Controle. Raak je in paniek als je dat woord van vijf letters hoort? U denkt misschien dat een audit het laatste is wat uw bedrijf nodig heeft, maar ze zijn niet altijd slecht. Regelmatige audits kunnen meer lijken op een routinematige onderhoudscontrole dan een uitnodiging voor boetes van de IRS.
Ontdek wat een audit is, welke soorten audits er zijn, hoe ze uw bedrijf ten goede kunnen komen, en meer.
Een audit onderzoekt de financiële gegevens van uw bedrijf om te controleren of deze juist zijn. Dit gebeurt door middel van een systematische beoordeling van uw transacties. Audits kijken naar zaken als uw financiële overzichten en boekhoudboeken voor kleine bedrijven. Veel bedrijven hebben eenmaal per jaar routinematige audits.
Als eigenaar van een klein bedrijf bent u verantwoordelijk voor het bijhouden van duidelijke boekhoudingen die de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf weergeven. Als uw administratie ongeorganiseerd is of ontbreekt, zullen audits bijzonder langdradig en moeilijk zijn.
Audits kunnen u helpen problemen binnen uw bedrijf op te sporen. Ze kunnen fouten in uw cijfers vinden, wat u kan helpen bij het nemen van beslissingen. Op de lange termijn kan een bedrijfsaudit u helpen uw kleine onderneming op de rails te krijgen en uw bedrijfsresultaten te verbeteren.
Wanneer uw kleine onderneming wordt gecontroleerd, ontvangt u over het algemeen een auditrapport. Auditors schrijven auditrapporten om in detail te beschrijven wat ze tijdens het proces hebben gevonden. Het rapport geeft aan of uw gegevens juist zijn, ontbreken of onjuist zijn.
IRS-audits zijn misschien wat in je opkomt, maar ze zijn niet het enige type audit voor kleine bedrijven. U kunt interne of externe audits in uw bedrijf laten uitvoeren.
Een interne audit wordt door u geïnitieerd en uitgevoerd door iemand binnen uw bedrijf. U kunt iemand een interne audit laten uitvoeren om financiële fouten te voorkomen en bedrijfsdoelen te controleren.
Interne audits kijken niet alleen naar de financiën van uw bedrijf. Ze kunnen de bedrijfsvoering en het management onderzoeken om er zeker van te zijn dat alles efficiënt werkt.
Als u bestuursleden of aandeelhouders heeft, kunt u een interne audit uitvoeren om hen op de hoogte te houden van uw financiën.
Een externe audit wordt uitgevoerd door een derde partij, zoals een verzekeringsmaatschappij, lokale belastingdienst of de IRS. Externe auditors moeten auditstandaarden volgen die bekend staan als algemeen aanvaarde auditstandaarden (GAAS).
Sommige externe auditors willen misschien het volledige beeld van de financiële administratie van uw bedrijf bekijken, terwijl anderen specifieke aspecten van de bedrijfsvoering kunnen onderzoeken.
Auditrapporten opgesteld door externe auditors zijn geschreven volgens algemeen aanvaarde auditstandaarden.
Een IRS-audit kan plaatsvinden vanwege een discrepantie in uw belastingaangifte voor kleine bedrijven. Of uw bedrijf kan willekeurig worden geselecteerd voor een audit.
Als u wordt gecontroleerd door de IRS, ontvangt u eerst een bericht per post. IRS-audits worden uitgevoerd per post of via persoonlijke interviews. In het geval van een IRS-audit moet u snel reageren en de hulp inroepen van een belastingdeskundige.
Dus, wat gebeurt er als je wordt gecontroleerd? Voor een audit moet u uw financiële administratie op orde hebben. Theoretisch moet je altijd voorbereid zijn op een audit. U zou een controlespoor moeten hebben, zodat u kunt bewijzen waar uw cijfers vandaan komen en auditors uw transacties gemakkelijk kunnen traceren.
Organiseer uw financiële documenten zodat de auditors gemakkelijk toegang hebben tot records en een duidelijk beeld van uw bedrijf krijgen. Organiseer records chronologisch.
Breng financiële gegevens mee, zoals bankafschriften, creditcardafschriften, ontvangstbewijzen, facturen en journaalboekingen. Uw auditor zal de gegevens gebruiken om te testen op juistheid en om fouten te ontdekken. Hoe meer informatie u verstrekt en hoe georganiseerder u bent, hoe sneller het auditproces.
Er zijn veel voordelen aan het hebben van een externe of interne bedrijfsaudit.
De belangrijkste functie van een audit is het controleren op juistheid. Hierdoor kan een audit u helpen bij het opsporen van fouten in uw boekhouding of processen. Een audit kan misschien een kleine fout ontdekken voordat deze uitgroeit tot een grote. En niet-IRS-audits kunnen fouten detecteren voordat u uw zakelijke belastingaangifte indient, waardoor IRS-audits worden voorkomen.
Audits kunnen u ook motiveren om nieuwe boekhoudprocessen te implementeren. Als uw auditor geen duidelijk beeld van uw administratie kan krijgen, kan hij u helpen de administratie voor de volgende audit te verbeteren. U kunt leren hoe u boekhoudsoftware gebruikt om ongeorganiseerde en onvolledige administratie te voorkomen.
Veel ondernemers vertrouwen op financiële overzichten als leidraad voor hun zakelijke beslissingen. Maar wat als het nummer dat is gebruikt om de rapporten te maken onjuist is? Door de juistheid van uw financiële gegevens te verifiëren en fouten te vinden, kan een audit u helpen uw financiën op orde te krijgen, zodat u verstandige zakelijke beslissingen kunt nemen.
Door audits te omarmen en hun rol in het succes van uw bedrijf te erkennen, kunt u voorkomen dat uw hart een slag overslaat de volgende keer dat er een opduikt.
Heeft u hulp nodig bij het op orde houden van uw financiële administratie? De online boekhoudsoftware van Patriot maakt het gemakkelijk om uw inkomsten en uitgaven bij te houden. En het is gemaakt voor de niet-accountant. Probeer het vandaag nog gratis!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 10/12/2012.