• Een federaal belastingidentificatienummer (FEIN) is vereist voor bedrijven om een ​​bedrijfslicentie te verkrijgen, een belastingaangifte in te dienen en toegang te krijgen tot een breed scala aan noodzakelijke diensten.
• Eenmanszaken en onafhankelijke contractanten die geen werknemers hebben, hebben geen FEIN nodig.
• Onder bepaalde omstandigheden moet een bedrijf mogelijk zijn FEIN wijzigen.
• Dit artikel is bedoeld voor ondernemers en eigenaren van kleine bedrijven die informatie nodig hebben over het verkrijgen van een federaal belastingidentificatienummer.

Voordat u een bankrekening kunt openen, een bedrijfsvergunning kunt aanvragen of een belastingaangifte kunt indienen, moet u een federaal werkgeversidentificatienummer (FEIN) voor uw bedrijf verkrijgen. Lees verder om te leren wat een FEIN is en hoe u er een kunt krijgen.

Wat is een federaal belastingidentificatienummer (FEIN)?

Een federaal belastingidentificatienummer, ook bekend als een FEIN of een werkgeversidentificatienummer (EIN), wordt afgegeven aan entiteiten die zaken doen in de Verenigde Staten. De FEIN is een uniek negencijferig bedrijfsidentificatienummer dat op dezelfde manier werkt als een burgerservicenummer voor particulieren. Het belastingnummer voor particulieren, ook wel fiscaal identificatienummer of TIN genoemd, is het burgerservicenummer van een persoon. Het is gemakkelijk om de twee soorten getallen door elkaar te halen. Onthoud dat de ene voor zakelijke entiteiten is en de andere voor individuen.

Een FEIN is een manier voor de IRS en andere overheidsinstanties om de fiscale en financiële activiteiten van bedrijfsentiteiten te identificeren en te volgen. Het is vereist om belastingaangiften in te dienen, evenals om pensioenrekeningen en gezondheidsrekeningen op te zetten om onder meer medische en tandheelkundige voordelen aan werknemers te bieden.

Wie heeft een FEIN nodig?

Niet elke kleine onderneming heeft een FEIN nodig, maar velen wel:

• Elk bedrijf met werknemers
• Elk bedrijf dat opereert als een bedrijf of een partnerschap
• Elk bedrijf dat belastingaangiften voor werk, alcohol, tabak of vuurwapens betaalt

Bedrijven die doorgaans geen FEIN nodig hebben, zijn onder meer: 

• Degenen die een eenmanszaak runnen
• Degenen die geen werknemers hebben
• Degenen die bepaalde belastingen niet hoeven te betalen, zoals hierboven aangegeven

Als u uw bedrijf als eenmanszaak start en uw burgerservicenummer gebruikt in plaats van een FEIN, kunt u later ontdekken dat u er een nodig heeft, vooral als u van plan bent uw bedrijf uit te breiden of te herstructureren tot een bedrijf en/of werknemers in dienst te nemen. Als u later een vennootschap opricht, heeft u zelfs een FEIN nodig. Een FEIN is een zeer belangrijk onderdeel van uw bedrijfsgegevens wanneer u lokale, staats- en federale belastingen indient.

In welke andere gevallen is een FEIN nodig?

U hebt ook een FEIN nodig wanneer uw organisatie belastingen van welke aard dan ook betaalt en wanneer u werknemersgerelateerde belastingformulieren uitgeeft, zoals W-2's. Werkgevers zijn verplicht om aan het einde van elk belastingjaar W-2's aan hun werknemers te verstrekken. Alle salarisrapporten bevatten uw FEIN - inclusief maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse belastingformulieren, die allemaal kunnen worden ingediend door een professioneel salarisverwerkingsbedrijf.

U moet ook een 1099 afgeven aan elke onafhankelijke contractant aan wie u tijdens het belastingjaar ten minste $ 600 heeft betaald, en uw FEIN is ook nodig op dat formulier.

Niet alleen heeft uw bedrijf een FEIN nodig voor verschillende doeleinden, maar uw medewerkers en externe contractanten hebben het ook nodig bij het opstellen van hun belastingaangifte.

Hoe kan ik een FEIN krijgen?

1. Bepaal of u in aanmerking komt voor een FEIN.

De twee indicatoren dat u in aanmerking komt voor een FEIN zijn of uw hoofdbedrijf zich in de VS of haar territoria bevindt en of u een geldig burgerservicenummer of een andere vorm van belastingidentificatie heeft, zoals een andere FEIN.

Als u uw hoofdbedrijf in de VS of haar territoria heeft, betekent dit dat het grootste deel van uw inkomen als bedrijfseigenaar afkomstig is van een praktijk die in dit gebied woont. Daarom komt u mogelijk nog steeds in aanmerking voor een FEIN, zelfs als u een ander bedrijf buiten de VS heeft. De persoon die een FEIN aanvraagt, hoeft niet de bedrijfseigenaar te zijn, maar hij moet uit de eerste hand kennis hebben van en omgaan met de financiën van het bedrijf. Een secretaresse of administratief medewerker kan ook een FEIN aanvragen; ze kunnen eenvoudig formulier SS-4 ondertekenen en hun informatie verstrekken in het gedeelte van de aangewezen derde partij.

2. Verzamel de nodige informatie voor de IRS.

De IRS vereist de informatie in Form SS-4:Aanvraag voor werkgeversidentificatienummer. Eerst moet u een fysiek adres voor uw bedrijf opgeven (met een locatie in de VS) om een ​​FEIN te ontvangen.

