Voordat we gaan zoeken wat de verschillende soorten inkooporders zijn, moeten we eerst begrijpen wat een inkooporder precies is.

Wat is een inkooporder?

Een inkooporder is een bindend contract dat de exacte details van een overeenkomst tussen een bedrijf en zijn leveranciers beschrijft. De documenten zijn essentieel voor elk bedrijf dat goederen van zijn leveranciers wil kopen of aangepaste bestellingen wil maken bij hun respectievelijke fabrikanten; het specificeert details over welke goederen worden gekocht, hoeveel artikelen moeten worden geleverd voordat de betaling kan plaatsvinden en wanneer ze in het bezit van het genoemde bedrijf moeten aankomen

Inkooporders kunnen lastig zijn, maar ze helpen onvolledige of onjuiste orderafhandeling te voorkomen en zowel de verkoper als de koper te beschermen. Bovendien gebruiken commerciële kredietverstrekkers inkooporders als referentie om financiële hulp te bieden aan een bedrijf.

Verkopers zijn verplicht om bestellingen te "accepteren" door de koper te vertellen dat ze deze op tijd kunnen uitvoeren of ze kunnen een bestelling ook weigeren als ze een offerteaanvraag niet accepteren.

Een inkooporder bevat doorgaans de volgende informatie:

• Te kopen artikel(en)
• Aantal
• De overeengekomen prijs van goederen
• Bezorgschema (datum en locatie)
• Naam en factuuradres van de koper
• Naam en betalingsbewijsadres van de verkoper
• Overeenkomstvoorwaarden
• Referentienummer aankooporder
• Uitgiftedatum

Voordelen van een inkooporder

Een inkooporder brengt verschillende voordelen met zich mee voor een bedrijf; enkele van de cruciale zijn:

• Verwijdert dubbele bestellingen
• Helpt bij het volgen van inkomende bestellingen
• Dient als juridisch document tussen de koper en de leveranciers

Verschil tussen bestelling en factuur

Kopers maken een inkooporder (PO) en sturen deze naar leveranciers. Dit vraagt ​​de verkoper op zijn beurt om de bestelling te accepteren en een factuur terug te sturen met betalingsinformatie voor geleverde goederen of diensten.

De twee documenten bevatten doorgaans vergelijkbare details - ze hebben overeenkomende nummers zoals PO-nummers samen met hun respectieve factuurnummer om te bevestigen dat beide identieke kopieën van elkaar zijn.

Laten we eens kijken wat de verschillende soorten inkooporders zijn.

Soorten inkooporders

1. Standaard inkooporder

Standaard inkooporders zijn het meest gebruikte type PO en het gemakkelijkst te begrijpen. Het gebruik van een standaard PO valt vaak onder de behoefte aan sporadische aankopen, eenmalige bestellingen met specifieke eisen. Ondanks deze flexibiliteit zijn standaard PO's altijd gedetailleerder dan andere typen, waardoor ze ideaal zijn wanneer bedrijven zekerheid willen over alles wat bij een leverancier wordt gekocht. Een standaard inkooporder bevat meestal de volgende details:

• Algemene voorwaarden van de bestelling
• De lijst met items die zullen worden gekocht
• De hoeveelheid van elk item
• De prijs van elk item
• De leveringsdatum voor elk item
• De bezorglocatie voor elk item

2. Geplande inkooporder

Geplande inkooporder (PPO) verschilt van een standaard PO doordat leveringsinformatie wordt weggelaten. Dus de leveringsdatum en -locatie voor elk artikel zijn niet opgenomen bij het maken van een van deze documenten, maar alle andere details zoals welke artikelen zullen worden gekocht, het aantal eenheden van een product dat moet worden gekocht, en ook de prijs waartegen het zal worden gekocht. worden gekocht, kunnen aan de koper worden verbonden.

Er zijn momenten waarop PPO's onbevestigde voorlopige schema's hebben, maar het is belangrijk om altijd een vrijgave te controleren voordat u de bestelling bevestigt. Geplande inkooporder omvat:

• Algemene voorwaarden van de bestelling
• De lijst met items die zullen worden gekocht
• De hoeveelheid van elk item
• De prijs van elk item
• De onbevestigde, voorlopige leveringsdatum voor elk item
• De onbevestigde, voorlopige leveringslocatie voor elk item

3. Algemene inkooporder

Algemene inkooporder, of "doorlopende opdracht", is een soort inkoopregeling die nuttig kan zijn voor bedrijven met regelmatig terugkerende behoeften. In tegenstelling tot een PPO, die leveringsinformatie en hoeveelheidsdetails uitsluit, laat de algemene inkooporder (BPO) ook de artikelprijs weg. De lijst met welke items zullen worden gekocht, is nog steeds opgenomen in een BPO - alleen zonder details over hoeveelheden of prijzen. Dit soort arrangementen kan eindelijk doorgaan met een begeleidende release die specifieke gedetailleerde informatie bevat over leveringslocaties en -tijden voor elke productsoort voordat officieel iets wordt gekocht.

Bij onvoorspelbare inkoopomstandigheden wordt een BPO gecreëerd om ervoor te zorgen dat artikelen in een ideaal tempo worden ingekocht. De belangrijkste onderdelen van een algemene inkooporder zijn:

• Algemene voorwaarden van de bestelling
• De lijst met items die zullen worden gekocht
• Kortingen op gekochte artikelhoeveelheden
• Bevestigde prijsgegevens voor elk item

4. Contractaankooporder

De functie van een contractaankooporder (CPO) is exclusief als een reeks juridisch bindende referentievoorwaarden voor volgende PO's die verwijzen naar die CPO waaraan zal worden gebonden. Bovendien, in tegenstelling tot geplande en algemene aankopen, waarbij u van tevoren kunt aangeven welke items nodig zijn, moeten deze gegevens worden weggelaten uit elke regeling die krachtens een CPO is getroffen.

Hier zijn zaken die door beide partijen worden bevestigd, juridische voorwaarden met betrekking tot toekomstige PO's die op deze overeenkomst worden vermeld. Sommige overeenkomsten hebben tijdslimieten voor hun geldigheid, terwijl andere voor onbepaalde tijd van kracht blijven totdat de koper en leverancier anders zijn overeengekomen. CPO omvat:

Onderhandelde en bevestigde algemene voorwaarden, die helpen bij het genereren van latere inkooporders

Conclusie

Dit waren de vier belangrijkste soorten inkooporders die dagelijks door bedrijven werden gebruikt.

Het is belangrijk om te leren hoe en wanneer elk type inkooporder in het bedrijfsleven wordt gebruikt. Het gebruik van deze kennis helpt een bedrijf om goede relaties met leveranciers te ontwikkelen, wat onvermijdelijk van invloed is op hun toekomstige succes.

ZapInventory is het perfecte platform om u te helpen uw bedrijf vanaf elke locatie te runnen. Met functies zoals inkooporders, orderbeheer, voorraadbeheer en een verscheidenheid aan andere tools stelt ZapERP ondernemers wereldwijd in staat om hun bestellingen onderweg efficiënt te beheren. Bekijk het vandaag nog!