Niemand geniet van belastingtijd, zelfs accountants niet. Omdat ondernemers niet van belastingen genieten, hebben ze de neiging om het probleem te vermijden, uitstellen en dan op het laatste moment naar de eindstreep te gaan. U kunt de stress van het klauteren om belastingdeadlines te halen verlichten door u het hele jaar door voor te bereiden. Dus maak dit jaar uw voornemen om uw belastingen te ordenen en klaar te maken voor het belastingseizoen.
In belastingtijd is uw belastingvoorbereider uw beste vriend. Hij of zij gaat een jaar aan winst- en verliesrekeningen, onkostennota's, aftreklijsten, ontvangstbewijzen - en nog veel meer - nemen en alles begrijpen, en het vervolgens nauwkeurig indienen zodat uw bedrijf voldoet aan alle noodzakelijke IRS-vereisten. Hoe meer u kunt doen om het leven van uw belastingadviseur gemakkelijker te maken, hoe beter het werk voor u en uw bedrijf kan zijn. En als u uw belastingopsteller per uur betaalt, zullen uw kosten ook dalen als u een georganiseerde set documenten bij de hand hebt.
Het stroomlijnen van uw bedrijfspraktijken heeft veel te maken met het helpen het hele jaar door georganiseerd te blijven. Het elimineren van zoveel mogelijk papier uit het proces is een van de beste manieren om dit te doen. De IRS accepteert digitale kopieën van bonnen, dus er is geen reden meer om vast te houden aan papier. Er zijn verschillende cloudgebaseerde tools om je te helpen de sprong te maken en papier achter je te laten.
Het gebruik van een digitale onkostentracker bespaart u tijd bij het voorbereiden van uw belastingen. Zoek naar tools die uitgaven categoriseren, zodat u alleen maar een rapport hoeft uit te voeren om een gedetailleerd overzicht van uw uitgaven voor het jaar te krijgen.
De meeste onkostentrackers bevatten functies zoals automatisch scannen, waarmee u eenvoudig een foto van elke bon kunt maken om de onkosten vast te leggen. U kunt tools zoals Zoho, FreshBooks en BizXpenseTracker gebruiken om onkostenontvangsten, zoals maaltijden en entertainment, aankopen van bedrijfsbenodigdheden en kilometers te scannen, te categoriseren en te ordenen. Er zijn ook apps die alleen kilometers afleggen, zoals TripLog en MileIQ die uw kilometers bijhouden met GPS.
Ze hebben elk hun sterke punten, dus doe je onderzoek en ken je specifieke behoeften voordat je iets koopt.
Zelfs als u cloudgebaseerde boekhoudsoftware gebruikt en de meeste van uw bedrijfsgegevens digitaal bewaart, is het moeilijk om volledig papierloos te werken, vooral originele kopieën van belangrijke documenten zoals ondertekende contracten en andere overeenkomsten. Begin door het aantal papieren exemplaren dat u opslaat tot een minimum te beperken en orden papieren documenten in een draagbare archiefdoos. Dit zal u helpen alleen te houden wat u nodig heeft. Breng deze papieren documenten naar het kantoor van uw accountant wanneer u elkaar tijdens belastingtijd ontmoet.
De deadline voor het afleveren van belastingformulieren aan uw werknemers en onafhankelijke contractanten is 31 januari. Volledige eindejaarsinformatie is pas op de eerste van het jaar beschikbaar, maar u kunt beginnen met het verzamelen van de informatie die u nodig heeft om elk formulier vooraf in te vullen.
Tegen het einde van het jaar wil je de basisinformatie verifiëren bij elk lid van je personeel.
Voor werknemers, verifieer:
Controleer voor onafhankelijke contractanten:
U hebt deze informatie nodig om elk W-2- en 1099-formulier voor te bereiden, dus als u het op 1 januari gereed heeft, kunt u de deadline aan het einde van de maand gemakkelijk halen.
