Contractbeheer is een over het hoofd geziene vorm van management. Managers hebben vaak contact met werknemers, en sommige van die discussies en situaties hebben natuurlijk betrekking op beloning. Een deel van deze gesprekken zal gaan over contractbeheer. Andere keren moeten bedrijven contractovereenkomsten met andere bedrijven beheren. Er wordt niet veel over gepraat, maar contractmanagement is een belangrijk zakelijk onderwerp. Als u niet zeker weet hoe het contractbeheerproces werkt, is het belangrijk om de basisprincipes te begrijpen.
Contractbeheer is het proces van het beheren van het creëren, uitvoeren en analyseren van contracten om de operationele en financiële prestaties van een organisatie te maximaliseren en tegelijkertijd het financiële risico te verminderen. Organisaties worden steeds meer onder druk gezet om de kosten te verlagen en de bedrijfsprestaties te verbeteren. Contractbeheer blijkt een zeer tijdrovend onderdeel van het bedrijfsleven te zijn, wat de behoefte aan een effectief en geautomatiseerd contractbeheersysteem vergemakkelijkt.
Wanneer twee bedrijven zaken met elkaar willen doen, specificeert een contract de activiteiten die door beide organisaties zijn aangegaan en de voorwaarden waaronder zij elk hun onderdelen van de overeenkomst zullen nakomen. Contracten hebben een zeer grote invloed op de winstgevendheid van bedrijven vanwege de nadruk op inkomsten en uitgaven.
Als een contract slecht geformuleerd is, kan een organisatie ontelbare duizenden dollars verliezen door een simpele technische kwestie waarvoor ze niet de middelen hadden om ze te identificeren. Effectief contractbeheer kan uiteindelijk een krachtige zakelijke relatie creëren en de weg vrijmaken voor meer winstgevendheid op de lange termijn, maar alleen als het correct wordt beheerd. Het is een goed idee om een juridische afdeling of een advocaat te betrekken bij besprekingen over contractbeheer. De precieze formulering van contracten is cruciaal voor contractbeheer.
Contractbeheer is ook van toepassing op het beheren van verschillende contracten met freelancers of werknemers. Deze vereisen af en toe beheer en aanpassingen die beide partijen helpen.
Over het algemeen omvat contractbeheer een paar belangrijke fasen. Er is de vroege stadia of pre-awardfase. Dit is al het werk dat plaatsvindt voordat een contract aan iemand wordt gegeven, of het nu een bedrijf of een werknemer is. De middelste fase is wanneer het proces wordt toegekend. Dit omvat al het papierwerk om de overeenkomst definitief te maken. Ten derde is er de fase na de prijsuitreiking. Hier komt veel contractbeheer en onderhoud om de hoek kijken.
Die drie basisfasen zijn een eenvoudige manier om naar contractbeheer in drie fasen te kijken, maar het proces is ingewikkelder dan dat en kan in meer fasen worden bekeken, afhankelijk van hoe gedetailleerd een weergave is. We zullen later een diepere kijk op het proces bespreken.
Het is niet voldoende dat een organisatie professionals in huis heeft om het contractbeheer uit te voeren. Werknemers moeten worden uitgebreid met de aanwezigheid van processen en software metgezellen om te voldoen aan de toenemende nalevings- en analytische behoeften. Wanneer een strategie voor contractbeheer met succes is geïmplementeerd, kunnen organisaties het volgende verwachten:
De basis voor contractbeheer is gebaseerd op de implementatie van succesvolle activiteiten na de gunning en upstream. Tijdens de pre-gunningfase moeten werknemers zich concentreren op de reden voor het opstellen van het contract en of de leverancier de voorwaarden van de overeenkomst kan nakomen.
Er is extra aandacht nodig om te begrijpen hoe het contract zal werken als het eenmaal is gegund. Het vermijden van ongewenste verrassingen vereist zorgvuldig onderzoek en duidelijkheid van het doel in het eigenlijke contract.
Contractbeheer vereist een zekere mate van flexibiliteit voor beide betrokken partijen en de bereidheid om contractvoorwaarden aan te passen aan veranderende omstandigheden. Problemen zijn onvermijdelijk, wat betekent dat organisaties voorbereid moeten zijn op het onverwachte en in staat moeten zijn om contractvoorwaarden aan te passen wanneer dat nodig is. [Gerelateerd verhaal:voorwaarden voor leningcontracten om naar te zoeken ]
Hoewel contractbeheer veel componenten omvat, kunnen we het proces samenvatten door het in vijf duidelijke fasen op te delen:creatie, samenwerking, ondertekening, tracking en vernieuwing.
We kunnen de afzonderlijke stappen binnen de fasen verder identificeren. In totaal kunnen we het proces opdelen in negen stappen, die elk bijdragen aan een van de vijf overkoepelende fasen. Dit maakt het gemakkelijker om de krapte aan het einde van het kwartaal te beheersen die vaak optreedt wanneer het tijd is voor een nieuwe ronde contracten. Dit zijn de stappen van elke fase:
Een groot deel van contractbeheer komt neer op het afhandelen van deze negen stappen. Het beheer van de contractlevenscyclus is van cruciaal belang. Aangezien verschillende contracttypes hun verschillende stadia doorlopen, moeten contractmanagers eventuele wijzigingen of contractbreuken in de gaten houden. Als een werknemer of bedrijf niet tevreden is met hun contract, kan het de moeite waard zijn om het contract aan te passen. Het is belangrijk om contractuele verplichtingen na te leven en er tegelijkertijd voor te zorgen dat beide partijen tevreden zijn.
