Iedereen weet dat het belangrijk is om goed voorbereid te zijn op zakelijke bijeenkomsten. Van de deelnemers wordt verwacht dat ze zich vertrouwd maken met de onderwerpen die op de agenda staan, zodat ze kunnen deelnemen aan de discussies. Om volledig voorbereid te zijn, zijn er echter dingen die u nooit mag vergeten mee te nemen.

Een lijst met deze vergaderbenodigdheden vindt u niet in een handboek. Ze lijken misschien niet eens belangrijk totdat je ze echt nodig hebt, maar geen van deze items mag over het hoofd worden gezien. Het is verplichte uitrusting als je een goede indruk wilt maken op collega's, een baas of potentiële zakenpartner. Wat volgt is een lijst met acht dingen die je nooit mag achterlaten als je vergaderingen bijwoont.

Een notitieboekje en pennen

Je mag er trots op zijn dat je een geweldig geheugen hebt, maar door de belangrijke dingen die tijdens vergaderingen plaatsvinden op te schrijven, heb je een handige manier om er later op terug te komen. Zelfs als een vergadering wordt opgenomen, is het vaak sneller om door een notitieboekje te bladeren om de gegevens te vinden die u zoekt dan om naar een playback te luisteren. Naast een notitieboekje dient u minimaal twee pennen mee te nemen. Je hebt er meer dan één nodig, omdat je nooit zeker weet wanneer een pen zonder inkt komt te zitten. Als je er een van iemand anders moet lenen, zie je er onvoorbereid uit.

Kopieën van je presentatie

Als je van plan bent om een ​​rapport te presenteren, zorg er dan voor dat je genoeg exemplaren meeneemt voor iedereen. Op die manier kunnen de andere deelnemers u volgen terwijl u spreekt. Als je een PowerPoint-presentatie hebt gemaakt, overweeg dan om afdrukken van de belangrijkste dia's te maken. Deelnemers krijgen een beter begrip van wat je te zeggen hebt als je ze een visueel hulpmiddel geeft. Ze zullen het ook op prijs stellen als ze geen lange aantekeningen hoeven te maken.

Visitekaartjes

Het klinkt misschien ouderwets in het digitale tijdperk, maar visitekaartjes uitdelen blijft een geweldige manier om jezelf voor te stellen tijdens vergaderingen. Het zorgt ervoor dat uw contacten u naderhand kunnen bereiken. Ze hoeven je telefoonnummer niet op te zoeken. Als u uw persoonlijke mobiele telefoonnummer samen met uw kantoornummer en uw e-mailadres vermeldt, stuurt u een bericht dat u beschikbaar bent en graag wilt communiceren.

Een laptop en een smartphone

In plaats van een hele stapel papierwerk mee te slepen, kunt u al het back-upmateriaal dat u nodig heeft voor uw presentatie op een laptop laden. Als iemand een vraag heeft die u niet uit uw hoofd kunt beantwoorden, kunt u uw documentbestanden raadplegen of snel online naar informatie zoeken. Als je een smartphone meeneemt, ben je voorbereid wanneer iemand informatie per sms wil verzenden of ontvangen.

Water

Water meenemen naar vergaderingen is belangrijk, voor het geval je keel droog wordt tijdens een presentatie. De meeste vergaderingen zorgen voor water voor de aanwezigen. Als je de gastheer bent, zorg er dan voor dat er genoeg is voor iedereen. Als u echter op onbekend terrein afspreekt, neem dan geen risico. Neem je eigen flesje water mee, voor het geval dat. Het is beter er een te hebben en hem niet nodig te hebben dan er een nodig te hebben en hem niet te hebben.

Hoestdruppels

Als u zelden last heeft van hoesten, kunt u in de verleiding komen om hoestdruppels achter te laten. Er zijn echter maar weinig dingen erger dan proberen jezelf verstaanbaar te maken terwijl je worstelt om niet te hoesten. Kijken naar iemand die probeert te praten terwijl hij hoest, is bijna net zo pijnlijk. Hoestdruppels worden geleverd in kleine pakjes die gemakkelijk mee te nemen zijn. Dus kies je favoriete smaak en neem er een paar mee.

Handdesinfecterend middel

Het is belangrijk om de mensen die je ontmoet op zakelijke bijeenkomsten de hand te schudden, maar pas op voor de ziektekiemen die je kunt oplopen met een handdruk, vooral tijdens het verkoudheids- en griepseizoen. Om ervoor te zorgen dat je gezond blijft, neem je een kleine container met handdesinfecterend middel mee. Zorg ervoor dat u wacht tot de vergadering voorbij is om uw handen te wassen. Anders zou je je collega's misschien beledigen.

Weefsels

Het is altijd een goed idee om wat zakdoekjes mee te nemen naar een vergadering. Als je een klein beetje gemorst hebt, zijn ze handig om de rommel snel op te ruimen zonder dat je de kamer hoeft te verlaten om papieren handdoeken te zoeken. Als je moet hoesten of niezen, is het veel minder onhandig als je een tissue gebruikt. Als een andere deelnemer aan de vergadering een tissue nodig heeft, kunt u een goede indruk maken door te hulp te schieten.

Wat zou jij toevoegen aan deze lijst met musthaves voor een professionele bijeenkomst? Deel het met ons in reacties hieronder of op onze Facebook-pagina.