Op het aanvraagformulier moet u de juridische structuur van uw bedrijf vermelden, zoals LLC of bedrijf. Als uw bedrijf een LLC is, moet u de leden van de organisatie vermelden. U moet verder aangeven wat voor soort bedrijf u doet.

Dit is wat extra informatie die je nodig hebt bij het solliciteren:

• De reden waarom u een FEIN aanvraagt. U start bijvoorbeeld een nieuw bedrijf of heeft uw bestaande bedrijf geherstructureerd.
• De specifieke datum waarop u uw bedrijf bent begonnen of overgenomen.
• De branche waarin uw bedrijf zich bevindt of waarin u zaken doet, zoals detailhandel of advies, evenals de product- of servicebeschrijving.
• Toen de lonen van werknemers voor het eerst werden betaald via uw bedrijf.
• De datum van het einde van uw fiscaal of boekjaar. Dit is meestal de maand december als u uw belastingen gedurende het kalenderjaar betaalt.
• De hoogste schatting van het aantal werknemers dat u het komende jaar in dienst wilt nemen.

3. Vraag een FEIN online, telefonisch of via de mail aan.

Als u een FEIN moet hebben, kunt u er op verschillende manieren een aanvragen:

• Telefoon: (800) 829-4933
• Per fax of post: U kunt hier formulier SS-4 vinden en het faxnummer en de postadressen voor uw locatie vinden op de IRS-website.
• Op de IRS-website: U kunt formulier SS-4 online indienen of deelnemen aan een livechat in interviewstijl die u vragen zal stellen en u een FEIN zal geven als u die nodig heeft. Deze service is beschikbaar van maandag tot en met vrijdag van 7.00 tot 22.00 uur. EST.

Welke methode je ook kiest, het duurt twee weken voordat je nummer actief is in het IRS-systeem.

Zelfs als uw bedrijf geen FEIN hoeft te hebben, kunt u besluiten dat het toch de moeite waard is om er een aan te vragen. Er zijn geen kosten aan verbonden en u weet nooit wanneer u besluit dat het tijd is om een ​​werknemer in dienst te nemen of wanneer uw zakelijke omstandigheden kunnen veranderen.

Wanneer moet ik mijn FEIN vervangen?

Nadat u uw FEIN hebt ontvangen, hoeft u uw FEIN niet meer te wijzigen, tenzij onder speciale omstandigheden zoals door de IRS wordt beoordeeld.

Als uw bedrijf een bedrijf is, moet u uw FEIN wijzigen als:

• Uw bedrijf verandert in een eenmanszaak of een maatschap.
• Door een fusie ontstaat een nieuw bedrijf.
• Uw bedrijf wordt een dochteronderneming van een ander bedrijf.

Als uw bedrijf een partnerschap is, moet u uw FEIN wijzigen als:

• Het bedrijf verandert in een eenmanszaak.
• Uw bedrijf wordt een bedrijf.
• Er wordt een nieuwe samenwerking gevormd over een oude.

Als u een FEIN als eenmanszaak of een LLC heeft, moet u uw FEIN wijzigen als:

• U zit in een faillissementsprocedure.
• U verandert uw bedrijf in een bedrijf of een partnerschap.
• U wordt eigenaar van een ander bedrijf.

U hoeft uw FEIN niet te wijzigen als de naam of locatie van uw bedrijf verandert.

FEIN Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een FEIN-nummer en een btw-nummer?

Een FEIN wordt meestal uitsluitend gegeven aan degenen die het federale werkgeversidentificatienummer aanvragen. Met de FEIN kunt u uw bedrijf gemakkelijk identificeren op de loonlijst en andere belastingformulieren. Een FEIN kan werken als een fiscaal identificatienummer en veel staten zullen geen apart nummer toewijzen. Een FEIN kan worden toegewezen aan de meeste bedrijfstypes, op enkele uitzonderingen na. U kunt bijvoorbeeld uw burgerservicenummer gebruiken als uw belastingidentificatienummer als u een eenmanszaak hebt. Als u uw bedrijf uiteindelijk overneemt, moet uw btw-nummer veranderen en een FEIN worden.

Is een FEIN openbaar?

Hoewel veel entiteiten hun FEIN's gebruiken om hun belastingen en andere financiële informatie aan de IRS en andere overheidsinstanties te melden, is het openbare informatie. Bedrijven moeten hun FEIN's delen met de andere bedrijven waarmee ze zaken doen. Het is vaak nodig voor het invullen van W-9-formulieren, het verstrekken van kredietreferenties en het delen van andere vormen van informatie. Het delen van uw FEIN leidt soms tot ongewenste blootstelling, wat leidt tot een zekere mate van kwetsbaarheid. Net als burgerservicenummers moeten FEIN's discreet worden gebruikt en gedeeld om het risico op identiteitsdiefstal en fraude te verkleinen.

Wat als ik niet zeker weet of ik een FEIN nodig heb?

Als u niet zeker weet of u een FEIN nodig heeft, kunt u de website van de Belastingdienst raadplegen. Volgens Melvin Springer, een financieel directeur uit New York, is een goede vuistregel dat "als u ze op uw persoonlijke belastingaangifte registreert, u er geen hoeft te hebben, omdat u uw sofinummer kunt gebruiken. Als u van plan bent om ze te melden op een aangifte bedrijfsbelasting, hebt u een FEIN nodig.”

Als dit verwarrend voor je is, kun je een online salarisadministratieservice inhuren om te helpen bij het verwerken en rapporteren van loongerelateerde belastingen.