Als u niet profiteert van elke aftrek waarvoor uw bedrijf in aanmerking komt, laat u waarschijnlijk geld op tafel liggen. De meeste zakelijke uitgaven - zoals kantoorbenodigdheden, maaltijden voor werknemers, kilometers, rente op leningen - zijn redelijk wanneer aan het einde van het jaar inhoudingen worden geclaimd. Zelfs veel opstartkosten zijn aftrekbaar.
De IRS beschouwt een zakelijke uitgave als aftrekbaar als de uitgave zowel 'gewoon als noodzakelijk' is. In 2018 heeft de IRS de Tax Cuts and Jobs Act herzien en opnieuw gedefinieerd welke kosten in aanmerking komen voor aftrek. Dit is een gebied waar je je huiswerk moet maken en moet leren wat je wel en niet kunt claimen. Bepaal wat u kunt aftrekken en zorg ervoor dat u het hele jaar door een goede administratie bijhoudt, zodat u in april onkosten kunt declareren en minder verschuldigd bent.
Belastingparaatheid gaat over het organiseren en zoveel mogelijk automatiseren van het proces. Hoe minder handmatig werk, hoe meer tijd u zult besteden aan het genereren van inkomsten voor uw bedrijf. Een van de beste manieren om uw zakelijke uitgaven te organiseren, is door een zakelijke creditcard te gebruiken.
De meeste zakelijke creditcards organiseren uw aankopen automatisch in verschillende categorieën, waardoor ze gemakkelijker te volgen zijn. En u hebt elke maand de toegevoegde back-up van uw creditcardafschrift voor het geval u de IRS documentatie moet verstrekken van de onkosten die u claimt. Zakelijke uitgaven betalen met een creditcard is ook een slimme manier om het krediet van uw bedrijf op te bouwen. Laat deze resolutie echter niet averechts werken. Betaal uw saldo altijd elke maand volledig af.
Dit is een van de grote! Het indienen op of vóór de belastingdeadline van april is van cruciaal belang, vooral als u naar schatting driemaandelijkse betalingen moet indienen. Het missen van deadlines en te laat indienen zal snel de aandacht van de IRS trekken en uw kansen op een audit vergroten.
De IRS-website vermeldt deadlines voor belastingaangifte en stuurt u herinneringen over aanstaande vervaldatums die van toepassing zijn op uw bedrijf. Stel deadlines voor jezelf zodat je de nodige informatie verzamelt die nodig is om op de vervaldatum in te dienen. En als u te laat gaat indienen, werk dan samen met uw accountant en dien op tijd een verlenging in.
Net zoals je niet kunt verwachten dat je in vorm blijft als je maar één keer per jaar sport, kun je ook niet verwachten dat je op de hoogte blijft van je belastingen als je er alleen tijdens het belastingseizoen een prioriteit van maakt. Begin het nieuwe jaar sterk en plan elke week belastingvoorbereiding. Als u aan het eind van de week slechts dertig minuten nodig heeft om uw boeken op elkaar af te stemmen, uw kwitanties elektronisch in te dienen, driemaandelijkse betalingen te plannen en meer, bent u georganiseerd en klaar voor de belastingtijd van volgend jaar.
Uw bedrijfsbelastingen regelen is gemakkelijker met begeleiding van iemand die het zelf al vele malen eerder heeft gedaan. Door met een SCORE-mentor samen te werken, krijgt u de steun van een ervaren professional die u door het belastingvoorbereidingsproces kan begeleiden en u kan helpen voorbereid te zijn op het belastingseizoen. Neem vandaag nog contact op met een SCORE-mentor.
2 belangrijke belastingwijzigingen voor kleine bedrijven in 2018
Kleine steden als starterscentra
4 essentiële technische hulpmiddelen voor het schalen van een klein bedrijf
Het belang van een IT-strategie voor kleine bedrijven
3 tips om uw kleine onderneming klaar te maken voor het belastingseizoen
Hulpbronnen voor noodherstel en voorbereiding voor kleine bedrijven
Voorbereiding op 2020:vooruitzichten en uitdagingen voor kleine bedrijven