Als bedrijfseigenaar bent u verantwoordelijk voor het verwerken van veel documenten om de financiën van uw bedrijf op koers te houden. En als uw bedrijf te maken heeft met bedrijfsinventaris, zult u waarschijnlijk zowel met facturen als met inkooporders jongleren.
Sommige ondernemers denken misschien dat inkooporders en facturen hetzelfde zijn. Let op:inkooporders en facturen zijn verschillende documenten.
Als je graag meer wilt weten over inkooporder versus factuur, lees dan verder.
Veel ondernemers verwarren inkooporders en facturen. Hoewel de documenten enkele overeenkomsten hebben, zijn ze enorm verschillend. Als u er zeker van wilt zijn dat u het juiste papierwerk verspreidt, moet u de verschillen tussen facturen en inkooporders opfrissen.
Een inkooporder (PO) is een document dat kopers gebruiken om een bestelling te plaatsen. Kopers gebruiken meestal PO's wanneer ze producten bestellen bij een verkoper of leverancier. Nadat de verkoper de PO-overeenkomst heeft geaccepteerd, is het document meestal juridisch bindend.
Een inkooporder zit boordevol informatie. Inkooporders bevatten meestal:
Een inkooporder kan ook het type product, de producthoeveelheid, de prijzen voor elk item en de leveringsdatum (indien van toepassing) vermelden.
Als u loyale of langdurige klanten heeft die vaak dezelfde producten bestellen, kunt u een doorlopende inkooporder gebruiken. Doorlopende inkooporders maken het mogelijk voor klanten om dezelfde producten of diensten meerdere keren te bestellen met hetzelfde PO-nummer.
In tegenstelling tot een PO is een factuur een document dat door de verkoper naar de koper wordt gestuurd. Een factuur geeft een overzicht van de goederen en diensten die de koper heeft gekocht of is overeengekomen te kopen. Facturen informeren uw klanten dat hun betaling verschuldigd is, wat kan helpen om uw cashflow stabiel te houden.
Een factuur is in feite een rekening die u naar klanten stuurt nadat ze hun product of dienst hebben ontvangen. Als een klant iets koopt zonder meteen te betalen, stuur dan een factuur.
U kunt ook facturen van leveranciers ontvangen.
Een factuur wordt gebruikt in combinatie met PO's om aan te geven hoeveel geld de koper verschuldigd is aan de verkoper. Maar in tegenstelling tot inkooporders zijn facturen meestal niet juridisch bindend.
Als u een verkoper bent, kunt u een factuur maken als reactie op een inkooporder. Bedrijven die betalingen ontvangen of verwachten voor de verkoop van goederen en diensten, moeten facturen gebruiken.
Meestal sturen bedrijven facturen met een betalingstermijn nadat goederen of diensten zijn geleverd. In sommige gevallen kunt u een factuur sturen nadat u akkoord bent gegaan met een bestelling.
Facturen bevatten doorgaans zaken als:
De factuur van elk bedrijf kan variëren, afhankelijk van wat ze aanbieden. Houd er rekening mee dat de factuur van uw bedrijf andere informatie kan bevatten dan die van een ander bedrijf.
Of u nu een klein bedrijf of een grotere organisatie bent, er zijn veel redenen waarom u PO's en facturen zou kunnen gebruiken. Bekijk enkele van de onderstaande redenen.
Waarom gebruiken bedrijven inkooporders? U kunt een PO gebruiken om:
Bedrijven kunnen ook een PO gebruiken om ervoor te zorgen dat ze back-updocumentatie hebben voor het geval ze worden gecontroleerd. PO's kunnen helpen om financiële discrepanties op te lossen en audits te voorkomen.
Waarom gebruiken bedrijven facturen? U kunt een factuur gebruiken om:
Facturen beschrijven precies wat u koopt, zodat u kunt zien waar u mogelijk kosten moet besparen of uw uitgavenpatroon moet verbeteren.
