Op een of ander moment moet een werknemer mogelijk bedrijfsgelden gebruiken om een zakelijke aankoop te doen. Wanneer dit gebeurt, komt onkostenbeheer in het spel. Leer alles over onkostenbeheer voor kleine bedrijven en hoe u uw proces kunt stroomlijnen om ervoor te zorgen dat u werknemers tijdig vergoedt.
Dus, wat is kostenbeheer precies? Onkostenbeheer is het systeem dat uw bedrijf gebruikt voor het verwerken, betalen en controleren van bedrijfskosten. Dit kan omvatten, maar is niet beperkt tot, reizen en entertainment van werknemers en vergoedingen (bijv. kantoorbenodigdheden).
Met een onkostenbeheerproces vergoedt een bedrijf werknemers voor wat ze hebben uitgegeven aan bedrijfsgerelateerde zaken. En over het algemeen stellen bedrijven beleid en procedures op zodat werknemers weten wat telt voor onkostenvergoeding.
Zakelijk onkostenbeheer geeft u inzicht in de personeelskosten en helpt u uitgaven te categoriseren. Om nog maar te zwijgen, het zorgt ervoor dat u compliant bent en maakt het gemakkelijker om rapporten voor audits te verzamelen.
U kunt informatie over de onkosten van werknemers op een aantal manieren controleren, volgen en opslaan, zoals:
Overweeg de voor- en nadelen van elke optie om de beste oplossing voor onkostenbeheer voor uw bedrijf te vinden.
Spreadsheets zijn eenvoudig en goedkoop. Ze nemen echter meer tijd in beslag en kunnen voor sommige werknemers verwarrend zijn.
Papieren formulieren werken goed samen met papieren bonnen en zijn een goedkope manier om onkostendeclaraties te beheren. Maar ze vergen ook veel handmatig werk voor zowel medewerkers als onkostendeclaranten.
Onkostenbeheersoftware kan uw taken stroomlijnen en de werklast voor alle betrokkenen verminderen. Hoewel het de duurste optie is voor onkostenbeheer, kan software u helpen werknemers sneller terug te betalen en fouten te voorkomen.
Als het onmogelijk lijkt om uw spreadsheets bij te houden, u voortdurend fouten maakt bij het beheer van onkosten en uw werknemers te veel tijd verspillen met het invullen van onkostendeclaraties, is het misschien tijd om uw procedures voor onkostenbeheer te herzien.
Wilt u uw onkostenbeheerproces verbeteren en de taak van het terugbetalen van werknemers stroomlijnen? Bekijk dan deze vier tips.
Om ervoor te zorgen dat uw onkostenbeheerproces probleemloos verloopt, plaatst u alles (ja, alles ) schriftelijk voor u en uw team. Op die manier kunnen u en uw medewerkers uw polis als leidraad gebruiken.
Neem het volgende op in uw beleid voor onkostenbeheer:
Laat elke werknemer een kopie van het beleid ondertekenen om te laten zien dat ze het lezen en begrijpen, en bewaar het ondertekende exemplaar in hun werknemersdossiers voor bewaring.
Het laatste dat u wilt doen, is laks zijn over uw beleid voor onkostenbeheer. Anders zou u kunnen eindigen met onnauwkeurige gegevens, gemiste terugbetalingen, enz. Om problemen te voorkomen, volgt u alle beleidsregels tot een T.
Zorg ervoor dat u:
Om uw onkostenbeheerproces verder te stroomlijnen, kunt u overwegen uw spreadsheet te schrappen en te investeren in onkostenbeheersoftware voor kleine bedrijven.
Hulpprogramma's voor onkostenbeheer, zoals software, kunnen u helpen uw uitgaven te organiseren en na te gaan wie wel en niet terugbetaald is.
Overweeg voordat u overstapt naar software de voor- en nadelen voor uw bedrijf. Hier zijn een paar voordelen van het gebruik van software voor onkostenbeheer:
Een belangrijk nadeel van software zijn de kosten. Het gebruik van software is duurder dan het gebruik van een spreadsheet of papieren formulieren. U kunt echter rondkijken om te vinden wat voor uw bedrijf werkt en de beste deal vinden voordat u zich vastlegt.
Over de voordelen van het gebruik van software voor onkostenbeheer, zei Michael Cummins, Director of Finance van Insurance Geek:
Automatisering is van cruciaal belang als het gaat om het verbeteren van uw onkostenbeheerproces. Het gebruik van solide onkostenbeheersoftware bespaart u extra tijd door automatisch de benodigde rapporten te genereren, bespaart papier door een volledig online systeem voor rapporten en formulieren te gebruiken en stelt u in staat om de voortgang van de software op elk moment te volgen. Het belangrijkste is dat u met een geautomatiseerd systeem extra tijd heeft om u op uw bedrijf te concentreren en betere voorspellingen te doen over uw bestedingspatroon.
Probeer indien mogelijk een oplossing te vinden die integreert met uw boekhoud- en salarisprocessen. U kunt bijvoorbeeld een onkostenbeheersysteem vinden dat integreert met uw boekhoudsoftware en salarisadministratie.
Door te integreren wordt het van alle kanten een makkie. Wanneer u integreert met uw boekhouding, hoeft u zich geen zorgen te maken over het bijwerken van uw boeken. En als u een oplossing vindt die integreert met uw salarisadministratie, kunt u uw medewerkers sneller terugbetalen.
Controleer bij het zoeken naar een oplossing of uw huidige platforms integratie-opties voor onkostenbeheer hebben en of er extra kosten zijn voor integratie.
Onkostenbeheer doen voor een startup of een klein bedrijf
Heeft uw kleine bedrijf realtime voorraadbeheer nodig?
Is Excel de juiste tool voor voorraadbeheer voor uw bedrijf?
VoIP 101:wat is het en waarom heeft uw bedrijf het nodig?
4 boekhoudtips voor het opstarten van uw bedrijf
Risicobeheer voor kleine bedrijven
Tips voor onkostenbeheer voor eigenaren van foodtrucks