Het maken van een balans kan een uitdagende taak zijn voor eigenaren van kleine bedrijven. Vooral als je geen financiële opleiding hebt genoten en de ins en outs van financiële overzichten niet volledig begrijpt, kun je je in het begin onzeker voelen.

In dit bericht bespreek ik wat een balans is, hoe het uw bedrijf ten goede komt en welke belangrijke onderdelen u moet opnemen.

Wat is een balans?

Een balans is een van de drie primaire financiële overzichten die worden gebruikt om de gezondheid van uw bedrijf te controleren, samen met uw kasstroomoverzicht en de resultatenrekening.

Uw balans moet worden opgenomen als onderdeel van uw bedrijfsplan. Zie het als een momentopname van de financiële positie van uw bedrijf - wat u bezit en wat je verschuldigt — op een enkelvoudig tijdstip, zoals aan het einde van een maand, kwartaal of jaar.

De dingen die u bezit, worden activa genoemd , zoals contant geld op de bank, inventaris, voertuigen, uitrusting, gebouwen en debiteuren, wat geld is dat klanten u verschuldigd zijn voor gedane maar nog niet betaalde verkopen.

De items die u verschuldigd bent, worden verplichtingen . genoemd , zoals te betalen rekeningen, dit zijn aankopen die u hebt gedaan maar nog niet hebt betaald; belastingen die u verschuldigd bent, inclusief verkoop, salarisadministratie, leningen voor algemene doeleinden; en hypotheken.

Het verschil tussen wat u bezit (activa) en wat u verschuldigd bent (passiva) wordt vermogenswaarde genoemd. of eigen vermogen. Met andere woorden, nadat alle rekeningen zijn betaald en aan alle verplichtingen is voldaan, behoort de resterende waarde toe aan de eigenaren.

Wat is het voordeel van een balans voor uw bedrijf?

In één oogopslag geeft de balans u een idee of uw bedrijf over de financiële middelen beschikt om de normale schommelingen in het ontvangen en uitgeven van contant geld uit te breiden en te beheren, of dat het onmiddellijke aandacht nodig heeft om de kasreserves te versterken.

Op het gebied van bedrijfsvoering geeft de balans inzicht waar contant geld moet worden opgehaald, voorraadbeheer en rekeningen betaald.

Hoe kunt u een balans gebruiken om uw bedrijf te beheren?

Als u een balans wilt gebruiken om uw bedrijf te beheren, kijkt u eerst naar uw huidige en vaste activa.

Huidige activa kan binnen de komende 12 maanden in contanten worden omgezet:

• Cash op de bank: Door contant geld bij te houden en te voorspellen wat het over een tot vier weken zal zijn, weet u of u voldoende geld heeft om de salarisadministratie te doen, uw rekeningen te betalen en uzelf te betalen.
   
• Debiteuren (uit): U heeft de verkoop gedaan en de kosten voor het leveren van het product of de dienst gemaakt en wacht nu op uw betaling. Gebruik uw balans om bij te houden of klanten op tijd betalen of dat u moet bellen om hen eraan te herinneren dat de betaling verschuldigd is. Als u weet dat klanten te laat zijn met betalen, kunt u overwegen om latere verkopen uit te stellen. Sommige bedrijven moedigen snelle betaling aan door een korting aan te bieden. De lijst van wanneer betalingen verschuldigd zijn, wordt een ouderdomsverklaring van debiteuren genoemd. Een financiële ratio om A/R te helpen beheren, wordt dagen uitstaande verkoop genoemd.
   
• Inventaris: Als uw bedrijf voorraad heeft, moet u ervoor zorgen dat u de verwachte verkoop kunt halen en niet te veel overhoudt. Een productiebedrijf kan drie voorraadniveaus hebben, die elk moeten worden beheerd - grondstof, in bewerking en afgewerkt product - terwijl een kledingbedrijf de voorraad moet bijhouden op basis van stijl en grootte. Een financiële ratio om de voorraad te helpen beheren, wordt voorraadomzet genoemd.

Vaste activa zal meer dan 12 maanden bestaan:

• Voertuigen, uitrusting en gebouwen: U moet deze bijhouden voor verzekeringsdoeleinden en waarschijnlijk de kosten afschrijven voor belastingdoeleinden.
   

Laten we nu eens kijken naar uw aansprakelijkheidsrekeningen.

De eerste drie soorten verplichtingen staan ​​bekend als kortlopende verplichtingen , aangezien ze gewoonlijk binnen de volgende 12 maanden moeten worden betaald.

• Te betalen rekeningen (A/P): Het is geweldig om verkopers te hebben waarmee u op krediet kunt betalen. Houd deze verplichtingen bij en zorg ervoor dat u op tijd betaalt. Als dat niet mogelijk is, neem dan contact op met de verkoper en laat hem weten wanneer je gaat betalen. Verkopers bieden vaak kortingen voor snelle betaling, dus als u het geld heeft, mis dan de betalingsdatum niet. Aankopen die van uw creditcard zijn afgeschreven, worden in dit gedeelte opgenomen.
• Belastingen: Houd de van klanten geïnde omzetbelasting bij. Dit is niet jouw geld; jij bent de incassant van de overheid. Loonheffingen die worden ingehouden op de loonstrookjes van werknemers zijn ook niet uw geld. Als u een salarisadministratie gebruikt (sterk aanbevolen), moeten zij dit voor u afhandelen. Sommige rechtsgebieden innen persoonlijke eigendoms- en onroerendgoedbelasting, en afhankelijk van uw vorm van juridische organisatie (bijv. eenmanszaak, LLC, bedrijf), heeft u mogelijk ook staats- en federale inkomstenbelastingverplichtingen.
• Leningen: Als u leningen heeft die binnen de komende 12 maanden moeten worden betaald, worden ze hier vermeld. Mis geen enkele betalingsdatum, want in sommige gevallen kan dit ertoe leiden dat uw lening in gebreke blijft.
• Langlopende leningen : Dit omvat hypotheken waarvan de betaling binnen meer dan 12 maanden moet plaatsvinden.

Een financiële ratio die vlottende activa en kortlopende verplichtingen combineert, wordt current ratio genoemd (vlottende activa gedeeld door kortlopende schulden). De verhouding moet groter zijn dan 1, wat aantoont dat u over de financiële middelen beschikt om uw rekeningen te betalen.

Het derde deel van de balans toont uw vermogen .

Naast de persoonlijke voldoening om te weten dat u elk jaar meer waard bent, bevatten bankleningen vaak bepalingen dat het vermogen op een bepaald niveau moet worden gehouden, dus u moet uw vermogen bijhouden om ervoor te zorgen dat u niet in gebreke blijft.

Voorbeeld balans

Hier is een voorbeeld van een vereenvoudigde balans met een momentopname van een bedrijf op 31 maart 2016:
 

Vlotte activa                                                                      Lopende verplichtingen

Contant                                 $  75.000         Crediteuren                             $ 50.000

Debiteuren              $ 125.000         Te betalen belastingen                                     $ 20.000

Inventaris                                $  50.000

Totaal kortlopende activa             $ 250.000         Totale kortlopende verplichtingen               $ 70.000

Vaste activa                                                   Langlopende verplichtingen

Voertuigen, uitrusting              $100.000         Leningen en hypotheken                       $ 100.000

                                                            Nettowaarde