Je boeken zeggen het ene, maar je bankafschrift zegt het andere. Zucht (waarom is iets nooit gemakkelijk?!). Maar maak je geen zorgen:het afstemmen van bankafschriften is er om je te helpen.
Natuurlijk, het beheren van uw zakelijke bankrekening is misschien niet het eerste dat op uw takenlijst staat. Maar met het afstemmen van bankafschriften kunt u fouten opsporen en corrigeren voordat ze uw financiën schaden.
Lees verder om te leren wat afstemming van bankafschriften is, waarom het belangrijk is en hoe u dit moet doen.
Reconciliatie van bankafschriften is het proces waarbij uw bankafschrift wordt vergeleken met uw boekhouding.
Zo werkt het. Doorgaans legt u cheque- en contante transacties vast in een chequeregister, dat deel uitmaakt van uw grootboek. De bank heeft een vergelijkbare registratie van uw zakelijke betaalrekening. De bank geeft u elke maand een overzicht van alle activiteiten op de rekening.
Wanneer u uw afschrift ontvangt, vergelijkt u de transacties met uw boeken om te zien of ze gelijk zijn.
Vaak (en helaas voor ondernemers overal), zijn ze dat niet. Kleine discrepanties, zoals het vergeten van een transactie of het krijgen van bankkosten, verpesten een goede zaak. Om nog maar te zwijgen, timing is alles. U kunt een transactie in uw boeken invoeren die pas de volgende maand op uw bankafschrift verschijnt (of omgekeerd).
Door uw bankafschrift te controleren aan de hand van uw kassa, kunt u discrepanties wegwerken voor een nauwkeurige administratie.
Reconciliatie van bankafschriften:wat maakt het uit? De IRS, investeerders, geldschieters en bedrijfseigenaren geven om nauwkeurige en actuele boeken. Het afstemmen van uw bankafschrift met uw boeken helpt u daar te komen. Door afstemming krijgt u een volledig en nauwkeurig inzicht in de financiële gezondheid van uw bedrijf.
OK, OK, dus het afstemmen van bankafschriften is vrij essentieel. Maar wat zijn de doelstellingen van het voorbereiden van bankafstemming?
Door uw bankafschrift op elkaar af te stemmen, kunt u:
Voer regelmatig een afstemming van bankafschriften uit (bijvoorbeeld elke keer dat uw bankrekeningcyclus eindigt) om fouten op te sporen voordat ze sneeuwballen.
Nerveus over de afstemming van het bankafschriftproces? Als je nog nooit een bankafschrift hebt afgestemd, kan het intimiderend zijn om dit voor de eerste keer te doen. Maar je kunt het zien als een eenvoudig matchingsproces.
Om een bankafschrift af te stemmen, moet u:
Reconciliatie van bankafschriften vereist dat u de transacties van uw bedrijf bijhoudt in georganiseerde boekhoudboeken. U kunt het proces ook gemakkelijker maken door een aparte zakelijke bankrekening te openen.
Boekhoudsoftware die de stress van verzoening wegneemtVergelijk de transacties op uw bankafschrift met uw bedrijfsadministratie over dezelfde periode. Uw afschrift en zakelijke administratie moeten hetzelfde aantal transacties bevatten. En elk regelitem in uw afschrift moet overeenkomen met een regelitem in uw administratie.
Maar het komt vaak voor dat het saldo op uw bankafschrift en boeken niet overeenkomt (daarom doorloopt u dit proces!).
Dus raak niet in paniek als uw bankafschrift en zakelijke gegevens niet overeenkomen. Identificeer de regelitems die niet kloppen. Deze kunnen te wijten zijn aan:
Mogelijk moet u uw bankafschrift, bedrijfsgegevens of beide aanpassen. U kunt “correcties” doorvoeren door journaalposten aan te passen of door een apart bankafstemmingsoverzicht aan te maken.
Houd hoe dan ook gedetailleerde gegevens bij waarin u uitlegt waarom u uw bankafschrift en boeken op elkaar afstemt.
Mogelijk moet u het saldo van uw bankafschrift aanpassen voor transacties die u in uw boeken hebt geregistreerd en die niet op uw bankafschrift worden weergegeven. Dit kan te wijten zijn aan transacties die te dicht bij de afschriftdatum plaatsvinden.
Twee soorten transacties die wel in uw boeken worden weergegeven, maar niet op uw bankafschrift zijn:
Stortingen onderweg zijn cheques die uw bedrijf heeft ontvangen en geregistreerd in uw boeken, maar ze worden pas de volgende maand weergegeven op uw bankafschrift.
