Wanneer u inkomsten ontvangt die niet onderworpen zijn aan bronbelasting, zal de persoon of organisatie die u betaalt u gewoonlijk vragen om een W-9-formulier in te vullen. Dit formulier is een officieel verzoek om een identificatienummer van de belastingbetaler, dat wil zeggen een burgerservicenummer of werkgeversidentificatienummer. Dit formulier wordt ook gebruikt om aan te geven of u een zogenaamde vrijgestelde begunstigde bent, iemand die niet onderworpen is aan 'back-upinhouding'.
Om te begrijpen wat een vrijgestelde begunstigde is, moet u eerst back-upinhouding begrijpen. In bepaalde omstandigheden moeten betalers een bepaald bedrag aan belastingen inhouden, ook wel back-inhouding genoemd, en dat geld moet aan de IRS worden betaald. Betalingen die onderhevig kunnen zijn aan back-upinhouding zijn onder meer rente, dividenden, patronagedividenden, royalty's, huur en vergoedingen voor niet-werknemers. Voor deze betalingen moet een 1099-formulier naar de IRS en de ontvanger worden verzonden. Back-upinhouding is echter alleen vereist wanneer de begunstigde de betaler zijn naam of identificatienummer van de belastingbetaler niet geeft; of het ID-nummer van de belastingbetaler op de W-9 komt niet overeen met de IRS-records; of indien de belastingplichtige niet alle uitkeringen van rente, dividend of andere onderwerpen op zijn belastingaangifte heeft vermeld; of als de belastingbetaler federale inkomstenbelasting verschuldigd is.
Een vrijgestelde begunstigde is een begunstigde die niet onderworpen is aan back-up-inhouding, zelfs wanneer back-up-inhouding normaal gesproken vereist zou zijn. Vrijgestelde begunstigden worden beschreven in de instructies van de IRS voor het invullen van het standaard W-9-formulier, het formulier dat betalers gebruiken om uw identificatienummer van de belastingbetaler aan te vragen. Over het algemeen omvatten vrijgestelde begunstigden overheidsinstanties, liefdadigheidsorganisaties, financiële instellingen, bedrijven en trusts. Individuen, inclusief eenmanszaken, zijn over het algemeen niet vrijgesteld van back-upinhouding en zijn dus geen vrijgestelde begunstigden.
De W-9 heeft een vakje om te controleren of u een vrijgestelde begunstigde bent. Als u dat vakje niet aanvinkt, gaat de betaler ervan uit dat u niet vrijgesteld bent en zal hij geld inhouden voor belastingen als u in een van de categorieën valt waar back-up inhouding vereist is. Met andere woorden, alle begunstigden worden als niet-vrijgesteld beschouwd, tenzij ze specifiek vrijstelling claimen door het vakje aan te vinken.
De regels voor het betalen van staatsbelastingen zijn afhankelijk van de woonstaat. Begunstigden moeten de regel voor hun specifieke staat controleren. U kunt de hulp inroepen van een accountant of belastingprofessional om te bepalen of u onderworpen bent aan back-upinhouding en of u als vrijgesteld of niet-vrijgesteld wordt beschouwd.