Werkgevers die werknemers vragen om hun eigen auto te gebruiken voor het werk, betalen een kilometervergoeding. De reden is simpel. Werkgevers kunnen kwaliteitsmedewerkers beter werven en behouden door hen te compenseren voor de kosten van werkgerelateerd rijden. De kilometervergoeding dekt de kosten in verband met het gebruik van motorvoertuigen zoals auto's, bestelwagens en SUV's.
Elk jaar stelt de Internal Revenue Service een standaardtarief vast voor zakelijk gebruik van voertuigen. In 2015 was het tarief bijvoorbeeld 57,5 cent per mijl. Het vergoedingspercentage wordt gebruikt om de belastingaftrek te berekenen wanneer werkgerelateerde reizen niet worden vergoed. Het standaard zakelijke tarief dekt de kosten van het gebruik van een gemiddeld voertuig, inclusief benzine, onderhoud en reparaties, verzekering en afschrijving.
Sommige vergoedingen zijn voor niet-zakelijk rijden, maar komen nog steeds in aanmerking voor een belastingvoordeel. Reizen voor verplaatsing of medische redenen konden vanaf 2015 worden afgetrokken of vergoed tegen 23 cent per mijl. Het tarief voor autorijden bij het uitvoeren van liefdadigheidsactiviteiten is wettelijk vastgesteld op 14 cent per mijl.
HR Hero zegt dat aan drie criteria moet worden voldaan om kilometervergoeding als zakelijke uitgave te kwalificeren. Ten eerste mag alleen een vergoeding worden betaald voor reizen die direct verband houden met het werk. Pendelen tussen uw huis en uw normale werkplek is geen gekwalificeerd reizen. Ten tweede moeten werknemers werkgerelateerd rijden documenteren. Ten slotte moet een werknemer eventueel teveel betaalde vergoedingen terugbetalen. Werkgevers tellen geen gekwalificeerde kilometervergoedingen mee als inkomen, dus het is volledig belastingvrij voor de werknemer. Een werkgever mag het bedrag afschrijven als zakelijke kosten.
Werknemers houden doorgaans een kilometerlogboek bij om hun werkgerelateerde rijgedrag te documenteren. Het begint met de eerste dag van het jaar dat de auto zakelijk wordt gebruikt en eindigt met de tellerstand op de laatste dag. Elke vermelding moet de datum, de zakelijke reden voor de kilometerstand en waar u naartoe gaat. De begin- en eindstand van de teller moeten worden geregistreerd. Werkgevers gebruiken deze informatie om kilometervergoedingen te berekenen door het aantal gereden kilometers te vermenigvuldigen met het standaardtarief van de IRS.
Werkgevers gebruiken over het algemeen geen werkelijke voertuigkosten vanwege de vereisten voor het bijhouden van gegevens. Werknemers kunnen echter wel gebruik maken van werkelijke kosten als deze het vergoedingsbedrag overschrijden. Om de werkelijke kosten te gebruiken, moet een werknemer een kilometerlogboek bijhouden en een register bijhouden van verzekeringsbetalingen, benzineaankopen, reparaties en alle andere voertuigkosten. Als die werknemer eenmaal gebruikmaakt van werkelijke onkosten, kan hij niet opnieuw het standaardtarief gebruiken als versnelde afschrijving wordt geclaimd. Alleen kosten die in verhouding staan tot het zakelijk gebruik van het voertuig kunnen worden gedeclareerd. Als bijvoorbeeld 25 procent van de gereden kilometers in een jaar werkgerelateerd is, kan 25 procent van de werkelijke autokosten worden afgeschreven.