Bankafstemming is de vergelijking van uw maandelijkse bankafschrift met uw interne boekhouding. U moet ervoor zorgen dat het eindbedrag op uw bankafschrift overeenkomt met het eindsaldo in uw boekhouding. Wees niet meteen ongerust als u een discrepantie ontdekt, want het kan een eenvoudig onoplettendheid zijn, niet-verantwoorde bankservicekosten of openstaande cheques. Wat de reden ook is, u moet het probleem identificeren en op de juiste manier oplossen.

Of u nu boekhoudsoftware of een spreadsheet voor bankafstemming gebruikt, de volgende tips kunnen u helpen de banknauwkeurigheid te garanderen en uw cashflow beter te beheren.

1. Zorg ervoor dat uw interne boekhouding up-to-date is

Het lijkt misschien gezond verstand, maar eigenaren van kleine bedrijven hebben het druk en vergeten misschien een nauwkeurige boekhouding bij te houden. Voordat u uw bankafstemming probeert, moet u ervoor zorgen dat uw administratie correct is. Controleer nogmaals of je alle uitgaande cheques hebt ingevoerd en eventuele rekeningen hebt genoteerd die je recentelijk hebt betaald.

2. Maandelijks afstemmen

Als u uw bankafschriften nog steeds per post ontvangt, gooi ze dan niet in een la. Als u online toegang heeft tot uw afschriften, stelt u elke maand een speciale datum in om uw bankafstemming uit te voeren. Als eigenaar van een klein bedrijf moet u elke maand uw maandelijkse bankafschriften controleren om ervoor te zorgen dat het geld dat wordt opgenomen en op uw rekening wordt gestort, correct is om bankfouten te voorkomen en mogelijke frauduleuze activiteiten op te sporen.

3. Zorgvuldig afstemmen

Een goedgekeurde transactie betekent dat uw bank de betaling heeft verwerkt en dat dit op uw bankafschrift moet worden vermeld. De meeste discrepanties zijn het gevolg van lopende transacties. Als je een fout opmerkt, controleer dan het volgende:

• Als u onlangs een cheque heeft gestort die niet op uw afschrift staat, moet u het uiteindelijke banksaldo verhogen.
• Soms zijn de cheques die u onlangs heeft verzonden, niet weergegeven op uw huidige bankafschrift. Deze openstaande cheques moeten worden afgetrokken van uw uiteindelijke banksaldo
• Als u een afwijking opmerkt voor een groot bedrag, controleer dan of eventuele stortingen of opnames van de vorige maand worden weergegeven op uw huidige afschrift
• Als u van mening bent dat een betaling op uw bankrekening had moeten worden bijgeschreven, bevestigt u dat de persoon of het bedrijf de cheque daadwerkelijk heeft ontvangen en spoort u hem of haar aan spoedig een storting te doen
• Zorg ervoor dat uw stortingen op uw bankafschrift nauwkeurig overeenkomen met uw stortingsbewijzen
• Zoek naar eventuele bankkosten zoals servicekosten, rekening-courantkredieten of kosten voor geretourneerde cheques