Als u een bedrijf heeft, moet u mogelijk een extra helpende hand inhuren, zoals een verkoper of aannemer, om een ​​klus te klaren. En wanneer u een onafhankelijke contractant of leverancier betaalt, bent u mogelijk verantwoordelijk (afhankelijk van hoeveel u ze gedurende het jaar hebt betaald) voor het distribueren en indienen van formulier 1099-NEC of formulier 1099-MISC. Gelukkig voor jou is er een gemakkelijke manier om deze formulieren in te dienen. Cue e-Filing 1099s.

Overzicht van formulieren 1099

Voordat we ingaan op het online verwerken van 1099-formulieren, laten we eerst een paar 1099-formulieren bekijken.

Als bedrijfseigenaar moet u de twee meest voorkomende 1099-formulieren kennen:

• Formulier 1099-MISC :Informatieteruggave om betalingen en diverse betalingen aan leveranciers te rapporteren
• Formulier 1099-NEC :meldt vergoeding van niet-werknemers betaald aan contractanten

Vóór 2020 gebruikten bedrijfseigenaren formulier 1099-MISC om alle 1099-betalingen te melden. Nu moet u formulier 1099-NEC gebruiken om betalingen aan onafhankelijke contractanten te melden. Gebruik geen 1099-formulieren om betalingen aan W-2-werknemers te melden.

Ongeacht of u 1099-MISC, 1099-NEC of beide moet indienen, u moet de formulieren naar de IRS sturen. En u moet meerdere exemplaren van het formulier naar verschillende partijen verspreiden:

• Kopieer A:De IRS
• Kopie 1:Staatsbelastingdienst, indien van toepassing
• Kopie B:Ontvanger (onafhankelijke contractant of leverancier)
• Kopie 2:Ontvanger (onafhankelijke contractant of leverancier)
• Kopie C:Bewaar in uw bedrijfsadministratie

U kunt beide formulieren e-File bij de IRS. Houd er echter rekening mee dat de deadlines voor e-Filing kunnen variëren. Bewaar en verzend kopieën van formulier 1099-NEC vóór 31 januari naar werknemers. Voor formulier 1099-MISC stuurt u de ontvanger zijn exemplaar vóór 31 januari en dient u het papieren formulier vóór 1 maart in bij de IRS of e-File vóór 31 maart.

Dien samen met uw papieren 1099-formulieren Form 1096, Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns in. Formulier 1096 is een document dat informatie samenvat die u terugstuurt naar de IRS, zoals formulieren 1099. Als u zowel formulier 1099-MISC als 1099-NEC indient, dient u een 1096-formulier in om beide sets formulieren te vergezellen. Als u Forms 1099 e-File, hoeft u het samenvattingsformulier 1096 niet in te dienen - u hoeft zich alleen zorgen te maken over Form 1096 als het gaat om papieren 1099-formulieren.

Wat is e-Filing precies?

E-Filing (ook bekend als elektronische indiening) is het proces van het online indienen van formulieren in plaats van papieren indiening via de post.

Het elektronisch indienen van formulieren is doorgaans sneller dan het opsturen van een papieren formulier. Om nog maar te zwijgen van het feit dat e-Filing een nauwkeuriger optie kan zijn. Elektronische archivering kan mogelijk fouten en fouten bij het invoeren van gegevens opvangen voordat u het e-Filing-proces voltooit.

Hoewel er tal van voordelen zijn, is e-Filing niet de perfecte oplossing. Elektronische dossiers kunnen soms gemakkelijk verloren gaan, vooral als uw computer crasht of als u vergeet een back-up van informatie te maken.

Als u het idee van e-Filing niet leuk vindt, kunt u meestal kiezen voor het alternatief van verzending in papieren formulieren.

E-Filing 1099s voor uw bedrijf

Nu u het overzicht heeft van 1099s en e-Filing, laten we het over IRS 1099 elektronische archivering hebben, zullen we?

Met de IRS kunnen bedrijven elk jaar 1099 formulieren online indienen in plaats van handmatig papieren exemplaren af ​​te drukken en te mailen.

