Wanneer u een klein bedrijf runt, kan één fout in uw boekhouding leiden tot onnauwkeurige financiële overzichten, slecht cashflowbeheer en zelfs een IRS-audit. Maak uzelf vertrouwd met accountafstemming om ervoor te zorgen dat uw administratie correct is.

Wat is rekeningafstemming?

Rekeningafstemming is het proces waarbij de getallen in een rekening worden vergeleken met een ander financieel record om te controleren of de saldi overeenkomen. Door de rekeningen op elkaar af te stemmen, kunt u fouten detecteren in uw journaalboekingen en grootboek voor kleine bedrijven. Als de records niet overeenkomen, moet u het rekeningsaldo wijzigen.

U kunt een rekening vergelijken met uw bankafschriften, creditcardafschriften, ontvangstbewijzen of gerelateerde gegevens. U kunt uw rekeningen dagelijks, maandelijks, halfjaarlijks of jaarlijks afstemmen.

U kunt bijvoorbeeld een geldrekening vergelijken met uw zakelijke bankafschrift. Wanneer u uw bankafschrift ontvangt, controleert u of de onderste regel overeenkomt met de onderste regel van uw rekening.

Denk aan accountafstemming zoals proeflezen voor de boekhouding. Als u accounts niet op elkaar afstemt, kan uw informatie onjuist, onduidelijk of misleidend zijn. Maar als u de tijd neemt om fouten in een vroeg stadium op te sporen, kunt u later belangrijke problemen voorkomen.

Doel van rekeningafstemming

Het afstemmen van accounts is een slimme beslissing voor alle kleine bedrijven. Om nog maar te zwijgen van het feit dat sommige bedrijven regelmatig rekeningen moeten afstemmen om te voldoen aan algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP).

Nogmaals, het doel van rekeningafstemming is om te controleren of uw rekeninginformatie juist en consistent is. Het up-to-date houden van de administratie voorkomt een aantal zakelijke tegenslagen.

Het afstemmen van uw rekeningen kan u helpen:

• Voorkom te hoge uitgaven
• Stop frauduleuze activiteiten
• Nauwkeurige financiële overzichten maken

Als u uw rekeningen niet met elkaar in overeenstemming brengt, kunt u een rekening rood staan . Je denkt misschien dat je meer geld op de rekening hebt staan ​​als je cijfers niet kloppen.

Uw geldrekening toont bijvoorbeeld een saldo van $ 1.000, dus u besluit een computer van $ 780 te kopen. U stemt echter eerst uw geldrekening af en ontdekt dat het werkelijke saldo $ 600 is. Omdat u uw rekening heeft afgestemd, hoeft u niet rood te staan ​​op uw rekening.

Als u uw accounts niet kunt afstemmen, kan dit ook leiden tot onopgemerkte frauduleuze activiteiten . Een werknemer kan onnauwkeurige journaalboekingen maken om zichzelf meer geld te betalen.

Stel dat een werknemer loonfraude pleegt en zichzelf meer betaalt dan hij verdiend heeft. U stemt uw salarisjournaalposten af ​​met uw salarisadministratie en merkt dat er meer geld van uw salarisbankrekening afgaat dan u in uw boeken heeft vastgelegd. Als gevolg hiervan kunt u de stelende werknemer ontslaan en verdere frauduleuze activiteiten voorkomen.

Wanneer uw rekeningen onjuiste informatie bevatten, maakt u onnauwkeurige financiële overzichten . Financiële overzichten tonen u informatie over de financiële gezondheid van uw bedrijf, inclusief uw winsten en verliezen, activa en passiva en cashflow. U moet nauwkeurige financiële overzichten maken om zakelijke beslissingen te nemen en financiering van investeerders of geldschieters veilig te stellen.

Accountafstemmingsproces

Bent u klaar om uw rekeningen op elkaar af te stemmen? Gebruik de volgende afstemmingsprocesstappen voor consistente records.

Vergelijk eerst een account met het juiste externe record. Als u een fout in uw account vindt, pas dan uw journaalposten aan. U kunt een nieuwe journaalboeking maken om geld toe te voegen aan of te verwijderen van de rekening.

Zorg er bij het afstemmen van uw rekeningen voor dat u alle bewijsstukken in uw administratie bewaart. Door documenten op te slaan, kunt u een back-up maken waarom u wijzigingen in uw rekeningsaldi heeft aangebracht.

Op zoek naar een gemakkelijke manier om uw rekeningen bij te houden en op elkaar af te stemmen? De online boekhoudsoftware van Patriot maakt het gemakkelijk om inkomsten en uitgaven te registreren. Bovendien bieden we gratis ondersteuning in de VS. Vraag vandaag nog uw gratis proefperiode aan!