Het boekhoudproces bestaat uit een reeks taken die vaak boekhoudkundige stappen worden genoemd. Het proces doorloopt cycli waarin dezelfde boekhoudkundige stappen worden herhaald tijdens elke boekhoudperiode. Beginnend met het vastleggen van zakelijke transacties en eindigend met het presenteren van financiële overzichten, kan het volgen van elementaire boekhoudkundige stappen de verschillende effecten aantonen die zakelijke transacties hebben op de financiële positie en prestaties van uw bedrijf.
Bedrijven moeten elke zakelijke transactie vastleggen in het boek van de originele journaalboeking, een stap die journaliseren wordt genoemd. Door middel van journalisering wordt elke zakelijke transactie geregistreerd op twee gerelateerde maar tegengestelde rekeningen, waarbij de ene rekening wordt gedebiteerd en de andere rekening wordt gecrediteerd met hetzelfde transactiebedrag. Over het algemeen worden journaalboekingen ingevoerd in de volgorde van de transactiedatums waarop de transacties plaatsvonden.
Rekeninginformatie die in het oorspronkelijke journaalboek is vastgelegd, moet later worden overgedragen en geboekt naar het grootboek. Het grootboek heeft een rekeningindeling die het gemakkelijker maakt om rekeninggegevens te vinden voor het samenstellen van financiële overzichten. Een grootboek groepeert rekeningen op basis van de structuren van de balans en de resultatenrekening. Alle transactiebedragen die in het journaal voor elke grootboekrekening worden gevonden, worden opgeteld en vervolgens weergegeven als het saldo van die grootboekrekening.
Het opstellen van een proefbalans is om een lijst te hebben van de grootboekrekeningen met alle debetbedragen in de ene kolom en alle creditbedragen in een andere kolom. Elke kolom wordt opgeteld en hun sommen worden met elkaar vergeleken om te zien of er een evenwicht of ongelijkheid is. Het doel van het opstellen van een proefbalans is om eventuele journaliserings- of boekingsfouten uit eerdere opnames aan het licht te brengen en deze te corrigeren zodat het samenstellen van financiële overzichten kan doorgaan.
Het kan zijn dat bedrijven bepaalde correctieboekingen moeten maken voor sommige zakelijke transacties die meestal pas aan het einde van een boekhoudperiode worden geregistreerd. Dergelijke zakelijke transacties omvatten vaak vooruitbetalingen die door een bedrijf zijn gedaan als vooruitbetaalde kosten of door klanten als voorverkoopopbrengsten, evenals toegerekende opbrengsten of kosten die eenvoudigweg niet tijdens een periode worden geregistreerd, zoals debiteuren of onbetaalde salarissen. Een aanpassing van de vooruitbetaling past het totale saldo van een vooruitbetaling op de juiste manier aan om de gemaakte kosten of verdiende inkomsten voor de huidige boekhoudperiode weer te geven.
Tijdelijke boekingen zijn die welke zijn gemaakt op rekeningen van de resultatenrekening, namelijk verschillende inkomsten- en uitgavenrekeningen, plus de dividendrekening. Elk saldo in de tijdelijke rekeningen moet aan het einde van een boekhoudperiode worden afgesloten, omdat inkomsten- of onkostenrekeningen moeten beginnen met een nulsaldo voor de volgende boekhoudperiode. Saldi op tijdelijke rekeningen worden afgesloten op de rekening van ingehouden winsten, waarbij inkomsten toenemen in ingehouden winsten en uitgaven en dividenden afnemen ingehouden winsten.
Samenstelling van financiële overzichten is in wezen de overdracht van grootboekrekeningsaldi naar respectieve rekeningen in verschillende financiële overzichten - inclusief balans, resultatenrekening, kasstroomoverzicht en overzicht van het eigen vermogen. Bedrijven gebruiken vaak een werkblad om financiële overzichten op te stellen. Een werkblad heeft vaak de vorm van verschillende kolommen, en een basiswerkblad kan bestaan uit een rekeningkolom, een balanskolom en een resultatenrekeningkolom. De rekeningkolom bevat alle rekeningnamen met rekeningsaldi die correct zijn ingevoerd onder een van de twee overzichtskolommen, waardoor een eerste versie van de financiële overzichten ontstaat.