Tijdens het contractbeheerproces zijn er vaak momenten waarop levenscyclusbeheer belangrijk wordt. Leveranciersprestaties en risicobeheer zijn belangrijke overwegingen bij het beheer van contracten. Als een leverancier bijvoorbeeld zijn contractuele verplichtingen niet nakomt, moet u mogelijk het contract herzien of een disciplinaire maatregel opleggen.
Hoewel het de traditie is om contracten handmatig te beheren via opslag van mappen en archiefkasten, zit de praktijk vol met inefficiënties die alleen maar afbreuk kunnen doen aan de algehele efficiëntie van een organisatie.
Contractbeheersoftware is een elektronische benadering om deze problemen op te lossen. Softwaresuites voor contractbeheer kunnen al het papierwerk voor contracten organiseren. De software kan ondertekening en verlenging in een elektronische kalender plaatsen die gemakkelijk te beheren is, en het kan u helpen bij het volgen en toewijzen van middelen met betrekking tot het contractbeheerproces.
Integratie met een geautomatiseerde contractbeheerservice kan talloze manuren vrijmaken en talloze processen die verband houden met het beheer van een contract automatiseren, waardoor meer waarde voor een bedrijf wordt gecreëerd.
"Contractbeheersoftware slaat belangrijke informatie op over contracten met betrekking tot leveranciers, commerciële leases en licentieovereenkomsten", zegt Robert Powell, CEO en oprichter van de Rob Powell Biz Blog. "Het algemene doel van software voor contractbeheer is om administratieve taken te stroomlijnen door een gecentraliseerd en uniform dossier te creëren voor de processen van elk contract."
Het gebruik van software voor contractbeheer kan het gemakkelijker maken om complexe contracten te bewaken zonder alleen op papierwerk te vertrouwen.
"Het belangrijkste aspect van software voor contractbeheer is dat medewerkers op meerdere locaties op één plek toegang hebben tot contracten", zegt Powell.
Deze software zal vooral worden gebruikt in afdelingen die zich direct bezighouden met het maken, volgen en ondertekenen van contracten. Dit wordt vaak overgedragen aan de HR-afdeling, die de ader van de werkgelegenheidsboekhouding beheert. Bij de software kunnen ook managers betrokken zijn die vitale processen moeten doorlopen. Omdat het kan worden geïntegreerd met agenda's en communicatiesoftware, kan HR de zware componenten van de softwaresuite gebruiken, terwijl de rest helpt om managers en personeel binnen te halen die nodig zijn voor specifieke aspecten van ondertekening of onderhandeling.
Niet alle universiteiten bieden een diploma contractbeheer aan, maar sommige scholen wel. Die opleiding krijgen is een optie, maar er zijn andere zakelijke graden die u positioneren voor succes in de branche. Van daaruit wilt u op een of andere manier ervaring met contractbeheer toevoegen.
"Met een bachelordiploma en een paar jaar ervaring in het veld, kun je certificering aanvragen en testen via de NCMA (National Contract Management Association)", zegt Jared Weitz, CEO en oprichter van United Capital Source. "Naast opleiding en referenties moet een contractmanager solide communicatie- en schrijfvaardigheden hebben en een scherp oog voor organisatie- en deadlinebeheer."
Een diploma rechten kan ook gunstig zijn voor dit carrièrepad. Juridische kennis is van cruciaal belang bij het beheren van contracten. Contractbeheer en onderhandeling zijn beide afhankelijk van juridische kennis en expertise.
Als je fulltime contractmanager wilt worden, is het een goed idee om contact te leggen met andere contractmanagers om te leren hoe zij hun huidige rol zijn binnengekomen. Er is geen vaste manier om contractmanager te worden, maar ervaring in het bedrijfsleven is belangrijk als je contractmanager wordt.
Het is begrijpelijk dat het salaris voor een contractmanager verschilt per kwalificatie en locatie. Volgens PayScale is het gemiddelde jaarsalaris voor een contractmanager $ 80.151. De site vermeldt Northrop Grumman Corporation, Accenture en de Raytheon Company als enkele van de meest lucratieve bedrijven voor contractmanagers.
Contractmanagers kunnen zich ook opwerken tot senior contractmanager, contractdirecteur of contractbeheerder. Contractanalist is een ander veelvoorkomend carrièrepad op het gebied van contractbeheer.
Contractmanagers helpen bij het beheren van de juridische en financiële aspecten van contracten met bedrijven of werknemers. Voor bedrijven die vaak contractuele afspraken maken, kan het inhuren van een contractmanager een goed idee zijn.
Ryan Goodrich heeft bijgedragen aan het schrijven en rapporteren van dit artikel. Voor een eerdere versie van dit artikel zijn broninterviews afgenomen.
De grondbeginselen van contentmarketing voor kleine bedrijven
Directeuren en functionarissen:inzicht in de rollen van bedrijfsmanagement
Voorraad versus activabeheer:wat is het verschil?
Wat zijn de basisprincipes van futures-handel?
Hoe analyseer je het management van een bedrijf om te investeren?
De vermogensbeheerder van de toekomst
De basisprincipes van toekomstanalyse:fundamenten versus techniek