Met facturen kunt u formeel de betalingen bijhouden. U kunt zien welke goederen en diensten zijn verkocht, hoeveel geld er is betaald en openstaande kosten.
Nu u de belangrijkste verschillen tussen de twee documenten kent, gaan we eens kijken naar het PO- en factuurproces.
Voor veel kleine bedrijven werken het factuur- en inkooporderproces hand in hand. Het proces hangt af van of u een koper of verkoper bent.
Kopers maken een inkooporder voor de verkoper. De verkoper levert vervolgens de producten aan de koper. Nadat de koper de producten heeft ontvangen, ontvangt hij ook een factuur van de verkoper.
Het proces voor verkopers is een beetje anders. Nadat de kopers een PO hebben gemaakt, ontvangen de verkopers deze. Zodra een verkoper een PO ontvangt, sturen ze de producten en een factuur naar de koper voor betaling.
Als je het proces moeilijk kunt begrijpen, bekijk dan de onderstaande stappen. Gebruik het acroniem CRR om de stappen voor kopers te onthouden. Je kunt PSS ook gebruiken om de stappen van de verkoper te onthouden.
Kopers :
Verkopers :
Boekhouding voor inkooporders en facturen is van cruciaal belang om uw boeken op orde te houden. Twee belangrijke accounts spelen een rol bij inkooporders en facturen:debiteuren en crediteuren.
Als u een PO ontvangt, maak dan nog geen journaalboeking aan. Maak in plaats daarvan alleen een vermelding wanneer u de producten verzendt of wanneer de koper ze ontvangt. Deze stap is afhankelijk van de voorwaarden die u met de koper heeft afgesproken.
U moet uw debiteurenrekening debiteren nadat u de bestelling naar de koper heeft verzonden. Zodra u de betaling van de koper heeft ontvangen, maakt u de boeking ongedaan door uw debiteurenrekening bij te schrijven.
Zodra u een factuur heeft ontvangen, crediteert u uw crediteurenrekening. Nadat u uw bestelling heeft betaald, maakt u de journaalboeking ongedaan door uw crediteurenrekening te debiteren.
Om uw boekhouding zo nauwkeurig en georganiseerd mogelijk te houden, bewaart u kopieën van de bestellingen en facturen van uw bedrijf in uw administratie. Op die manier kunt u, als er een discrepantie is, snel naar het originele document verwijzen.
Verward over de verschillen tussen inkooporders en facturen? Doe een poging tot de onderstaande quiz om uw kennis over PO versus factuur te testen (geen valsspelen).
1. Wie maakt de inkooporder aan?
A. Verkoper
B. Koper
C. Beide bovenstaande
2. Inkooporders kunnen juridisch bindend zijn. Waar of niet waar?
A. Waar
B. Onwaar
3. Welke van de volgende beweringen is waar?
A. Facturen worden aangemaakt naar aanleiding van een bestelling.
B. Naar aanleiding van een factuur wordt een inkooporder aangemaakt.
C. Inkooporders en facturen worden tegelijkertijd gemaakt.
Antwoorden:B, A, A
Nauwkeurige financiële gegevens helpen bij het uitstippelen van een pad naar succes voor uw kleine bedrijf. Houdt u belangrijke gegevens bij, zoals facturen en inkooporders? Met de online boekhoudsoftware van Patriot kunt u de manier waarop u uw boeken beheert stroomlijnen. Ga vandaag nog aan de slag met uw zelfgeleide demo!
We maken graag nieuwe vrienden! Geef ons een like op Facebook en laten we over zaken praten.
Wie tekent als afzender op een postwissel?
Wat is het handelsmechanisme op de beurs?
Een tegenbod op het koopaanbod schrijven
Limietorder versus marktorder:wat is het verschil?
Hoe wordt de openingsprijs van een aandeel bepaald?
Wat is het verschil tussen een factuur en een afschrift?
De juiste volgorde om uw geld te investeren