Mogelijk heeft u op de sluitingsdatum van het bankafschrift cheques geaccepteerd en in uw boeken geregistreerd. Maar als u de cheques later op de dag deponeerde, zou de transactie niet op het afschrift verschijnen. In plaats daarvan zal het op het volgende bankafschrift verschijnen.
Verhoog het saldo van het bankafschrift met de totale stortingen in transits. Op die manier geeft het bankafschrift het bedrag aan contant geld op uw rekening weer.
Openstaande cheques zijn cheques die u hebt uitgeschreven en in uw boeken hebt opgenomen, maar ze worden pas de volgende maand weergegeven op uw bankafschrift.
Als u de afgelopen dagen cheques heeft uitgeschreven voordat de bank het afschrift uitgaf, hebben ze de bank mogelijk niet goedgekeurd. Maar als u ze in uw boeken hebt genoteerd, komen uw administratie en bankafschrift niet op één lijn.
Pas uw bankafschrift aan om de openstaande cheques weer te geven. Trek de openstaande chequebedragen af van het saldo op het bankafschrift.
Als uw bankafschrift items bevat die u niet in uw boeken heeft geregistreerd, moet u uw administratie aanpassen.
Soorten transacties die wel op uw bankafschrift verschijnen, maar niet in uw boeken zijn:
Bankservicekosten zijn kosten van uw bank die op uw bankafschrift kunnen verschijnen, maar niet in uw boeken.
De bank brengt kosten in rekening voor het verwerken van uw betaalrekeningactiviteiten. U kunt kosten krijgen voor:
De bank houdt kosten in op het saldo van uw bankafschrift. Maar u heeft de bankkosten niet geregistreerd in uw chequeregister.
U moet uw boeken aanpassen om overeen te komen met het bankafschrift. Trek bankkosten van uw boeken af om het saldo op uw bankafschrift te matchen.
NSF-cheques zijn cheques die u hebt geschreven en die de ontvanger niet kon verzilveren omdat het saldo van uw account te laag is. Mogelijk hebt u deze in uw zakelijke administratie vastgelegd, maar uw bankafschrift geeft ze niet weer omdat de cheque naar u terugkeert.
Uw bank verlaagt uw betaalrekening met het bedrag van de NSF-cheque (plus een vergoeding). De aftrek verschijnt op uw bankafschrift.
Pas uw boeken aan zodat deze overeenkomen met de NSF-cheque op het bankafschrift. Trek het bedrag van de NSF-cheque en de kosten af van uw boeken.
Verdiende rente is rente die ontstaat op uw bankrekeningsaldo. Het bedrag (over het algemeen onbeduidend, maar genoeg om uw boeken van de kaart te werpen) staat op uw bankafschrift, maar niet in uw boeken.
Pas uw boeken aan om de verdiende rente op uw bankafschrift weer te geven.
Fouten van weglating gebeuren wanneer er een transactie plaatsvindt, maar u vergeet deze in uw boeken te noteren.
Als een geautoriseerde transactie op uw bankafschrift verschijnt (oftewel niet frauduleus is), past u uw boeken aan zodat deze overeenkomen met het bankafschrift. Maar als u een verdachte afschrijving ziet die u niet kunt verifiëren, neem dan onmiddellijk contact op met uw bank.
Nadat u uw bankafschrift en bedrijfsadministratie heeft aangepast, vergelijkt u de saldi. Op dit punt zouden de twee saldi hetzelfde bedrag moeten zijn.
Als de sommen verschillend zijn, gaat u door elke invoer om de discrepantie te vinden. Markeer elke geverifieerde invoer terwijl u bezig bent. Controleer elke aanpassing om ervoor te zorgen dat u elke transactie in beide records documenteert. Uw bank kan u helpen bij het vinden en corrigeren van fouten als u meer hulp nodig heeft.
Zodra de saldi overeenkomen, moeten ze een nauwkeurig, actueel beeld van uw bankrekeningsaldo weergeven. En voila! Je hebt verrassingen geëlimineerd vanwege niet-overeenkomende records.
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 18 februari 2015.
Hoe u een creditcardafstemming doet
Wat is een origineel bankafschrift?
Moet ik een autodealer mijn bankafschrift geven?
Tips voor bankafstemming voor uw kleine bedrijf
‘Naarmate ik ouder word, vergeet ik zoveel dat een overdaad aan informatie nooit een probleem is!’
Hoe krijg je een baan bij een investeringsbank?
Ik kijk uit naar het bankafschrift