te houden. Probeer het vandaag nog gratis!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 11 mei 2017.
Hoe weet u dat u in de 'Rode Zone' met pensioen gaat
Het envelopbudget:hoe u het voor u kunt laten werken
Hoe de maatregelen van de Fed u beïnvloeden
Hoe u de beste kredietunie voor u kiest?
Hoeveel het kost om tot de rijkste 1% ter wereld te behoren
Hoe online advertenties de wereld vernietigen
Hoe u kunt investeren in de Metaverse