Voor e-File Forms 1099 kunnen bedrijven het Filing Information Returns Electronically (FIRE) -systeem van de IRS gebruiken. Met het FIRE-systeem van de IRS kunnen bedrijven een verscheidenheid aan informatieaangiften indienen, waaronder formulieren 1042-S, 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, 8027, 8955-SSA, W-2G en natuurlijk 1099. U kunt de FIRE niet gebruiken Systeem om formulieren 1094 of 1095 in te dienen.

Wie kan het IRS FIRE-systeem gebruiken?

Iedereen met een FIRE System Transmitter Control Code (TCC) die informatie van bovenaf moet indienen, kan e-File.

De IRS moedigt alle bedrijven en individuen aan om elektronisch aangifte te doen. Elke onderneming, partnerschap, werkgever, landgoed of trust die vereist is om 250 of meer informatieteruggaven . in te dienen voor elk kalenderjaar moet elektronisch worden ingediend.

Als u Form 1099-MISC indient, kunt u ook e-File bij uw staat indienen als deze deelneemt aan het Combined Federal/State Filing Program (CF/SF). Raadpleeg de veelgestelde vragen over CF/SF van de IRS voor meer informatie over het programma en het indienen van 1099's bij uw staat.

Hoe u 1099 online e-File

Om uw 1099s elektronisch te archiveren, moet u software of een serviceprovider hebben die het bestand in de juiste indeling kan maken. Houd er rekening mee dat een gescande of PDF-kopie van het formulier niet wordt geaccepteerd.

Tenzij iemand namens u e-Filing afhandelt (bijv. leverancier van boekhoudsoftware), moet u een FIRE System-account aanmaken en een TCC verkrijgen. Als u geen code heeft, dient u een online formulier 4419, Aanvraag voor het elektronisch indienen van informatieretouren, in om er een aan te vragen.

Nadat je je 1099's klaar hebt, je FIRE-account hebt gemaakt en een TCC hebt ontvangen, is het tijd om te beginnen met e-Filing (woohoo!). Volg de onderstaande stappen om uw 1099-formulieren elektronisch in te dienen:

1. Ga naar de IRS FIRE System-aanmeldingspagina
2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in
3. Selecteer het hoofdmenu
4. Kies 'Informatieretour sturen'
5. Voer uw TCC en Taxpayer Identification Number (TIN) in
6. Selecteer de optie "Origineel bestand"
7. Voer uw IRS-pincode in
8. Upload uw 1099-document

Houd er rekening mee dat de bovenstaande stappen in de loop van de tijd enigszins kunnen veranderen.

Nadat u de bovenstaande stappen heeft voltooid, wordt op een pagina een samenvatting weergegeven van wat u hebt ingediend. U kunt een ander formulier indienen door "Een ander bestand?" te kiezen. Om er zeker van te zijn dat u uw formulier(en) met succes heeft ingediend en de status kunt controleren, selecteert u 'Bestandsstatus controleren'.

Na het indienen van uw 1099s, zou u binnen enkele dagen een e-mail met de bestandsstatus moeten ontvangen. Als u de e-mail niet ontvangt, logt u in op uw FIRE-account en controleert u de status van het bestand of belt u rechtstreeks de IRS.

Wat te gebruiken voor e-File 1099s

Nogmaals, voor e-File 1099s moet u ze in het juiste formaat hebben. Om ervoor te zorgen dat u over het juiste bestandstype en de juiste opmaak beschikt, kunt u een software (bijv. boekhouding) of serviceprovider gebruiken.

Afhankelijk van de route die u volgt, kan uw software of provider de 1099s mogelijk zelfs voor u e-Filen. Kijk naar zaken als kosten en wat is inbegrepen bij het zoeken naar een handsfree-optie.

Hulp nodig bij e-Filing Forms 1099 aan het einde van het jaar? Patriot's boekhoudsoftware stelt u in staat om u aan te melden voor 1099 e-Filing . Dien uw formulieren met slechts een paar klikken in onze software in, en we sturen het naar de IRS en staten die deelnemen aan het e-Filing-programma. Probeer onze boekhoudsoftware vandaag nog gratis uit!